Goedkeuren en synchroniseren met de loonadministratie

De documentchecklist, een dossier goedkeuren, handmatig synchroniseren, de maandbatch en het opruimen van vastgelopen opdrachten.

Wanneer gebruik je dit

De papieren zijn binnen en de medewerker moet de loonadministratie in. Of er is iets misgegaan en je wilt een wijziging opnieuw aanbieden.

Eerst: de documentchecklist

Goedkeuren kan pas als het blok Checklist Documenten onderin het dossier op COMPLEET staat: het identiteitsbewijs, het getekende contract én de getekende loonheffingsverklaring moeten binnen zijn. De vinkjes zijn niet aan te klikken; ze volgen wat er binnen is. Hoe je dat blok leest, staat in Zien welke documenten van een medewerker binnen zijn.

Een dossier goedkeuren

Goedkeuren zet het dossier op goedgekeurd en zet meteen twee mutaties in de maandbatch klaar: de medewerker aanmaken en zijn contract wegschrijven. Het zijn dus nog geen opdrachten — er vertrekt niets naar de loonadministratie tot je die maand akkoord geeft. Zie Wat er naar de salarisadministratie gaat, en wanneer.

Dat kan pas als de checklist compleet is. Ontbreekt er iets, dan wordt het dossier niet goedgekeurd en krijg je de melding Fout: dossier_incomplete — zonder erbij te zeggen wát er mist. Loop de checklist dan zelf na.

In het huidige scherm zit hier geen knop voor. Je bereikt het door /approve?id=<dossiernummer> op te vragen; het dossiernummer staat achter ?id= in de adresbalk van het dossier. Daarna kom je op de dossierlijst terecht met de melding "Dossier approved".

Handmatig synchroniseren

Wil je een dossier los aanbieden aan de loonadministratie, dan klik je in het dossier op Sync naar Nmbrs. Er komt geen bevestigingsvraag; rechtsboven staat daarna "Sync gestart - Controleer jobs pagina". Gaat er iets mis, dan lees je "Sync error:" met de reden erachter.

Die melding zegt minder dan hij lijkt te zeggen. Er wordt niets gestart: net als bij het goedkeuren komt er een mutatie manual_sync in de maandbatch, die op jouw akkoord wacht. En staat de koppeling voor dit filiaal uit, dan komt er zelfs helemáál geen regel — met exact dezelfde groene melding. Controleer dus altijd of de mutatie er staat.

Pas ná het akkoord wordt het een opdracht. Wat ervan terechtkwam zie je op het tabblad Sync jobs in het Personeelsscherm; zie De sync jobs naar de loonadministratie bekijken en, bij een mislukking, Een synchronisatie met de loonadministratie is mislukt.

De maandbatch

Niet alles gaat direct de deur uit. Wijzigingen die in de maandelijkse ronde horen — waaronder de loonsverhoging bij een verjaardag — worden alleen klaargezet. Er wordt pas gesynchroniseerd nadat jij die maand akkoord geeft.

1. Ga naar /nmbrs-mutaties.
2. Kies bij Maand de maand en bij Status PENDING of QUEUED, en klik Tonen.
3. Je ziet een tabel met per regel de medewerker, het filiaal, de mutatie, de status, de bron, wanneer hij is aangemaakt en de details. Regels met de status PENDING staan aangevinkt; de rest is uitgeschakeld.
4. Haal het vinkje weg bij wat nog niet mee mag.
5. Klik Maandbatch goedkeuren en sync starten (aantal).
6. Morris vraagt: "Maandbatch goedkeuren en geselecteerde Nmbrs-mutaties nu synchroniseren?" Bevestig.

Daarna staat er "Goedgekeurd: aantal Nmbrs-mutaties naar sync jobs gezet". Vink je niets aan, dan komt er "Geen Nmbrs-mutaties geselecteerd" en gebeurt er niets.

Vastgelopen opdrachten opruimen

Staat de lijst vol met opdrachten die telkens mislukken, dan kun je ze in één keer weggooien.

1. Ga naar /jobs. Bovenaan staat welk filiaal je ziet.
2. Klik Clear niet-afgehandelde jobs voor dit filiaal.
3. Morris vraagt: "Weet je zeker dat je alle niet-afgehandelde sync jobs voor dit filiaal wilt verwijderen?" Bevestig.

Alles wat nog in de wacht staat, bezig is of gefaald is verdwijnt. Je leest "Verwijderd voor filiaal: aantal niet-afgehandelde jobs". Let op dat laatste: de knop heet "niet-afgehandelde jobs", maar hij wist ook de mislukte opdrachten, en daarmee het bewijs van wát er misging. Lees die fouten dus eerst.

Dit is niet terug te draaien. De opdrachten zijn weg; de wijzigingen zelf staan nog gewoon in het dossier, maar ze worden niet meer aangeboden. Wil je ze alsnog doorzetten, dan gebruik je Sync naar Nmbrs per dossier.

De koppeling zelf controleren

Loopt er niets meer door, kijk dan bij Instellingen › Koppelingen.

• Verbinding testen staat onderaan elke kaart. Het antwoord komt in de meldingsbalk te staan, beginnend met "Test" en de naam van de koppeling.
• Toegang op de Nmbrs-kaart zegt of Morris nog ingelogd is bij de loonadministratie: Ingelogd of Niet ingelogd.
• Staat er Niet ingelogd, klik dan Opnieuw inloggen. Dat opent een nieuw tabblad waarin je bij de loonadministratie inlogt. Gaat het goed, dan kom je vanzelf terug met "Nmbrs OAuth token opgeslagen via callback".
• Kom je niet terug maar blijf je op een pagina met een lange webadres hangen, gebruik dan het blok Nmbrs-code inwisselen: kopieer de code uit de adresbalk, plak hem in Code uit de callback-URL en klik Inwisselen. Je leest dan "Nmbrs OAuth token opgeslagen".

Let op

• De pagina's /nmbrs-mutaties en /jobs staan niet in de balk bovenin. Je komt er door het adres te typen; vanaf de ene pagina staat wel een link naar de andere.
• Het tabblad Sync jobs in het Personeelsscherm toont wél de opdrachten, maar heeft geen opruimknop.
• Staat de koppeling met de loonadministratie uit voor een filiaal, dan wordt er bij het opslaan van een dossier niets klaargezet, en zegt de melding "Nmbrs staat uit voor dit filiaal". Bij de knop Sync naar Nmbrs gebeurt hetzelfde, maar dan zonder waarschuwing. Zie Wel opgeslagen, niet doorgegeven aan de loonadministratie.
• De uitdienstmelding is de uitzondering. Die wordt wél altijd klaargezet, ook als de koppeling voor dat filiaal uit staat.
• Een dossier goedkeuren kan maar zinvol één keer: daarna staat het op goedgekeurd en staan de mutaties klaar. Nog een keer goedkeuren zet er geen tweede stel bij zolang die van dezelfde maand nog op akkoord wachten.
• De melding na het goedkeuren staat in het Engels ("Dossier approved"). Dat is dezelfde handeling als hierboven beschreven; er is niets anders gebeurd.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026