Personeel & dossiers

Contracten, documenten en alles wat per medewerker vastligt.

• Het personeelsscherm openenWaar de module begint, wat de tabbladen Dossiers, Bericht sturen, Verstuurd, Fooi, Bestanden en (met de loonkoppeling) Sync jobs en Loonmutaties laten zien, en waarom wisselen tussen ze meteen gaat.
• De dossierlijst lezen en doorzoekenWat er op een dossierkaart staat, wat Compleet en Incompleet precies betekenen, hoe je zoekt en sorteert, en hoe je een dossier opent.
• Een dossier openenDe kop met naam en status, de zeven onderdelen van een dossier en waar je de verschillende acties vindt.
• De persoons- en arbeidsgegevens in een dossierDe velden onder Gegevens en Dienstverband, en hoe BSN en IBAN gemaskeerd blijven tot je op Toon klikt.
• Het blok Personeelsgegevens en de loonveldenOnder Dienstverband staan contract en loon, het loontabelformulier, het schaalveld en de drie schakelaars.
• Zien welke documenten van een medewerker binnen zijnOnder Documenten staat Checklist Documenten, met de drie regels, het label Compleet of Incompleet, de ID-controle, de knop naar de bestandenmap en de knop om een ontbrekend ID toe te voegen.
• De ID-controle in het dossier lezenMorris leest de code onderaan een paspoort of ID-kaart en vergelijkt die met wat de medewerker invulde. Zo lees je de uitkomst, en zo laat je hem opnieuw controleren.
• Het blok Functioneren in een dossier lezenDe ranking met de vijf sterren, de regel met het gemiddelde van de laatste beoordeling, en wat er in een uitgeklapte beoordeling staat.
• Verzuim in een dossier bijhoudenHoe een ziekmelding ontstaat en eindigt, wat het kopje Verzuim laat zien, en hoe je de Poortwachter-stappen afvinkt.
• Van filiaal naar medewerkermap in BestandenHoe de bestandenboom in elkaar zit, welke vier acties er achter elke map staan, en waar de mappenlijst vandaan komt.
• De bestanden van één medewerker bekijkenWat er op een bestandskaart staat, wat het label getekend betekent, en welke knoppen er boven en onder de map staan.
• De sync jobs naar de loonadministratie bekijkenWat er in de tabel met synchronisatieopdrachten staat, wat de statussen betekenen, en hoe je bij een mislukte opdracht de uitleg openklapt.
• De maandbatch met loonmutaties bekijkenHet scherm waar wijzigingen voor de loonadministratie klaarstaan tot jij akkoord geeft — de maandkiezer, de tabel en de vinkjes.
• Het tabblad Personeelsbeheer in de instellingen bekijkenDe vijf blokken onder Personeelsbeheer, en hoe de twee loontabellen zijn opgebouwd.
• De kaarten DocuSeal en Nmbrs bij Koppelingen bekijkenWat er op de koppelingenkaarten staat, wat het statuslabel en de regel Toegang betekenen, en waar de losse kaart Nmbrs-code inwisselen voor is.
• Wie welk dossier kan inzien — Logins en GebruikersHet rechtenraster bij Instellingen, wat het recht Personeel & dossiers precies openzet, en waar je beheerders toevoegt.
• Een nieuwe medewerker aanmeldenHoe een dossier ontstaat, wat het Personeel-ID is, hoe je later verdergaat, en hoe je iemand alsnog binnenlaat die zijn gegevens nog niet compleet heeft.
• Het onboardingformulier invullenHet identiteitsbewijs uploaden, de gegevens invullen met de postcodezoeker en de 11-proef, en wat Morris meteen na het opslaan zelf in gang zet.
• Een dossier bewerkenDe bewerkmodus aanzetten, wat er met de velden gebeurt, de drie losse schakelaars, de twee vragen bij het opslaan en wat de melding achteraf betekent.
• Loon vastleggen uit de KHN-tabelFunctiegroep en periodiek invullen bij een fulltimer, een schaal kiezen bij een parttimer, en per welke datum de loonwijziging ingaat.
