Bestanden bij een medewerker toevoegen en ophalen

In de medewerkermap zet je bestanden erbij, haal je er één of de hele map op, en stuur je de map door naar de loonadministratie.

Wanneer gebruik je dit

Elke medewerker heeft een eigen map met documenten: zijn identiteitsbewijs, de getekende stukken, en alles wat je er zelf bij zet — een diploma, een verklaring, een brief.

Een map openen

1. Ga naar Personeel en klik het tabblad Bestanden.
2. Klik de map van de medewerker aan.

Vanuit het dossier zelf kom je er ook: onderin het blok Checklist Documenten staat de knop Naar bestandenmap.

Wat je daar te zien krijgt — de kop met het Personeel-ID, de vier knoppen rechtsboven en de regel per bestand — staat beschreven in De bestanden van één medewerker bekijken.

Bestanden toevoegen

Onderaan de map staat het blok Bestand toevoegen.

1. Klik het bestandsveld aan en kies één of meer bestanden tegelijk.
2. Klik Uploaden.

Toegestaan zijn PDF, afbeeldingen (jpg, jpeg, png, heic, webp) en documenten (doc, docx, xls, xlsx, csv, txt, rtf, odt). Per bestand maximaal 25 MB, en maximaal twintig bestanden in één keer.

Morris zet de datum vóór de bestandsnaam — 20260826-diploma.pdf — zodat de map op volgorde blijft en een tweede bestand met dezelfde naam de eerste niet overschrijft.

Daarna lees je "aantal bestand(en) toegevoegd". Is er iets afgewezen, dan staat erachter wat en waarom: "geweigerd: naam (bestandstype .zip niet toegestaan)" of "(groter dan 25 MB)". Ging er helemaal niets doorheen, dan staat er "Er is niets toegevoegd".

Eén bestand downloaden

Klik rechts op de regel op Download. Het bestand komt binnen onder zijn eigen naam.

De hele map downloaden

Klik bovenaan op Download map. Je krijgt één bestand met alles erin, met de naam van het filiaal en de medewerker erin verwerkt. De mapstructuur zit er niet in: alle bestanden staan naast elkaar.

De map naar de loonadministratie sturen

Dit zit niet op de mappagina zelf maar op het filiaaloverzicht.

1. Ga naar /bestanden. Je ziet een tabel met je filialen.
2. Klik Open filiaal.
3. Achter de map van de medewerker staat Upload naar Nmbrs.
4. Morris vraagt: "Upload naar Nmbrs inplannen voor deze map?" Bevestig.

Je komt terug op het filiaaloverzicht met "Upload naar Nmbrs ingepland." Let op het woord ingepland: er vertrekt nog niets. De upload wordt als mutatie in de maandbatch gezet en wacht daar op je akkoord, net als een loonwijziging. Zie Wat er naar de salarisadministratie gaat, en wanneer. Pas ná dat akkoord verschijnt hij als opdracht op het tabblad Sync jobs.

Let op

• Een bestand weggooien kan hier niet. Er is alleen een knop die de héle map weggooit — en die zet de medewerker tegelijk uit dienst. Zie Een medewerker uit dienst melden.
• De bestanden Contract.pdf en Loonheffingsformulier.pdf worden in deze lijst bewust niet getoond. Ze komen uit een oudere werkwijze; in de download van de hele map zitten ze wel.
• Een gedownload los bestand wordt door je browser als PDF aangeboden, ook als het een foto is. Sla het op en open het daarna met het juiste programma; de inhoud is ongeschonden.
• Op het filiaaloverzicht heet de downloadlink Download .tar.gz, maar je krijgt gewoon een zip-bestand — hetzelfde als bij Download map.
• Een map hoort bij een naam, niet bij een dossiernummer. Wijzig je de naam van een medewerker in zijn dossier, dan blijft zijn oude map onder de oude naam staan en wordt er onder de nieuwe naam een lege map aangemaakt.
• Verplaats je iemand naar een ander filiaal, dan verhuizen zijn bestanden niet mee.
• Deze map staat vol persoonsgegevens. Iedereen die de module Personeel & dossiers mag openen kan hem inzien en downloaden. Zie Wie mag bij de dossiers.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026