Een personeels-login versturen

Met één knop op het dossier krijgt een medewerker toegang tot zijn portaal — of, als hij er al een heeft, een link om een nieuw wachtwoord te kiezen. De link is zeven dagen geldig.

Wanneer gebruik je dit

De nieuwe collega moet in het portaal kunnen: zijn rooster zien, zijn uren inzien, zich beschikbaar melden. Of iemand is zijn wachtwoord kwijt.

Voor allebei is er dezelfde knop.

De uitnodiging sturen

1. Open het dossier.
2. Klik boven in het scherm op Personeel login versturen.
3. Morris vraagt: "Personeels-login versturen?" Bevestig.

Rechtsboven verschijnt "Personeels-login verstuurd". De mail gaat naar het e-mailadres dat op dat moment in het dossier staat.

Wat de medewerker krijgt

Bij een nieuw account: een mail met de onderwerpregel "Welkom bij Morris – Activeer je account" en een knop Account activeren. Daarachter kiest hij zelf een wachtwoord van minstens zes tekens.

Heeft deze medewerker al een werkend account, dan begrijpt de knop dat zelf. Er gaat dan geen uitnodiging maar een herstelmail: onderwerpregel "Nieuw wachtwoord instellen – Morris", met de knop Wachtwoord instellen. Rechtsboven lees je dan "Nieuwe personeels-loginlink verstuurd". Zijn oude wachtwoord blijft geldig tot hij via de link een nieuw instelt.

Je hoeft dus niets anders te doen of ergens anders te zoeken. Eén knop, twee uitkomsten.

In beide gevallen staat onder de knop ook de volledige link, voor het geval de knop het niet doet, met de zin: "Deze link is 7 dagen geldig."

De link is zeven dagen geldig

Daarna doet hij niets meer en druk je opnieuw op de knop. De medewerker kan zelf geen nieuwe aanvragen.

Elke nieuwe uitnodiging vervangt de vorige. Stuur je hem twee keer, dan werkt alleen de laatste link nog. Zodra de medewerker zijn wachtwoord heeft gezet, vervalt de link en is zijn account actief.

Als de mail niet weg kan

Is er geen werkende mailserver ingesteld voor die vestiging, dan wordt de uitnodiging wél aangemaakt maar niet verstuurd. Je krijgt dan de melding "Loginlink aangemaakt, maar mail niet verstuurd:" met de complete link erachter.

Die link kun je zelf doorgeven. Behandel hem als een wachtwoord: wie hem heeft, kan het account activeren en komt daarmee bij het loon en de gegevens van deze medewerker. Stuur hem persoonlijk, niet in een groepsgesprek.

De rest van de meldingen staat in De personeelslogin komt niet aan.

De centrale inlogindex

Morris houdt een centrale index bij van welk e-mailadres bij welk bedrijf hoort. Die index is wat het gedeelde inlogscherm gebruikt om te weten waar iemand thuishoort.

Bij het versturen van een uitnodiging werkt Morris die index bij, maar let op wat daar precies gebeurt:

• Een uitgenodigd account staat er nog niet in. De index bevat alleen accounts die al actief zijn — die dus een wachtwoord hebben gezet.
• Zodra de medewerker zijn wachtwoord heeft ingesteld, komt zijn adres erin. Dat gaat niet op datzelfde moment: er loopt elk kwartier een ronde die de index gelijktrekt.

In de praktijk: een medewerker die net geactiveerd heeft, kan binnen een kwartier via het gedeelde inlogscherm naar binnen. Direct na activeren werkt het inloggen via het adres van je eigen zaak al wel.

Het bijwerken van de index gebeurt op de achtergrond en houdt niets tegen: lukt het niet, dan repareert de kwartierronde het.

Let op

• Zonder e-mailadres in het dossier lukt het niet. Je krijgt dan "Personeels-login niet verstuurd: Geen e-mailadres beschikbaar", en er is dan niets aangemaakt. Vul eerst het adres in via Een dossier bewerken.
• Het e-mailadres uit het dossier wordt zijn inlognaam. Wijzig je later het e-mailadres in het dossier, dan verandert het inlogadres pas als je de knop opnieuw gebruikt — en verhuist het account dan mee naar dat nieuwe adres.
• De uitnodiging gaat naar het adres in het dossier, niet naar een adres dat de medewerker eerder zelf in het portaal heeft gezet.
• Er komt geen melding als de medewerker activeert. Wil je weten of het gelukt is, kijk dan of hij nog een openstaande uitnodiging heeft.
• Een account maken doet niets met rechten. Wat de medewerker in de beheeromgeving mag, regel je onder Instellingen › Logins; zie Wie mag bij de personeelsdossiers.
• Een verstuurde uitnodiging is niet in te trekken. Wil je iemand de toegang ontnemen, dan is dit niet de knop daarvoor.
• Deze knop is niet hetzelfde als de onboardingmail. Het contract en het loonheffingsformulier gaan via een ander spoor; zie Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaat.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026