Het beoordelingssjabloon en de gespreksherinnering

Waarop je je team beoordeelt, stel je één keer in. Dit is hoe je de onderdelen aanpast, wat er met een onderdeel gebeurt dat je weghaalt, en hoe de herinnering voor het volgende gesprek werkt.

Wanneer gebruik je dit

Je wilt je functioneringsgesprekken op vaste punten voeren, zodat twee leidinggevenden dezelfde medewerker op dezelfde dingen beoordelen. Die punten leg je één keer vast; het invullen gebeurt daarna per medewerker in het dossier, onder Functioneren.

Het sjabloon staat onder Instellingen › Personeelsbeheer, in het blok Beoordelingssjabloon.

Wat er standaard in staat

Zolang er nog helemaal niets is vastgelegd, levert Morris zes onderdelen mee: Beschikbaarheid, Klantvriendelijkheid, Samenwerking, Zelfstandigheid, Werktempo onder druk en Verzorging en netheid, elk met een korte toelichting.

Die zes zijn een startpunt, geen wet: je mag ze hernoemen, hun toelichting aanpassen of ze weghalen. Ze worden alleen aangemaakt als er nog nergens in het bedrijf één onderdeel bestaat.

Een onderdeel aanpassen of toevoegen

Elke regel heeft twee velden:

• Onderdeel — de naam die de beoordelaar in het dossier te zien krijgt.
• Toelichting voor wie beoordeelt — een korte uitleg van wat je onder dat punt verstaat. Die staat er voor de beoordelaar, niet voor de medewerker.

1. Klik op Onderdeel toevoegen voor een lege regel onderaan.
2. Vul de naam in, en desgewenst de toelichting.
3. Klik op Sjabloon opslaan. Naast de knop verschijnt Opgeslagen.

De volgorde waarin de onderdelen op het scherm staan, is de volgorde waarin ze in het dossier verschijnen. Wil je die veranderen, dan pas je de namen aan; er is geen manier om regels te verslepen.

Een onderdeel weghalen

Klik op het kruisje aan het einde van de regel en sla daarna op. Wat er dan gebeurt, hangt ervan af of er al beoordelingen aan dat onderdeel hangen:

• Nog nooit gebruikt — het onderdeel wordt echt verwijderd.
• Al gebruikt in een beoordeling — het onderdeel gaat op inactief. Het verdwijnt uit dit scherm en uit nieuwe beoordelingen, maar de scores die er al aan hingen blijven leesbaar. Zonder die regel zou een oude beoordeling met één klik zijn betekenis kwijtraken.

Beweeg je muis over het kruisje, dan zegt Morris al welk van de twee het wordt.

Een sjabloon helemaal leegmaken kan niet. Sla je op zonder ook maar één ingevulde naam, dan verschijnt: Mislukt: Een sjabloon zonder onderdelen kan niet: dan valt er niets te beoordelen.

Voor alle vestigingen of voor één

Een onderdeel hoort óf bij alle vestigingen, óf bij één. De zes meegeleverde onderdelen gelden voor alle vestigingen.

Er is op dit scherm geen keuze voor: een onderdeel dat je zelf toevoegt, komt op de vestiging te staan die bovenin gekozen is. Wissel je daarna van vestiging, dan zie je het niet meer staan — het is er nog, maar het hoort bij die andere vestiging. Wil je een onderdeel dat overal geldt, dan is dat via dit scherm niet te maken.

Het scherm toont steeds de onderdelen die voor álle vestigingen gelden plus die van de gekozen vestiging, door elkaar en zonder onderscheid.

De herinnering voor het volgende gesprek

Twee regels hoger op hetzelfde scherm, in het blok Contracten onder Automatisch, staan twee regels die hierbij horen:

• Herinnering functioneringsgesprek — standaard uit.
• Termijn herinnering — standaard 180 dagen. Het veld loopt van 1 tot en met 730.

Zolang de schakelaar uit staat, is het termijnveld grijs en niet in te vullen; de hele regel staat halfdoorzichtig. Zet je de schakelaar aan, dan wordt het veld meteen bruikbaar, zonder de pagina te herladen.

Staat de herinnering aan, dan gebeurt dit: elke keer dat je een beoordeling opslaat, zet Morris een herinnering klaar voor over zoveel dagen als je hebt ingesteld. Sla je dezelfde beoordeling later nog eens op, dan schuift de herinnering mee — hij wordt opnieuw op vandaag plus de termijn gezet.

Is die dag aangebroken, dan krijg je een melding in de Meldingen-lijst en een e-mail met de naam van de medewerker, de datum van de laatste beoordeling en de gemiddelde score, met een link naar het dossier. Morris kijkt daarvoor elke minuut.

Wie die mail krijgt, werkt hetzelfde als bij de einddatummelding: in de praktijk gaat hij naar álle actieve beheerderslogins.

Let op

• De schakelaar uitzetten haalt bestaande herinneringen niet weg. Een herinnering die al klaarstaat, gaat gewoon af. Hij verdwijnt pas als je die ene beoordeling nog een keer opslaat terwijl de schakelaar uit staat.
• Opslaan gaat per blok. Het sjabloon heeft zijn eigen knop Sjabloon opslaan; de twee herinneringsregels horen bij het blok Contracten en gaan mee met de knop Opslaan daaronder. Twee blokken, twee knoppen.
• Een beoordeling is standaard niet zichtbaar voor de medewerker. Delen is een aparte handeling in het dossier. Pas op het moment dat je deelt, krijgt de medewerker er bericht van.
• Een score loopt van 1 tot en met 5. Onderdelen zonder cijfer tellen niet mee in het gemiddelde; een beoordeling waarin geen enkel onderdeel is ingevuld, wordt geweigerd.
• Dit scherm zit achter het recht Instellingen & integraties, maar het opslaan vraagt een echte beheerderslogin. Een medewerker die alleen dat modulerecht heeft, ziet het sjabloon staan en krijgt bij Sjabloon opslaan de melding Mislukt: Log eerst in.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026