• Een beoordeling vastleggen en delenIn het blok Functioneren leg je een beoordeling vast, werk je hem bij, zet je de ranking, en deel je hem pas als je hem besproken hebt.
• De loonschaal koppelen aan de beoordelingPer loonschaal stel je in welk gemiddelde een parttimer moet halen. Een beoordeling geeft dan een voorstel voor een hogere schaal, dat je zelf doorvoert. En je kiest of iemand op zijn verjaardag een schaal teruggaat.
• Een contract of verklaring ter ondertekening versturenHet keuzelijstje met Verstuur onder Documenten, wat er per keuze weggaat, en wat je daarna niet meer kunt terugdraaien.
• Een personeels-login versturenMet één knop onder Toegang krijgt een medewerker toegang tot zijn portaal — of, als hij er al een heeft, een link om een nieuw wachtwoord te kiezen. De link is zeven dagen geldig.
• Goedkeuren en synchroniseren met de loonadministratieDe knop Goedkeuren in het dossier (alleen nodig voor de loonkoppeling), handmatig synchroniseren, de maandbatch en het opruimen van vastgelopen of mislukte opdrachten.
• Bestanden bij een medewerker toevoegen en ophalenIn de medewerkermap zet je bestanden erbij, haal je er één of de hele map op, en stuur je de map door naar de loonadministratie.
• Een medewerker uit dienst meldenDe knop Uit dienst melden op het dossier vraagt een einddatum en een reden voor de loonadministratie. Wat Morris op de einddatum zelf dichtzet, wat er naar de loonadministratie gaat, en wat je nog zelf doet.
• Een dossier verwijderen en herstellenVerwijderen zet een dossier opzij en is terug te draaien. Permanent wissen is dat niet — en wist ook de bestandsmap. Wat "herstelbaar tot 30 dagen" wel en niet betekent.
• Fooi uitbetalen en uit de kassa halenHet tabblad Fooi in het personeelsscherm: de verdeling per periode lezen, een medewerker afvinken als uitbetaald, het geld uit de kassa boeken per persoon of in één keer, en een uitbetaling terugzetten.
• Wie mag bij de personeelsdossiersHet recht op deze module is alles-of-niets. Wie het krijgt, ziet het burgerservicenummer, het rekeningnummer, het loon en de identiteitsbewijzen van iedereen — en mag die gegevens ook wijzigen en wissen. Dit is precies wat je weggeeft, en zo geef je het.
• Welk sjabloon Morris voor welk contract gebruiktDe zes sjabloonnummers en de contractduur onder Instellingen › Personeelsbeheer. Wat elk nummer stuurt, welke automatisering een ander nummer pakt dan je verwacht, waar de contractduur nog meer opduikt, en waar Morris op let om iemand een fulltimer te noemen.
• Wat Morris automatisch met contracten doetDe groep schakelaars onder Instellingen › Personeelsbeheer die contracten verlengt, aanbiedingen verstuurt, je waarschuwt voor een einddatum en het uurloon op een verjaardag bijstelt. Alle vijf staan standaard uit.
• Het maandrapport naar de boekhouderMorris mailt je boekhouder twee keer per maand een overzicht van de loonmutaties die daadwerkelijk zijn doorgegeven. Dit stel je in, dit staat erin, dit is het moment — en dit is de reden dat het rapport nu nog leeg aankomt.
• Het beoordelingssjabloon en de gespreksherinneringWaarop je je team beoordeelt, stel je één keer in. Dit is hoe je de onderdelen aanpast, wat er met een onderdeel gebeurt dat je weghaalt, en hoe de herinnering voor het volgende gesprek werkt.
• De loontabellen en de schalen instellenWaar de KHN-loontabellen vandaan komen, wat de hogere schalen bovenop schaal 1 doen, hoe je alle lonen in één keer bijwerkt, en waarom het bedrag in het portaal hoger is dan het bedrag in het dossier.
