Wanneer het contract vanzelf de deur uit gaat

Bij een parttimer vertrekt het contract vanzelf zodra het dossier compleet is. Bij een fulltimer gaat alleen de loonheffingsverklaring vanzelf; het contract verstuur je zelf, nadat je het maandloon hebt vastgelegd.

Wanneer gebruik je dit

Een nieuwe medewerker heeft zijn onboarding ingevuld. Bij de een ligt het contract een minuut later in zijn mailbox, bij de ander gebeurt er niets en krijg jij een melding. Hier lees je waarom dat verschil er is.

De parttimer: meteen, mits alles compleet is

Zodra een parttimer zijn onboardingformulier verstuurt, kijkt Morris of het verzoek om te tekenen weg kan. Dat gebeurt alleen als álle vier de voorwaarden kloppen:

1. Het is geen fulltimer.
2. Het profiel is compleet: voornaam, achternaam, geboortedatum, e-mail, telefoon, straat, postcode, plaats, functie, burgerservicenummer en IBAN staan er allemaal.
3. De gevraagde identiteitsdocumenten zijn geüpload.
4. Er staat nog geen handtekeningverzoek open voor deze medewerker.

Klopt dat allemaal, dan gaat er direct een mail naar de medewerker met de onderwerpregel "Onboarding: contract en loonheffingsformulier", met het vooringevulde contract en het loonheffingsformulier als bijlage. Die mail staat in Instellingen › Meldingen en berichten als Contract en loonheffingsformulier (altijd aan) en je ziet hem terug in het postvak-uit. Tegelijk gaan het contract en de loonheffingsverklaring naar de ondertekendienst, zodat de medewerker ze digitaal kan tekenen.

Mist er iets, dan gebeurt er niets en krijg je daar ook geen melding van. Het verzoek gaat pas de deur uit op het moment dat het ontbrekende alsnog binnenkomt — of als jij het handmatig verstuurt vanaf het dossier.

De fulltimer: eerst het loon, dan zelf versturen

Kiest de medewerker in het formulier bij Dienstverband voor Vaste uren, dan doet Morris het bewust in stappen, want het maandloon van een fulltimer staat niet in het onboardingformulier.

Meteen bij het versturen gaat de loonheffingsverklaring al wel naar de medewerker. Het contract nog niet.

Tegelijk krijg jij bericht. In Meldingen verschijnt Maandloon instellen: [naam] met de tekst dat deze fulltime medewerker nog geen maandloon heeft, en de beheerders van het filiaal krijgen een mail met de onderwerpregel "Actie nodig: loontabel invullen voor [naam]". Die mail staat in Instellingen › Meldingen en berichten als Maandloon instellen en is daar uit te zetten; verstuurde exemplaren zie je terug in het postvak-uit.

Daarna vul jij het loon in. Open het dossier: bij Vaste uren staat Contracttype op Fulltime of Parttime en toont het dossier het fulltimeformulier. Leg het loon vast met functiegroep en periodiek en klik Opslaan & bereken loon; zie Loon vastleggen uit de KHN-tabel.

Het contract verstuur je daarna zelf. Morris stuurt het fulltime contract niet vanzelf, ook niet nadat het maandloon is berekend. Kies bij Kies document... voor Contract en klik Verstuur. Zie Een contract of verklaring ter ondertekening versturen.

Wat "fulltime" precies betekent

Op het moment dat de medewerker het formulier verstuurt, beslist zijn keuze bij Dienstverband: Vaste uren volgt de fulltimeroute hierboven, Oproep de parttimeroute.

In het dossier komt die keuze terug als Contracttype, afgeleid van de vaste uren. Bij Oproep zijn er geen vaste uren en zet Morris Contracttype op Oproep. Bij Vaste uren beslissen de ingevulde uren per week: vanaf 36 uur wordt het Fulltime, daaronder Parttime. Een parttimer met vaste uren heeft een vast contract en volgt dus dezelfde route.

Daarna kijkt Morris bij alles rond het contract naar het dossier, in drie stappen: eerst Contracttype (Fulltime, of Parttime met vaste uren), dan bij een leeg veld 32 of meer weekuren, en pas daarna het woord fulltime in de functie. Zie Wanneer telt iemand als fulltimer in Welk sjabloon Morris voor welk contract gebruikt.

Dat heeft één gevolg om op te letten. Koos de medewerker Fulltime met minder dan 32 uur, en staat Contracttype nog leeg, dan ziet Morris hem daarna als parttimer. Komt zijn identiteitsbewijs later binnen en is het dossier verder compleet, dan gaat het parttime contract alsnog vanzelf de deur uit. Zet daarom bij een fulltimer meteen Contracttype op Fulltime.

Verander je de functie later op het dossier, dan verandert dat niets aan wat er al verstuurd is.

Wie krijgt de mail over de fulltimer

Morris zoekt de beheerders van het filiaal op. Dat zijn de actieve gebruikers bij wie dat filiaal is aangevinkt op hun login, onder Instellingen › Logins.

Die vinkjes werken sinds 26 augustus 2026. Daarvóór werd er gezocht naar een rol die via de schermen helemaal niet te maken was, waardoor deze mail in de praktijk altijd naar álle beheerders ging en de vestigingsvinkjes hier niets deden.

Is er niemand aan dit filiaal gekoppeld, dan gaat de mail naar álle actieve beheerders van het bedrijf. Dat is een terugval en geen fout: liever iedereen dan niemand. Wil je dat een filiaalmelding ook echt bij dat filiaal blijft, vink dan per filiaal minstens één beheerder aan.

Let op

• Zonder e-mailadres in het dossier gaat er niets uit. Het versturen van een handtekeningverzoek stopt met een foutmelding als het e-mailveld leeg is.
• Zonder functiegroep, periodiek en maandloon kun je het fulltime contract ook niet handmatig versturen. Morris weigert dat verzoek met de melding Vul eerst functiegroep, periodiek en bruto maandsalaris in bij personeelsgegevens.
• De loonheffingsverklaring en het contract zijn twee losse documenten. Bij een fulltimer vertrekken ze op verschillende momenten, en ze komen ook los van elkaar getekend terug.
• De contractsjablonen zijn nummers. Welk sjabloon er gebruikt wordt, staat onder Instellingen › Personeelsbeheer › Contracten › Sjablonen in DocuSeal. Klopt een nummer daar niet, dan mislukt het vanzelf versturen zonder dat jij er een melding van krijgt — het staat alleen in het logboek.

Meer over Personeel & HR op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026