Personeel & dossiers

Contracten, documenten en alles wat per medewerker vastligt.

Het personeelsscherm openenWaar de module begint, wat de drie tabbladen Dossiers, Sync jobs en Bestanden laten zien, en waarom wisselen tussen die drie meteen gaat.
De dossierlijst lezen en doorzoekenWat er op een dossierkaart staat, wat Compleet en Incompleet precies betekenen, hoe je zoekt, waarom de sorteerkeuze niets doet, en hoe je een dossier opent.
Een dossier openenWat er in de kop en de snelkaart van een dossier staat, wat de statuswoorden betekenen, en welke knoppen er in de balk eronder zitten.
De persoons- en arbeidsgegevens in een dossierWelke velden er in de twee blokken staan, welke gevoelige gegevens er open en bloot bij staan, en wie ze kan zien.
Het blok Personeelsgegevens en de loonveldenDe samenvatting van contract en loon, het loontabelformulier voor een fulltimer, het schaalveld voor een parttimer, en de drie schakelaars.
Zien welke documenten van een medewerker binnen zijnHet blok Checklist Documenten in het dossier, met de drie regels, het label COMPLEET of INCOMPLEET en de knop naar de bestandenmap.
Het blok Functioneren in een dossier lezenDe ranking met de vijf sterren, de regel met het gemiddelde van de laatste beoordeling, en wat er in een uitgeklapte beoordeling staat.
Van filiaal naar medewerkermap in BestandenHoe de bestandenboom in elkaar zit, welke vier acties er achter elke map staan, en waar de mappenlijst vandaan komt.
De bestanden van één medewerker bekijkenWat er op een bestandskaart staat, wat het label getekend betekent, en welke knoppen er boven en onder de map staan.
De sync jobs naar de loonadministratie bekijkenWat er in de tabel met synchronisatieopdrachten staat, wat de statussen betekenen, en hoe je bij een mislukte opdracht de uitleg openklapt.
De maandbatch met loonmutaties bekijkenHet scherm waar wijzigingen voor de loonadministratie klaarstaan tot jij akkoord geeft — de maandkiezer, de tabel en de vinkjes.
Het tabblad Personeelsbeheer in de instellingen bekijkenDe vijf blokken onder Personeelsbeheer, en hoe de twee loontabellen zijn opgebouwd.
De kaarten DocuSeal en Nmbrs bij Koppelingen bekijkenWat er op de koppelingenkaarten staat, wat het statuslabel en de regel Toegang betekenen, en waar de losse kaart Nmbrs-code inwisselen voor is.
Wie welk dossier kan inzien — Logins en GebruikersHet rechtenraster bij Instellingen, wat het recht Personeel & dossiers precies openzet, en waar je beheerders toevoegt.
Een nieuwe medewerker aanmeldenHoe een dossier ontstaat, wat het Personeel-ID is, hoe je later verdergaat, en hoe je iemand alsnog binnenlaat die zijn gegevens nog niet compleet heeft.
Het onboardingformulier invullenHet identiteitsbewijs uploaden, de gegevens invullen met de postcodezoeker en de 11-proef, en wat Morris meteen na het opslaan zelf in gang zet.
Een dossier bewerkenDe bewerkmodus aanzetten, wat er met de velden gebeurt, de drie losse schakelaars, de twee vragen bij het opslaan en wat de melding achteraf betekent.
Loon vastleggen uit de KHN-tabelFunctiegroep en periodiek invullen bij een fulltimer, een schaal bij een parttimer, en per welke datum de loonwijziging ingaat.
Een beoordeling vastleggen en delenIn het blok Functioneren leg je een beoordeling vast, werk je hem bij, zet je de ranking, en deel je hem pas als je hem besproken hebt.
Een contract of verklaring ter ondertekening versturenHet keuzelijstje met Verstuur boven in het dossier, wat er per keuze weggaat, en wat je daarna niet meer kunt terugdraaien.
Een personeels-login versturenMet één knop op het dossier krijgt een medewerker toegang tot zijn portaal — of, als hij er al een heeft, een link om een nieuw wachtwoord te kiezen. De link is zeven dagen geldig.
Goedkeuren en synchroniseren met de loonadministratieDe documentchecklist, een dossier goedkeuren, handmatig synchroniseren, de maandbatch en het opruimen van vastgelopen opdrachten.
Bestanden bij een medewerker toevoegen en ophalenIn de medewerkermap zet je bestanden erbij, haal je er één of de hele map op, en stuur je de map door naar de loonadministratie.
