Snelstart: E-mail

Koppel de mailbox van je zaak, zet de AI aan, geef Morris je vaste antwoorden mee en leer de inbox kennen. Daarna sorteert Morris je post en zet hij concepten klaar die jij nog goedkeurt.

Wat je na deze snelstart hebt

• Morris haalt de post van je zaak op en sorteert hem in mappen.
• Antwoorden gaan de deur uit met jouw aanhef, ondertekening en huisstijl.
• Morris kent je vaste antwoorden: je FAQ, je menukaart en je website.
• Je weet waar je elke dag kijkt, en niets gaat zonder jouw akkoord weg.

Voordat je begint

• Je bent ingelogd als beheerder. Een medewerker kan alleen bij de mail met het recht Email bij Instellingen › Logins (zie je team toegang geven).
• Je bedrijfsgegevens staan goed: logo, naam, adres en KvK komen onder elk antwoord (zie je zaak inrichten).
• Je hebt de gegevens van je mailbox paraat: de IMAP-server, de gebruikersnaam en het wachtwoord. Die krijg je van je mailprovider.
• Voor sorteren met AI en concepten heb je een eigen OpenAI-account nodig, met je eigen betaalgegevens.

Alles staat onder Instellingen, zijkolom Communicatie, ingang Email. Het geldt per vestiging: kies bovenin eerst de juiste. Elk blok heeft een eigen knop Opslaan.

Stap 1 — Koppel de mailbox

In het blok Mailbox vul je in:

• Adres — het adres waar gasten naartoe mailen. Vul het altijd in.
• Server (IMAP), Poort (standaard 993), Gebruikersnaam en Wachtwoord. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen.
• Ophalen — standaard Elke 5 minuten. Dat is prima.

Klik eerst op Verbinding testen. Werkt het, dan zegt Morris hoeveel berichten er in de inbox staan. Zet daarna Mail ophalen aan en klik op Opslaan. Het label rechtsboven springt naar Verbonden zodra de eerste post binnen is.

Morris leest alleen mee: hij verandert niets in je mailbox, tenzij je dat later zelf bij Opschonen aanzet.

Stap 2 — Kies hoe antwoorden verstuurd worden

In het blok Verzenden staat Versturen via standaard op Morris (standaard). Je antwoord gaat dan uit namens je zaak vanaf een adres van Morris. Antwoordt de gast daarop, dan komt dat binnen op het antwoordadres: E-mail voor gasten bij Instellingen › Reserveringen, tabblad Algemeen, blok Locatie (per vestiging). Staat daar niets, dan is het het Adres uit stap 1. Daar staat ook Telefoon voor gasten, het nummer onderaan je mails aan gasten.

Wil je dat de gast je eigen adres ziet, kies dan De eigen mailserver:

• vul de Server (SMTP) in, poort meestal 587;
• laat Zelfde inlog als ophalen aan, tenzij je provider iets anders vraagt;
• Kopie in Verzonden staat aan. Zet dit uit bij Gmail en Microsoft 365, anders staat elk antwoord er twee keer.

Klik op Verbinding testen en daarna op Opslaan.

Het blok Systeemmail onder Instellingen › Bedrijfsgegevens heeft geen invulvelden. Het laat alleen zien dat berichten van Morris via de mailservice van Morris gaan. Een eigen afzender stel je dus hier in, bij Verzenden, niet daar.

Stap 3 — Zet de AI aan

Ga naar Instellingen › Koppelingen, blok Eigen OpenAI-account. Plak je API-sleutel (die begint met sk-), laat Model op gpt-6-luna staan en zet bij Gebruiken voor de schakelaar E-mail aan. Bij het opslaan controleert Morris of de sleutel werkt.

Zonder sleutel sorteert Morris alleen op vaste herkenwoorden en schrijft hij geen concepten.

Stap 4 — Loop de mappen en de antwoorden na

Terug op Instellingen › Email. In Mappen en sorteren staan tien mappen klaar, zoals Reserveringen, Vragen, Klachten, Facturen en Reclame. De AI kiest de map op basis van de kolom Wat hoort erin: hoe duidelijker die omschrijving, hoe beter het sorteren. Met Map toevoegen maak je een eigen map, bijvoorbeeld Evenementen.