• De handtekeningdienst koppelenZonder deze koppeling verstuurt Morris geen enkel contract. Dit zijn de vier velden, wat de webhook-sleutel beschermt, en waarom je hem beter niet leeg laat.
• De loonadministratie koppelenDe koppeling met Nmbrs, veld voor veld. Wat er van Morris naar de loonadministratie gaat — inclusief burgerservicenummer en rekeningnummer — wat er terugkomt, en waar de koppeling per vestiging aan of uit staat.
• Wat er buiten deze module vastligtVier instellingen die niet onder Personeelsbeheer staan maar er wel over gaan — je vestigingen, de bedrijfsgegevens die in het contract belanden, de meldingskeuze van de medewerker zelf, en de vraag of er überhaupt post de deur uit gaat.
• Fooi verdelen instellenDe blokken over fooi op Instellingen › Kassa: fooi verdelen aanzetten, kiezen welke teams meedelen, wanneer er verdeeld wordt en op welke manier. Plus wat er gebeurt als je het later uitzet of een ander moment kiest.
• Waar je terugziet wat Morris zelf heeft gedaanMorris stuurt mails, past lonen aan en zet mutaties klaar zonder dat jij erbij bent. Dit zijn de vier plekken waar je dat achteraf terugvindt, en de dingen die nergens op een scherm staan.
• Wat het onboardingformulier zelf uitrekentDe einddatum van het contract, de extra velden bij een fulltime functie en het uurloon van een parttimer vult Morris zelf in. Dit zijn de regels waarmee dat gebeurt.
• Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaatBij een parttimer vertrekt het contract vanzelf zodra het dossier compleet is. Bij een fulltimer gaat alleen de loonheffingsverklaring vanzelf; het contract verstuur je zelf, nadat je het maandloon hebt vastgelegd.
• Waar geüploade documenten vanzelf terechtkomenEen identiteitsbewijs uit de onboarding wordt op twee plekken bewaard, elk bestand dat jij zelf toevoegt krijgt de datum voor zijn naam, en geen enkel bestand kan buiten de map van je eigen bedrijf terechtkomen.
• Wat er naar de salarisadministratie gaat, en wanneerEr vertrekt nooit iets vanzelf. Alles wat naar de salarisadministratie moet, komt eerst in de maandbatch en blijft daar staan tot jij akkoord geeft. Dit is de hele route, van aanleiding tot opdracht.
• Hoe de synchronisatie verloopt, en wat er misgaatNa jouw akkoord pakt een achtergrondtaak de opdrachten één voor één op. Dit zijn de stappen die hij zet, welke gegevens er de deur uit gaan, en waarom een mislukte opdracht níét vanzelf opnieuw wordt geprobeerd.
• De loonsverhoging op de verjaardagWie parttime werkt en jarig is, krijgt vanzelf het uurloon dat bij zijn nieuwe leeftijd hoort. Dit is wanneer die controle draait, wat er meteen verandert en wat er op jouw akkoord wacht.
• Wat er vanzelf gebeurt rond een aflopend contractVier automatiseringen kijken elk half uur naar je dossiers — een waarschuwing zes weken vooraf, automatisch verlengen, een aanbod na een jaar en een aanbod voor onbepaalde tijd na drie jaar. Elk met zijn eigen voorwaarde. Ze staan op dit moment alle vier stil.
• Als een getekend document terugkomtZodra een medewerker tekent, slaat Morris het document zelf op — in het dossier én in zijn bestandsmap — en past bij een verlenging de einddatum van het contract aan. Dit is wat er precies verandert.
• De herinneringen die vanzelf uitgaanElke minuut kijkt Morris of er een herinnering weg moet — naar de medewerker over zijn onboardingdocumenten, en naar jou over een functioneringsgesprek. Dit is wanneer ze afgaan, en wanneer niet.
• Wat er gebeurt als je een beoordeling deeltEen beoordeling is standaard niet zichtbaar voor de medewerker. Op het moment dat je hem deelt, krijgt hij een bericht in zijn portaal en een mail — en die mail kan hij niet uitzetten.
