De herinneringen die vanzelf uitgaan

Elke minuut kijkt Morris of er een herinnering weg moet — naar de medewerker over zijn onboardingdocumenten, en naar jou over een functioneringsgesprek. Dit is wanneer ze afgaan, en wanneer niet.

Wanneer gebruik je dit

Je wacht op getekende documenten van een nieuwe medewerker, of je wilt weten waarom je opeens een herinnering krijgt voor een functioneringsgesprek. Hier lees je hoe die twee ritmes werken.

Beide checks draaien elke minuut.

De herinnering aan een functioneringsgesprek

Schakelaar: Instellingen › Personeelsbeheer › Contracten › Herinnering functioneringsgesprek, met eronder Termijn herinnering in dagen.

Hoe hij ingepland wordt

Een herinnering wordt ingepland op het moment dat je een beoordeling opslaat op een dossier. De datum is dan: vandaag plus het aantal dagen uit Termijn herinnering. Standaard is dat 180 dagen; toegestaan is 1 tot en met 730.

Werk je diezelfde beoordeling later bij, dan wordt de herinnering opnieuw ingepland — hij schuift dus mee naar vandaag plus de termijn. Eén beoordeling heeft altijd hoogstens één openstaande herinnering.

Let op de rekenwijze: de termijn loopt vanaf de dag dat je opslaat, niet vanaf de gespreksdatum die je in de beoordeling invult. Vul je een gesprek van vorige maand achteraf in, dan komt de herinnering een maand later dan je misschien verwacht.

Wat er gebeurt als hij afgaat

Zodra de datum bereikt is, gaan er twee dingen tegelijk uit:

• een melding in Meldingen: Reminder functioneringsgesprek: [naam], met de datum van de laatste beoordeling en de gemiddelde score;
• een mail aan de beheerders van het filiaal, met dezelfde onderwerpregel en een link naar het dossier.

Daarna wordt de herinnering afgestempeld en gaat hij niet nog eens af.

Per ronde worden er maximaal vijftig verstuurd. De rest volgt in de volgende minuut.

Wat er níét gebeurt als je de schakelaar uitzet

Zet je Herinnering functioneringsgesprek uit, dan worden er geen nieuwe herinneringen meer ingepland. Maar:

• Een herinnering die al klaarstaat, blijft staan en gaat gewoon af. De controle die de herinneringen verstuurt kijkt niet naar de schakelaar.
• Een klaarstaande herinnering verdwijnt alleen als je de bijbehorende beoordeling opnieuw opslaat terwijl de schakelaar uit staat. Dan wordt hij weggehaald.

Wil je dus echt van een geplande herinnering af, dan zet je de schakelaar uit én sla je die beoordeling nog één keer op.

Zonder beheerders bij dat filiaal gaat er niets uit. Zijn er helemaal geen ontvangers te vinden, dan blijft de herinnering staan en probeert Morris het de volgende minuut opnieuw.

De herinnering aan onboardingdocumenten — bedoeld, maar hij gaat niet af

Bij een handtekeningverzoek legt Morris drie momenten vast:

• een deadline: 48 uur na het versturen, of de eerste werkdag van de medewerker als die eerder valt;
• een eerste herinnering: 24 uur na het versturen;
• een laatste herinnering: op de deadline zelf.

De teksten staan klaar: "Herinnering: onboarding documenten" en "Laatste herinnering: onboarding documenten", allebei aan de medewerker zelf.

In de huidige versie gaan die twee mails niet uit. De controle die er elke minuut naar kijkt, zoekt naar verzoeken met een andere stand dan de stand die een nieuw verzoek krijgt. Daardoor vindt hij nooit iets, en wacht een medewerker die zijn documenten vergeet tevergeefs op een duwtje.

Reken er dus niet op. Wil je weten wie er nog niet getekend heeft, kijk dan op Dossiers: de status blijft Incompleet zolang de checklist niet rond is. Een herinnering stuur je zelf.

Let op

• De deadline kan in het verleden liggen. Begint een medewerker morgen en stuur je het verzoek vandaag, dan is de deadline morgen — korter dan de 48 uur die de mail noemt. De mail aan de medewerker noemt daarom "48 uur of vóór je eerste werkdag".
• Beide checks draaien in hetzelfde programma als de contractautomatiseringen. Staat dat stil, dan staan de herinneringen ook stil, en er wordt niets ingehaald.
• De gemiddelde score staat in de mail. De herinnering voor het functioneringsgesprek noemt de datum en het cijfer van de laatste beoordeling. Houd daar rekening mee bij wie je die mails laat ontvangen.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026