Een medewerker uit dienst meldenUit dienst melden gaat via het verwijderen van zijn bestandsmap. Wat daarbij onherroepelijk weg is, wat er naar de loonadministratie gaat, en wat je daarna zelf nog moet dichtzetten.
Een dossier verwijderen en herstellenVerwijderen zet een dossier opzij en is terug te draaien. Permanent wissen is dat niet — en wist ook de bestandsmap. Wat "herstelbaar tot 30 dagen" wel en niet betekent.
Wie mag bij de personeelsdossiersHet recht op deze module is alles-of-niets. Wie het krijgt, ziet het burgerservicenummer, het rekeningnummer, het loon en de identiteitsbewijzen van iedereen — en mag die gegevens ook wijzigen en wissen. Dit is precies wat je weggeeft, en zo geef je het.
Welk sjabloon Morris voor welk contract gebruiktDe zes sjabloonnummers en de contractduur onder Instellingen › Personeelsbeheer. Wat elk nummer stuurt, welke twee vakjes nergens op aangrijpen, en waar de contractduur nog meer opduikt.
Wat Morris automatisch met contracten doetDe groep schakelaars onder Instellingen › Personeelsbeheer die contracten verlengt, aanbiedingen verstuurt, je waarschuwt voor een einddatum en het uurloon op een verjaardag bijstelt. Alle vijf staan standaard uit.
Het maandrapport naar de boekhouderMorris mailt je boekhouder twee keer per maand een overzicht van de loonmutaties die daadwerkelijk zijn doorgegeven. Dit stel je in, dit staat erin, dit is het moment — en dit is de reden dat het rapport nu nog leeg aankomt.
Het beoordelingssjabloon en de gespreksherinneringWaarop je je team beoordeelt, stel je één keer in. Dit is hoe je de onderdelen aanpast, wat er met een onderdeel gebeurt dat je weghaalt, en hoe de herinnering voor het volgende gesprek werkt.
De loontabellen en de schalen instellenWaar de KHN-loontabellen vandaan komen, wat de schalen 2 en 3 bovenop het basisloon doen, en waarom het bedrag in het portaal hoger is dan het bedrag in het dossier.
De handtekeningdienst koppelenZonder deze koppeling verstuurt Morris geen enkel contract. Dit zijn de vier velden, wat de webhook-sleutel beschermt, en waarom je hem beter niet leeg laat.
De loonadministratie koppelenDe koppeling met Nmbrs, veld voor veld. Wat er van Morris naar de loonadministratie gaat — inclusief burgerservicenummer en rekeningnummer — wat er terugkomt, en waar de koppeling per vestiging aan of uit staat.
Wat er buiten deze module vastligtVier instellingen die niet onder Personeelsbeheer staan maar er wel over gaan — je vestigingen, de bedrijfsgegevens die in het contract belanden, de mailvoorkeur van de medewerker zelf, en de vraag of er überhaupt post de deur uit gaat.
Waar je terugziet wat Morris zelf heeft gedaanMorris stuurt mails, past lonen aan en zet mutaties klaar zonder dat jij erbij bent. Dit zijn de vier plekken waar je dat achteraf terugvindt, en de dingen die nergens op een scherm staan.
Wat het onboardingformulier zelf uitrekentDe einddatum van het contract, de extra velden bij een fulltime functie en het uurloon van een parttimer vult Morris zelf in. Dit zijn de regels waarmee dat gebeurt.
Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaatBij een parttimer vertrekt het contract vanzelf zodra het dossier compleet is. Bij een fulltimer wacht Morris op de functiegroep en de periodiek — en verstuurt dan alsnog, één keer.
Waar geüploade documenten vanzelf terechtkomenEen identiteitsbewijs uit de onboarding wordt op twee plekken bewaard, elk bestand dat jij zelf toevoegt krijgt de datum voor zijn naam, en geen enkel bestand kan buiten de map van je eigen bedrijf terechtkomen.
Wat er naar de salarisadministratie gaat, en wanneerEr vertrekt nooit iets vanzelf. Alles wat naar de salarisadministratie moet, komt eerst in de maandbatch en blijft daar staan tot jij akkoord geeft. Dit is de hele route, van aanleiding tot opdracht.
Hoe de synchronisatie verloopt, en wat er misgaatNa jouw akkoord pakt een achtergrondtaak de opdrachten één voor één op. Dit zijn de stappen die hij zet, welke gegevens er de deur uit gaan, en waarom een mislukte opdracht níét vanzelf opnieuw wordt geprobeerd.