• Krijgt de medewerker bericht bij een loonwijziging?In Instellingen › Berichten & meldingen staat het berichttype Loonwijziging op Altijd aan — en dat klopt: de database vangt elke loonwijziging op en zet hem in het portaal, in de mail en op de telefoon. Zonder e-mailadres bij het portaalaccount blijft de mail achterwege.
• Hoe Morris de fooi verdeeltDe fooi per servicedag verdelen, de dagbedragen per medewerker optellen, de drie verdeelwijzen en wat er met het restant gebeurt.
• Het onboardingformulier gaat niet openDe melding dat het token ontbreekt, een Personeel-ID dat niet werkt, en hoe je een nieuwe link maakt zonder dat er een dossier verloren gaat.
• Het onboardingformulier laat je niet opslaanDe meldingen bij het invullen van de gegevens van een nieuwe medewerker — BSN, verplichte velden, functie en filiaal — met per melding wat je eraan doet.
• Het identiteitsbewijs uploaden lukt nietWaarom Morris een bestand weigert bij de onboarding, waarom een paspoort geen achterkant heeft, en welke bestandssoorten er wél doorkomen.
• Een bestand komt niet in de map van een medewerkerDe regel "geweigerd — …" onder aan de bestandenmap, wat elke reden betekent, en waarom een bestandsnaam er na het uploaden anders uitziet.
• De bestandenmap opent niet, of toont niet wat je verwachtDe foutpagina's invalid_branch en invalid_folder, de knop Open dossier die wegblijft, bestanden die verborgen zijn, en wat je krijgt als je een bestand of een hele map downloadt.
• Een contract of loonheffingsverklaring versturen lukt nietDe meldingen bij de knop Verstuur, waarom een fulltime contract drie velden nodig heeft, wat er misgaat aan de kant van de handtekeningdienst, en waarom velden in een document leeg kunnen blijven.
• De personeelslogin komt niet aanDe meldingen bij Personeel login versturen, waarom de link soms wél is aangemaakt maar de mail niet weg is, en hoe je hem dan alsnog doorgeeft.
• Een dossier opslaan lukt nietDe vensters en meldingen bij Opslaan in bewerkmodus, de vraag naar de ingangsdatum van een loonwijziging, en waarom een schakelaar terugspringt.
• Wel opgeslagen, niet doorgegeven aan de loonadministratieDe vier staartjes achter "Dossier bijgewerkt", wat elk ervan betekent voor je loonstrook, en wat er gebeurt als de koppeling wegvalt.
• Een synchronisatie met de loonadministratie is misluktDe knop Fout bekijken op Sync jobs, de zeven uitleggen die Morris bij een mislukte opdracht geeft, en waarom een mislukte sync nooit vanzelf opnieuw gaat.
• De verjaardagsopslag of de loontabel doet nietsWaarom een jarige medewerker geen nieuw uurloon krijgt, de twee meldingen over lege loontabellen in de instellingen, en wat je eraan doet.
• Een beoordeling opslaan, delen of verwijderen lukt nietDe meldingen in het blok Functioneren en bij het beoordelingssjabloon, waarom het formulier soms leeg is, en wat er gebeurt als delen of verwijderen stilvalt.
• Wie ziet welke gegevens in Personeel & dossiersWat het modulerecht Personeel precies opent — inclusief burgerservicenummers, rekeningnummers en beoordelingen — waar zo iemand op "Geen toegang" stuit, en waarom iemand niet in het rechtenoverzicht staat.
• Wat er stil misgaat, zonder meldingDrie stappen die zonder waarschuwing kunnen mislukken — het adres opzoeken, de bedrijfsgegevens op een contract, en de kopie van het identiteitsbewijs — en waaraan je ze herkent.
• De fooiverdeling klopt niet of wordt geweigerdUren die niet meetellen, een medewerker die ontbreekt, niemand om onder te verdelen, opnieuw berekenen dat niet meer kan en een kasboeking die wordt geweigerd omdat de dag al is afgesloten.