De herinneringen die vanzelf uitgaan

Elke minuut kijkt Morris of er een herinnering weg moet — naar de medewerker over zijn onboardingdocumenten, en naar jou over een functioneringsgesprek. Dit is wanneer ze afgaan, en wanneer niet.

Wanneer gebruik je dit

Je wacht op getekende documenten van een nieuwe medewerker, of je wilt weten waarom je opeens een herinnering krijgt voor een functioneringsgesprek. Hier lees je hoe die twee ritmes werken.

Beide checks draaien elke minuut.

De herinnering aan een functioneringsgesprek

Schakelaar: Instellingen › Personeelsbeheer › Contracten › Herinnering functioneringsgesprek, met eronder Termijn herinnering in dagen.

Hoe hij ingepland wordt

Een herinnering wordt ingepland op het moment dat je een beoordeling opslaat op een dossier. De datum is dan: vandaag plus het aantal dagen uit Termijn herinnering. Standaard is dat 180 dagen; toegestaan is 1 tot en met 730.

Werk je diezelfde beoordeling later bij, dan wordt de herinnering opnieuw ingepland — hij schuift dus mee naar vandaag plus de termijn. Eén beoordeling heeft altijd hoogstens één openstaande herinnering.

Let op de rekenwijze: de termijn loopt vanaf de dag dat je opslaat, niet vanaf de gespreksdatum die je in de beoordeling invult. Vul je een gesprek van vorige maand achteraf in, dan komt de herinnering een maand later dan je misschien verwacht.

Wat er gebeurt als hij afgaat

Zodra de datum bereikt is, gaan er twee dingen tegelijk uit:

• een melding in Meldingen: Reminder functioneringsgesprek: [naam], met de datum van de laatste beoordeling en de gemiddelde score;
• een mail aan de beheerders van het filiaal, met dezelfde onderwerpregel en een link naar het dossier.

Daarna wordt de herinnering afgestempeld en gaat hij niet nog eens af.

Per ronde worden er maximaal vijftig verstuurd. De rest volgt in de volgende minuut.

Als je de schakelaar uitzet

Zet je Herinnering functioneringsgesprek uit, dan worden er geen nieuwe herinneringen meer ingepland, en gaan ook de herinneringen die al klaarstaan niet meer uit. Ze worden niet weggegooid: zet je de schakelaar later weer aan, dan komen ze alsnog, ook als hun datum inmiddels voorbij is.

Wil je een klaarstaande herinnering écht weg hebben, sla dan de bijbehorende beoordeling opnieuw op terwijl de schakelaar uit staat. Dan wordt hij weggehaald.

De mail aan de beheerders volgt daarnaast de regel Functioneringsgesprek plannen in Instellingen › Meldingen en berichten. Staat die uit, dan gaat de mail niet, ook als de herinnering zelf aan staat.

Zonder beheerders bij dat filiaal gaat er niets uit. Zijn er helemaal geen ontvangers te vinden, dan blijft de herinnering staan en probeert Morris het de volgende minuut opnieuw.

De herinnering aan onboardingdocumenten

Bij een handtekeningverzoek legt Morris drie momenten vast:

• een deadline: 48 uur na het versturen, of de eerste werkdag van de medewerker als die eerder valt;
• een eerste herinnering: 24 uur vóór de deadline;
• een laatste herinnering: op de deadline zelf.

De teksten: "Herinnering: onboarding documenten" en "Laatste herinnering: onboarding documenten", allebei aan de medewerker zelf. Ze staan in Instellingen › Meldingen en berichten als Herinnering documenten uploaden, met de stand Altijd aan, en je ziet ze terug in het postvak-uit.

Deze twee mails gaan sinds 26 augustus 2026 werkelijk uit. Daarvóór zocht de controle naar verzoeken in een stand die nooit voorkwam, waardoor hij nooit iets vond en een medewerker die zijn documenten vergat tevergeefs op een duwtje wachtte. De omweg — zelf op Dossiers kijken wie nog op Incompleet staat en zelf een mailtje sturen — is daarmee niet meer nodig. Nuttig blijft dat scherm natuurlijk wel.

Drie dingen om erbij te weten:

• Ligt de deadline binnen een dag, dan vervalt de eerste herinnering. Die hoort 24 uur vóór de deadline te vallen; ligt dat moment al in het verleden, dan blijft alleen de laatste over. Anders zou er een "herinnering" vertrekken in dezelfde minuut als het verzoek zelf.
• Na de deadline gaat de eerste herinnering niet meer uit. Er staat deadline morgen in; die mail hoort niet na de deadline aan te komen.
• Oude verzoeken blijven met rust. De herinneringen kijken alleen naar verzoeken waarvan de deadline hoogstens een dag verstreken is, en slaan dossiers over die verwijderd of uit dienst zijn. Er is dus geen inhaalslag gekomen over deadlines van maanden geleden.

Let op

• De deadline kan kort zijn. Begint een medewerker morgen en stuur je het verzoek vandaag, dan is de deadline morgen — korter dan de 48 uur die de mail noemt. De mail aan de medewerker noemt daarom "48 uur of vóór je eerste werkdag". Bij zo'n korte deadline vervalt de eerste herinnering.
• Beide checks draaien in hetzelfde programma als de contractautomatiseringen. Staat dat programma stil, dan staan de herinneringen ook stil, en er wordt niets ingehaald. De noodrem die de contractautomatiseringen op dit moment stilzet, raakt deze twee herinneringen niet: die lopen gewoon door.
• De gemiddelde score staat in de mail. De herinnering voor het functioneringsgesprek noemt de datum en het cijfer van de laatste beoordeling. Houd daar rekening mee bij wie je die mails laat ontvangen.

Meer over Personeel & HR op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026