Snelstart: Personeel

Contracten en loontabellen klaarzetten, je eerste medewerker toevoegen en zelf laten onboarden, het loon vastleggen, het contract laten tekenen en hem in het portaal laten inloggen.

Wat je na deze snelstart hebt

• Je contractsjablonen, contractduur en loontabellen staan goed.
• Je eerste medewerker heeft zelf zijn gegevens en identiteitsbewijs ingevuld.
• Zijn loon staat vast, en zijn contract en loonheffingsverklaring zijn getekend terug.
• Hij kan inloggen in het medewerkersportaal.

Voordat je begint

• Je hebt een login met het recht Instellingen & integraties (voor de instellingen) en Personeel & dossiers (voor de dossiers). Zie Je team toegang geven.
• Je contracten en je loonheffingsverklaring staan als sjabloon klaar bij de ondertekendienst, en je weet hun nummers.
• Je hebt een scan van de handtekening van degene die namens de zaak tekent (PNG of JPG).
• Het e-mailadres van je nieuwe medewerker. Zonder e-mailadres gaat er niets naar hem toe.

Stap 1 — Zet de handtekening en de ondertekening klaar

Ga naar Instellingen › Bedrijfsgegevens en upload in het blok Handtekening en logo de Handtekening vertegenwoordiger. Die komt onder elk contract; de kant van de zaak wordt er automatisch mee getekend, zodat alleen de medewerker nog iets hoeft te doen. Het blok geldt per filiaal: kies bovenin eerst het juiste filiaal.

Kijk daarna bij Instellingen › Koppelingen of het blok DocuSeal op Actief staat. Staat het uit, dan gaat er geen enkel contract de deur uit. Zie De handtekeningdienst koppelen.

Stap 2 — Vertel Morris welk sjabloon bij welk contract hoort

Ga naar Instellingen › Personeelsbeheer. In het blok Contracten staat de groep Sjablonen in DocuSeal met zes nummers: Parttime contract, Fulltime contract, Loonheffingsverklaring, Aanbod vaste uren, AOK oproepkracht en AOK fulltime.

Vervang alle zes door je eigen nummers. Wat er bij een nieuwe zaak staat, zijn voorbeeldwaarden die niet bij jouw ondertekendienst horen; laat je ze staan, dan loopt het versturen vast.

Zet Contractduur op de looptijd van je eerste contract. Standaard is dat 12 maanden. Morris rekent daarmee de einddatum uit zodra de medewerker zijn eerste werkdag invult.

De schakelaars in de groep Automatisch staan standaard uit. Laat ze voorlopig zo en zet ze pas aan als je weet wat ze doen.

Opslaan hoeft niet: in dit blok staat geen opslaanknop. Morris bewaart een wijziging zodra je een veld verlaat; rechtsboven op de pagina staat dan Opgeslagen. Zie Welk sjabloon Morris voor welk contract gebruikt.

Stap 3 — Lees de loontabellen in

Blijf op Personeelsbeheer en scrol naar Loontabel parttime. Staat daar Nog geen parttime loontabel ingelezen, klik dan KHN importeren. Morris vult daarmee de parttimetabel per leeftijd en de fulltimetabel per functiegroep en periodiek. Na het importeren blijf je op Personeelsbeheer en zie je meteen het resultaat.

In het blok KHN-loontabellen staat Aantal loonschalen (standaard 3) en per hogere schaal een regel met de stap boven schaal 1. Die regels staan op Percentage met waarde 0: dan levert een hogere schaal niets extra op. Pas dit alleen aan als je echt met schalen werkt. Ook dit blok bewaart elke wijziging vanzelf.

Zonder ingelezen tabellen kan Morris in een dossier geen loon uitrekenen. Zie De loontabellen en de schalen instellen.

Stap 4 — Voeg je eerste medewerker toe

Ga naar Personeel en klik rechtsboven op Personeel toevoegen. Je kiest uit twee wegen:

• Link sturen. Vul het e-mailadres van de medewerker in, kies de vestiging als je er meer dan één hebt, en klik Onboardinglink versturen. De medewerker krijgt een mail met de knop Gegevens invullen. De link is 30 dagen geldig. Lukt het mailen niet, dan toont Morris de link, zodat je hem zelf kunt doorsturen.
• Zelf invullen. Klik Formulier openen en doorloop het formulier zelf, bijvoorbeeld met de medewerker naast je.

Het dossier staat meteen in de lijst en vult zich zodra de medewerker begint. Verstuur de link één keer: elke keer dat je hem verstuurt, maakt Morris een nieuw leeg dossier.

Het formulier loopt in korte stappen: ID, Over jou, Contact, Werk, Uitbetaling, Account en Controleren.

