Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaat

Bij een parttimer vertrekt het contract vanzelf zodra het dossier compleet is. Bij een fulltimer wacht Morris op de functiegroep en de periodiek — en verstuurt dan alsnog, één keer.

Wanneer gebruik je dit

Een nieuwe medewerker heeft zijn onboarding ingevuld. Bij de een ligt het contract een minuut later in zijn mailbox, bij de ander gebeurt er niets en krijg jij een melding. Hier lees je waarom dat verschil er is.

De parttimer: meteen, mits alles compleet is

Zodra een parttimer zijn onboardingformulier opslaat, kijkt Morris of het verzoek om te tekenen weg kan. Dat gebeurt alleen als álle vier de voorwaarden kloppen:

1. Het is geen fulltime functie.
2. Het profiel is compleet: voornaam, achternaam, geboortedatum, e-mail, telefoon, straat, postcode, plaats, functie, burgerservicenummer en IBAN staan er allemaal.
3. De gevraagde identiteitsdocumenten zijn geüpload.
4. Er staat nog geen handtekeningverzoek open voor deze medewerker.

Klopt dat allemaal, dan gaat er direct een mail naar de medewerker met de onderwerpregel "Onboarding: contract en loonheffingsformulier", met het vooringevulde contract en het loonheffingsformulier als bijlage.

Mist er iets, dan gebeurt er niets en krijg je daar ook geen melding van. Het verzoek gaat pas de deur uit op het moment dat het ontbrekende alsnog binnenkomt — of als jij het handmatig verstuurt vanaf het dossier.

De fulltimer: eerst het loon

Bij een fulltime functie doet Morris het bewust in twee stappen, want het maandloon van een fulltimer staat niet in het onboardingformulier.

Meteen bij het opslaan gaat het loonheffingsformulier al wel naar de medewerker. Het contract nog niet.

Tegelijk krijg jij bericht. In Meldingen verschijnt Maandloon instellen: [naam] met de tekst dat deze fulltime medewerker nog geen maandloon heeft, en de beheerders van het filiaal krijgen een mail met de onderwerpregel "Actie nodig: loontabel invullen voor [naam]".

Zodra jij op het dossier de functiegroep en de periodiek invult, gebeuren er twee dingen tegelijk:

• Morris zoekt het bijbehorende loon op in de loontabel en zet het in het dossier;
• het fulltime contract gaat alsnog vanzelf naar de medewerker.

Daar hoef je verder niets voor te doen. Er is geen knop Contract versturen die je daarna nog moet indrukken.

Eén keer, en niet vaker

Voordat het contract vertrekt, kijkt Morris in het logboek of er voor deze medewerker ooit al een contract is verstuurd. Is dat zo, dan gebeurt er niets meer — ook niet als je de functiegroep of de periodiek later nog een keer aanpast.

Wil je na een correctie tóch een nieuw contract sturen, dan doe je dat handmatig vanaf het dossier.

Wat "fulltime" precies betekent

Morris kijkt naar het woord fulltime in de functie. De vier keuzes op het onboardingformulier zijn bediening parttime, bediening fulltime, keuken parttime en keuken fulltime; de twee met fulltime erin volgen de route hierboven.

Verander je de functie later op het dossier, dan verandert dat niets aan wat er al verstuurd is.

Wie krijgt de mail over de fulltimer

Morris zoekt de beheerders van het filiaal op. Dat zijn de actieve gebruikers met de beheerdersrol van dat specifieke filiaal.

Zijn die er niet, dan gaat de mail naar álle actieve beheerders van het bedrijf. Dat is een terugval en geen fout: liever iedereen dan niemand. Wil je dat een filiaalmelding ook echt bij dat filiaal blijft, zorg dan dat er per filiaal minstens één beheerder is ingesteld.

Let op

• Zonder e-mailadres in het dossier gaat er niets uit. Het versturen van een handtekeningverzoek stopt met een foutmelding als het e-mailveld leeg is.
• Zonder functiegroep en periodiek kun je het fulltime contract ook niet handmatig versturen. Morris weigert dat verzoek en zegt welke twee velden ontbreken.
• Het loonheffingsformulier en het contract zijn twee losse documenten. Bij een fulltimer vertrekken ze op verschillende momenten, en ze komen ook los van elkaar getekend terug.
• De contractsjablonen zijn nummers. Welk sjabloon er gebruikt wordt, staat onder Instellingen › Personeelsbeheer › Contracten › Sjablonen in DocuSeal. Klopt een nummer daar niet, dan mislukt het versturen zonder dat jij er een melding van krijgt — het staat alleen in het logboek.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026