Waar geüploade documenten vanzelf terechtkomen

Een identiteitsbewijs uit de onboarding wordt op twee plekken bewaard, elk bestand dat jij zelf toevoegt krijgt de datum voor zijn naam, en geen enkel bestand kan buiten de map van je eigen bedrijf terechtkomen.

Wanneer gebruik je dit

Je zoekt een kopie van een identiteitsbewijs, of je wilt weten waarom er twee bestanden met bijna dezelfde naam in een personeelsmap staan. Hier lees je wat Morris zelf met bestanden doet.

Twee plekken voor hetzelfde identiteitsbewijs

Wanneer een medewerker tijdens zijn onboarding een identiteitsbewijs uploadt, bewaart Morris dat bestand twee keer:

1. In het dossier, als document met de soort ID voorkant of ID achterkant. Dat is wat de checklist op het dossier afvinkt.
2. In de bestandsmap van de medewerker, onder Bestanden › [vestiging] › [voor- en achternaam], met de bestandsnaam ID_voorkant of ID_achterkant en de oorspronkelijke extensie.

Die tweede kopie is er zodat de map van een medewerker compleet is: contract, loonheffingsformulier én identiteitsbewijs bij elkaar, klaar om als geheel te downloaden.

Als de naam nog niet bekend is

Een medewerker mag zijn identiteitsbewijs uploaden vóórdat hij zijn persoonsgegevens opslaat. Op dat moment weet Morris nog niet hoe de map moet heten, en dan slaat het spiegelen over.

Dat gaat niet verloren: zodra het formulier met de naam wordt opgeslagen, worden de al geüploade identiteitsbewijzen alsnog naar de bestandsmap gekopieerd. Morris pakt daarbij per soort het meest recente bestand.

Elk bestand dat jij toevoegt krijgt een datum

Voeg je zelf bestanden toe via Bestanden › een vestiging › een map › Uploaden, dan zet Morris de datum van vandaag vóór de bestandsnaam, als acht cijfers: 20260826-arbeidsovereenkomst.pdf.

Dat doet twee dingen tegelijk. De map blijft chronologisch op volgorde, en een tweede upload met dezelfde naam overschrijft de eerste niet — die van vandaag staat naast die van vorige maand.

Verder over die uploadknop:

• Meerdere bestanden tegelijk mag, tot twintig per keer.
• Maximaal 25 MB per bestand. Wat groter is, wordt geweigerd en weer weggegooid; je krijgt te horen welk bestand het was.
• Alleen bekende bestandssoorten: PDF, afbeeldingen (jpg, png, heic, webp) en documenten (doc, docx, xls, xlsx, csv, txt, rtf, odt). Een ander type wordt geweigerd met de reden erbij.

Na het uploaden zie je één regel met hoeveel bestanden er zijn toegevoegd en, als dat zo is, welke er geweigerd zijn en waarom.

De bestanden van je bedrijf blijven van je bedrijf

Alle personeelsbestanden staan in een eigen map per klant. Elk pad dat naar buiten die map wijst, wordt geweigerd — of dat nu komt door een naam met .. erin, door een absoluut pad of door een snelkoppeling in het bestandssysteem die stiekem ergens anders heen wijst.

Dat geldt bij het uploaden, bij het downloaden van een los bestand en bij het downloaden van een hele map.

Een dossier zonder vestiging krijgt geen map. Vroeger belandde zo'n dossier in een standaardmap; dat is nu een fout. Kom je die tegen, vul dan eerst de vestiging op het dossier in.

Let op

• De datumstempel gebruikt de klok van de server, niet die van de zaak. Upload je tussen middernacht en twee uur 's nachts, dan kan er de datum van gisteren voor de bestandsnaam komen te staan. Het bestand zelf is er gewoon.
• De twee kopieën lopen niet synchroon. Vervang je een bestand in de bestandsmap, dan verandert het document in het dossier niet mee, en andersom. Wat de checklist op het dossier afvinkt is de eerste kopie.
• Binnen het dossier blijft alleen de laatste versie per soort staan. Uploadt een medewerker zijn voorkant twee keer, dan vervangt de tweede de eerste in zijn onboardingmap. In de bestandsmap staat dan het meest recente bestand.
• Een map verwijderen doet meer dan bestanden weggooien. Zie Een medewerker uit dienst melden.
• Het spiegelen faalt stil. Lukt het kopiëren naar de bestandsmap niet, dan gaat de onboarding gewoon door en komt er geen melding. Mis je het identiteitsbewijs in een map terwijl de checklist het wel afvinkt, dan is dit de verklaring — het document zit dan nog wel in het dossier.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026