1. Bij ID maakt de medewerker een foto van zijn ID-kaart, paspoort of rijbewijs. Dat mag ook later: het eindscherm zegt dan dat het ID nog ontbreekt, en hij voegt het toe in het portaal onder Profiel.
2. Bij Werk kiest hij zijn vestiging, zijn Team (de teams van die vestiging, uit Instellingen › Rooster), het Dienstverband (Oproep of Vaste uren) en zijn Eerste werkdag. Bij Vaste uren vult hij ook de Uren per week in.
3. Bij Account kiest hij zelf een wachtwoord voor het portaal.
4. Bij Controleren loopt hij alles na en klikt hij Versturen en account maken.

Stopt hij halverwege, dan gaat hij met dezelfde link verder waar hij was.

Stap 5 — Leg het loon vast

Open het dossier via Personeel, tabblad Dossiers. Onder Personeelsgegevens staat één van twee formulieren. Welk je ziet, hangt af van Contracttype (te wijzigen met Dossier bewerken: leeg, Fulltime, Parttime of Oproep). Staat het op Fulltime, of op Parttime met vaste uren per week, dan zie je het fulltimeformulier: zo iemand heeft een vast contract. Bij Oproep zie je het parttimeformulier. Is het leeg, dan zie je het fulltimeformulier bij 32 of meer uren per week, of als in de Functie het woord fulltime staat.

De onboarding vult Contracttype zelf in, uit de vaste uren. Zonder vaste uren wordt het Oproep, vanaf 36 uur per week Fulltime en daaronder Parttime.

• Parttime: een parttimer uit de onboarding staat al in schaal 1, met het uurloon dat bij zijn leeftijd hoort. Hoort hij in een hogere schaal, kies die dan bij Schaal (parttime) en klik Opslaan personeelsgegevens.
• Fulltime: vul Functiegroep, Periodiek en Uren per week in en klik Opslaan & bereken loon. Daarna staat het Bruto maandloon in beeld.

Morris vraagt bij het opslaan per welke datum het loon ingaat; vul de startdatum in. Zie Loon vastleggen uit de KHN-tabel.

Stap 6 — Laat het contract tekenen

Bij een parttimer gaan het contract en de loonheffingsverklaring vanzelf naar de ondertekendienst zodra het formulier compleet is en het identiteitsbewijs binnen is. Bij een fulltimer gaat alleen de loonheffingsverklaring vanzelf. Het fulltime contract verstuur je zelf, nadat je in stap 5 het maandloon hebt berekend.

Zelf versturen doe je in het dossier: kies bij Kies document... voor Contract en klik Verstuur. Versturen is niet terug te draaien, dus doe het één keer. Getekende documenten komen vanzelf als PDF in het dossier terug. Zie Een contract of verklaring ter ondertekening versturen en Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaat.

Stap 7 — Controleer het dossier en het portaal

Onderin het dossier staat de Checklist Documenten. Die springt op COMPLEET zodra het identiteitsbewijs, het getekende contract en de getekende loonheffingsverklaring binnen zijn. Kijk ook bij ID-controle: staat daar Klopt, dan komen de gegevens op het document overeen met wat de medewerker invulde.

Sloeg de medewerker de foto van zijn ID over, dan blijft de regel ID compleet open en vertrekt het contract van een parttimer nog niet. Hij voegt het ID zelf toe in het portaal onder Profiel, of jij doet het hier met de knop ID toevoegen. Zie Zien welke documenten van een medewerker binnen zijn.

Heeft de medewerker het formulier zelf ingevuld, dan heeft hij aan het eind zijn wachtwoord gekozen en kan hij al inloggen in het portaal. Heb jij het formulier ingevuld, dan staat bij de stap Account de schakelaar Stuur een uitnodiging voor de app: staat die aan, dan krijgt de medewerker een mail om zelf een wachtwoord te kiezen.

Kwam die mail niet aan, of is de medewerker zijn wachtwoord kwijt? Klik in het dossier op Personeel login versturen en bevestig. Hij krijgt een mail met een link die zeven dagen geldig is. Zie Een personeels-login versturen.

Werk je met een externe loonadministratie, dan kan Morris de gegevens daarvoor klaarzetten. Dat is optioneel; zie De loonadministratie koppelen.

Zo controleer je of het werkt

Doorloop de onboarding één keer zelf, met je eigen e-mailadres en het dienstverband Parttime. Controleer daarna in het dossier of de einddatum klopt met je contractduur, of het uurloon er staat, en of je de mail van de ondertekendienst krijgt. Verwijder dit proefdossier daarna met Verwijderen in het dossier.

Je eerste week

• Personeel › Dossiers is je dagelijkse overzicht: per medewerker zie je of de papieren compleet zijn.
• Een medewerker die halverwege stopte, gaat verder met de link uit zijn mail.
• Mist er één gegeven, vul het dan zelf aan met Dossier bewerken.
• Kan een medewerker niet inloggen, stuur dan opnieuw Personeel login versturen; de laatste link is de enige die werkt.
• Wat je nieuwe collega in het portaal ziet, staat in Snelstart: Portaal.

Meer over Personeel & HR op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 7 oktober 2026