De loonsverhoging op de verjaardagWie parttime werkt en vandaag jarig is, krijgt vanzelf het uurloon dat bij zijn nieuwe leeftijd hoort. Dit is wanneer die controle draait, wat er meteen verandert en wat er op jouw akkoord wacht.
Wat er vanzelf gebeurt rond een aflopend contractVier automatiseringen kijken elk half uur naar je dossiers — een waarschuwing zes weken vooraf, automatisch verlengen, een aanbod na een jaar en een aanbod voor onbepaalde tijd na drie jaar. Elk met zijn eigen voorwaarde.
Als een getekend document terugkomtZodra een medewerker tekent, slaat Morris het document zelf op — in het dossier én in zijn bestandsmap — en past bij een verlenging de einddatum van het contract aan. Dit is wat er precies verandert.
De herinneringen die vanzelf uitgaanElke minuut kijkt Morris of er een herinnering weg moet — naar de medewerker over zijn onboardingdocumenten, en naar jou over een functioneringsgesprek. Dit is wanneer ze afgaan, en wanneer niet.
Wat er gebeurt als je een beoordeling deeltEen beoordeling is standaard niet zichtbaar voor de medewerker. Op het moment dat je hem deelt, krijgt hij een bericht in zijn portaal en een mail — en die mail kan hij niet uitzetten.
De melding die de medewerker krijgt bij een loonwijzigingVerandert het loon van een medewerker, dan krijgt hij daar automatisch bericht over — langs welke weg dat loon ook veranderde. Zonder bedrag, en zonder mogelijkheid om het uit te zetten.
Het onboardingformulier gaat niet openDe melding dat het token ontbreekt, een Personeel-ID dat niet werkt, en hoe je een nieuwe link maakt zonder dat er een dossier verloren gaat.
Het onboardingformulier laat je niet opslaanDe meldingen bij het invullen van de gegevens van een nieuwe medewerker — BSN, verplichte velden, functie en filiaal — met per melding wat je eraan doet.
Het identiteitsbewijs uploaden lukt nietWaarom Morris een bestand weigert bij de onboarding, waarom een paspoort geen achterkant heeft, en waarom een PDF hier op dit moment niet doorkomt.
Een bestand komt niet in de map van een medewerkerDe regel "geweigerd — …" onder aan de bestandenmap, wat elke reden betekent, en waarom een bestandsnaam er na het uploaden anders uitziet.
De bestandenmap opent niet, of toont niet wat je verwachtDe foutpagina's invalid_branch en invalid_folder, de knop Open dossier die wegblijft, bestanden die verborgen zijn, en downloads die altijd PDF heten.
Een contract of loonheffingsverklaring versturen lukt nietDe meldingen bij de knop Verstuur, waarom een fulltime contract drie velden nodig heeft, wat er misgaat aan de kant van de handtekeningdienst, en waarom velden in een document leeg kunnen blijven.
De personeelslogin komt niet aanDe meldingen bij Personeel login versturen, waarom de link soms wél is aangemaakt maar de mail niet weg is, en hoe je hem dan alsnog doorgeeft.
Een dossier opslaan lukt nietDe vensters en meldingen bij Opslaan in bewerkmodus, de vraag naar de ingangsdatum van een loonwijziging, en waarom een schakelaar terugspringt.
Wel opgeslagen, niet doorgegeven aan de loonadministratieDe vier staartjes achter "Dossier bijgewerkt", wat elk ervan betekent voor je loonstrook, en wat er gebeurt als de koppeling wegvalt.
Een synchronisatie met de loonadministratie is misluktDe knop Fout bekijken op Sync jobs, de zeven uitleggen die Morris bij een mislukte opdracht geeft, en waarom een mislukte sync nooit vanzelf opnieuw gaat.
De verjaardagsopslag of de loontabel doet nietsWaarom een jarige medewerker geen nieuw uurloon krijgt, de twee meldingen over lege loontabellen in de instellingen, en wat je eraan doet.
Een beoordeling opslaan, delen of verwijderen lukt nietDe meldingen in het blok Functioneren en bij het beoordelingssjabloon, waarom het formulier soms leeg is, en wat er gebeurt als delen of verwijderen stilvalt.
Wie ziet welke gegevens in Personeel & dossiersWat het modulerecht Personeel precies opent — inclusief burgerservicenummers en rekeningnummers — waar zo iemand tegen "Log eerst in" aanloopt, en waarom iemand niet in het rechtenoverzicht staat.
Wat er stil misgaat, zonder meldingDrie stappen die zonder waarschuwing kunnen mislukken — het adres opzoeken, de bedrijfsgegevens op een contract, en de kopie van het identiteitsbewijs — en waaraan je ze herkent.