Als een getekend document terugkomt

Zodra een medewerker tekent, slaat Morris het document zelf op — in het dossier én in zijn bestandsmap — en past bij een verlenging de einddatum van het contract aan. Dit is wat er precies verandert.

Wanneer gebruik je dit

Een medewerker heeft getekend en je wilt weten of je nog iets moet doen. Kort antwoord: meestal niet — behalve bij het aanbod vaste uren.

Hoe Morris het te weten komt

De handtekeningdienst stuurt een bericht zodra er iets gebeurt met een document. Morris ontvangt dat bericht en zet het altijd in het logboek, ook als er verder niets mee gebeurt — bij een opening van het document, bij een halve handtekening, bij alles.

Dat bericht is beveiligd met een geheime sleutel. Klopt die niet, dan wordt het bericht geweigerd.

Wat er gebeurt zodra er getekend is

Is het document echt afgerond, dan haalt Morris de getekende PDF op en slaat hem op twee plekken op:

1. In de bestandsmap van de medewerker, onder Bestanden › [vestiging] › [voor- en achternaam], met een naam die zegt wat het is:
   • Loonheffingsformulier-SIGNED.pdf
   • Contract-AOK-SIGNED.pdf
   • Contract-Verlenging-[begindatum]-SIGNED.pdf
   • Contract-Onbepaalde-Tijd-SIGNED.pdf
   • Aanbod-Vaste-Uren-SIGNED.pdf
2. In het dossier, als document van de soort getekend contract of getekend loonheffingsformulier. Daarmee vinkt de checklist op het dossier zichzelf af.

Bij een verlenging schuift de einddatum op

Is het getekende document een verlenging, dan zet Morris de einddatum van het contract in het dossier op de nieuwe einddatum.

Is het een aanbod voor onbepaalde tijd, dan gebeuren er twee dingen:

• de einddatum in het dossier wordt leeggemaakt;
• de schakelaar Auto-renewal contract op het dossier gaat uit — er valt immers niets meer te verlengen.

De startdatum blijft staan. Die is de datum van indiensttreding en telt mee voor het dienstverband, niet voor de looptijd van dit ene contract. Daarom verandert hij niet mee.

Dit gebeurt pas bij ondertekening, niet bij het versturen. Tussen het moment dat de verlenging de deur uit gaat en het moment dat er getekend wordt, staat in het dossier dus nog de oude einddatum. Dat is met opzet zo: een contract dat niet getekend wordt, hoort de administratie ook niet te veranderen.

Bij een aanbod vaste uren: één ding voor jou

Tekent de medewerker het aanbod vaste uren mét een akkoord — hij vult ja of akkoord in — dan krijgen de beheerders van het filiaal een mail met de onderwerpregel "Akkoord aanbod vaste uren: [naam]".

In die mail staat: plan een gesprek met de medewerker om de vaste uren vast te leggen. Dat is een handeling die Morris niet voor je doet. Het aantal vaste uren komt niet vanzelf in het dossier en niet vanzelf naar de salarisadministratie.

Tekent hij het document zonder akkoord te geven, of laat hij het veld leeg, dan gaat er géén mail uit. Het wordt alleen in het logboek gezet. Het getekende document staat wel gewoon in de map.

Van dit akkoord komt geen melding in Meldingen, alleen de mail. Zorg dus dat de beheerders van dat filiaal een werkend e-mailadres hebben.

Als het bericht gemist wordt

Berichten kunnen verloren gaan. Daarom haalt Morris een getekend document alsnog op op het moment dat iemand het dossier opent. Hij kijkt dan in het logboek welke verzoeken er onlangs verstuurd zijn, vraagt bij de handtekeningdienst na of ze inmiddels getekend zijn, en slaat op wat er klaar is.

Die inhaalslag geldt voor het onboardingcontract en het loonheffingsformulier. Voor een verlenging en een aanbod voor onbepaalde tijd doet hij dat niet. Mis je zo'n getekende verlenging, dan moet je hem uit de handtekeningdienst zelf halen en handmatig aan de bestandsmap toevoegen — en dan schuift ook de einddatum in het dossier niet vanzelf op.

Let op

• In het dossier staat maar één getekend contract tegelijk. Komt er een verlenging binnen, dan wijst het dossier naar dat nieuwe bestand. De oudere getekende contracten blijven wél in de bestandsmap staan, elk met hun eigen naam. De bestandsmap is dus je archief, het dossier je actuele stand.
• Er gaat niets naar de salarisadministratie. Een getekende verlenging verandert de einddatum in Morris, maar zet geen mutatie klaar. Wil je de nieuwe einddatum ook bij je salarisadministratie hebben, wijzig dan het dossier en vink het synchroniseren aan.
• Een verlenging zonder geldige begindatum in het bericht doet niets. Komt het bericht binnen zonder die gegevens, dan wordt het document wel opgeslagen maar schuift de einddatum niet op.
• Het akkoord wordt ruim gelezen. Morris herkent ja, yes, true en akkoord als een akkoord, ongeacht in welk veld van het document dat staat.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026