In het blok Antwoorden:

• Concepten klaarzetten — staat aan. Alleen mappen waar Concept aan staat krijgen een concept, en alleen als er echt een antwoord nodig is.
• Toon — standaard Warm en gastvrij.
• Maximale lengte — standaard 150 woorden.
• Ondertekening — bijvoorbeeld Team Café Morris.

Stap 5 — Geef Morris je vaste antwoorden mee

Concepten gebruiken alleen wat Morris van je zaak weet. Staat iets er niet in, dan schrijft hij dat een collega erop terugkomt. Vul het dus:

• Blok Website en restaurantinformatie: vul het adres van je site in en klik op Website inlezen. Morris leest tot 15 openbare pagina's, alleen als jij op de knop drukt.
• Blok FAQ: klik op Nieuwe vraag, vul vraag en antwoord in en klik op Vraag toevoegen.
• Blok Kennisbank: kies bij Soort FAQ of huisregels, Menukaart of Overig, kies een PDF-, DOCX- of TXT-bestand en klik op Inlezen. Een bestand met dezelfde naam vervangt het vorige.

De website en de FAQ deelt de mail met de telefoon: wat je hier invult, gebruikt Morris ook aan de telefoon. Bestanden in de kennisbank zijn alleen voor de mail; onder Ingelezen zie je welke er in zitten. Begin met je openingstijden, groepsregels, allergieën en parkeren: daar gaan de meeste vragen over.

Stap 6 — Stel de opmaak en het akkoord in

In het blok Opmaak kies je de Aanhef (standaard Hoi [voornaam]) en vul je een Handtekening in, bijvoorbeeld je adres en telefoonnummer. Met Voorbeeld bekijken zie je een antwoord zoals de gast het krijgt.

In het blok Akkoord staat alles standaard op Altijd eerst mijn akkoord: elk antwoord, elke reservering en elke factuur wacht op jou. Laat dat de eerste weken zo. Pas als je de concepten vertrouwt, zet je een soort op Direct uitvoeren.

Wil je facturen doorsturen naar je boekhouder, vul dan in het blok Facturen het adres in bij Doorsturen naar. Zonder adres blijft een factuur gewoon in de map Facturen staan.

Testmodus: gaat de post echt de deur uit?

In testmodus werkt alles, maar komt verstuurde post nooit bij een echte gast aan. Je herkent het zo:

• in het blok Verzenden staat een melding die noemt welke post in de proefstand staat, bijvoorbeeld Antwoorden aan gasten staan in de proefstand: die post gaat naar de testbak en bereikt niemand, ook niet via de eigen mailserver;
• op de pagina Email, tabblad Verstuurd, staat achter zo'n mail het label testmodus;
• bovenaan Instellingen › Email staat een blok Testpost.

Deze stand zet je niet zelf om: Morris doet dat bij de inrichting. Vraag het na zodra je klaar bent om live te gaan. Meer in De proefstand — post gaat naar de testbak.

Zo controleer je of het werkt

1. Stuur vanaf je eigen telefoon een vraag naar het adres uit stap 1, bijvoorbeeld Tot hoe laat is de keuken open?
2. Open Email in het menu en klik op Ophalen. Na een minuut of twee staat je mail in de map Vragen, met een Conceptantwoord eronder.
3. Kijk bij Gebruikt: welke bron Morris heeft gebruikt, en klik op voorbeeld bekijken voor de opmaak.
4. Klik op Niet versturen om de proef af te sluiten, of op Versturen om het antwoord naar jezelf te sturen.

In de testmodus kan het ook zonder eigen mail: klik in het blok Testpost op Testpost laden voor acht voorbeeldmails, en daarna op Testpost verwijderen.

Je eerste week

• Begin de dag op Email, tabblad Goedkeuren. Daar staat alles wat op jouw akkoord wacht, en onder Vandaag wat Morris zelf al deed.
• In het tabblad Inbox laat de map Wacht op jou zien welke mail nog een antwoord nodig heeft. Lees elk concept na, pas het aan en klik op Versturen.
• Verkeerde map? Kies bij de geopende mail een andere. Gebeurt dat vaak, scherp dan de omschrijving van die map aan.
• Reviewmeldingen gaan naar de Reviews-pagina. Staat mail langer dan 4 uur open, dan krijg je een melding in Meldingen.
• Opgeruimde reclame vind je terug in het tabblad Opgeruimd, met de knop Terugzetten.

Meer over E-mailbeheer op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 27 september 2026