Een contract of loonheffingsverklaring versturen lukt niet

De meldingen bij de knop Verstuur, waarom een fulltime contract drie velden nodig heeft, wat er misgaat aan de kant van de handtekeningdienst, en waarom velden in een document leeg kunnen blijven.

Wanneer gebruik je dit

Je staat in een dossier, kiest bij Kies document… een van de drie soorten en klikt op Verstuur. In plaats van een bevestiging staat er bovenaan een rode regel.

Het dossier blijft precies zoals het was. Versturen leest gegevens uit het dossier en zet er een document mee klaar bij de handtekeningdienst; het schrijft niets terug. Mislukt het, dan is er niets veranderd en niets kwijt. Je kunt zonder risico opnieuw versturen zodra je de oorzaak hebt weggenomen — de medewerker krijgt dan een nieuwe mail met een nieuw document.

Het omgekeerde geldt ook: als het wél lukt, gaat er meteen post naar het e-mailadres in het dossier. Verstuur dus niet "even om te kijken of het werkt".

De drie documenten

In de keuzelijst staan:

• Contract — het arbeidscontract. Welke versie eruit gaat, hangt af van de functie: bij een fulltime functie het fulltime contract, anders het parttimecontract.
• Loonheffingsverklaring — het formulier waarmee de medewerker de loonheffingskorting vastlegt.
• Aanbod uren (AOK) — het aanbod voor een vast aantal uren.

Bij elke keuze vraagt Morris eerst Verstuur … via DocuSeal?. Pas na OK gaat er iets weg.

"Selecteer eerst een document"

Een venstertje, meteen bij het klikken op Verstuur. In de keuzelijst stond nog Kies document…. Kies een van de drie en klik opnieuw.

"Onbekend documenttype"

Er kwam een documentsoort binnen die niet een van de drie is. Vanuit het scherm zelf kan dat niet gebeuren; je ziet dit alleen als er met de hand aan het adres is gesleuteld. Ga terug naar het dossier en gebruik de keuzelijst.

"Vul eerst functiegroep, periodiek en bruto maandsalaris in bij personeelsgegevens"

Bij een fulltime functie gaat er geen contract weg zolang deze drie niet ingevuld zijn:

• Functiegroep en Periodiek — de twee velden onder KHN Loontabel (Fulltime) in het blok Personeelsgegevens.
• Bruto maandsalaris — in Arbeidsgegevens, of berekend uit de loontabel zodra functiegroep en periodiek staan.

Dat is geen willekeurige eis: die drie waarden staan in het contract zelf. Zonder die gegevens zou er een contract met lege loonregels de deur uit gaan.

Herken je het blok aan het label naast de kop: Niet ingesteld zolang de functiegroep leeg is, Geladen zodra hij gevuld is.

Wat je doet: vul functiegroep en periodiek in, klik op Opslaan & bereken loon, controleer het bruto maandloon dat daaronder verschijnt, en verstuur daarna opnieuw.

Bij een parttime of oproepfunctie geldt deze eis niet.

"Fout: docuseal_not_enabled"

De handtekeningdienst staat uit. Er is niets verstuurd en er is geen document klaargezet.

Wat je doet: laat de koppeling aanzetten onder Instellingen › Koppelingen. Zolang hij uit staat, werkt geen van de drie documenten — ook niet de documenten die Morris normaal automatisch verstuurt als een dossier compleet raakt.

"Fout: docuseal_missing_base_or_key"

De koppeling staat wel aan, maar het serveradres of de sleutel ontbreekt. Ook nu is er niets verstuurd. Dit is een instelling, geen dossierprobleem: laat de koppeling onder Instellingen › Koppelingen aanvullen.

"Fout: email_required_for_docuseal"

Er staat geen e-mailadres in het dossier. Een document ter ondertekening gaat per mail; zonder adres is er niemand om het naartoe te sturen.

Wat je doet: open het dossier, klik op Dossier bewerken, vul E-mail in, sla op en verstuur opnieuw.

"Fout: docuseal_submission_failed"

De handtekeningdienst weigerde het verzoek. De meest voorkomende oorzaak is een sjabloonnummer dat er niet meer is.

Morris verwijst met een nummer naar een sjabloon dat bij de handtekeningdienst staat: welk nummer, stel je in onder Instellingen › Personeelsbeheer bij de contractsjablonen. Wordt zo'n sjabloon daar verwijderd of vervangen door een nieuwe versie met een nieuw nummer, dan merkt Morris dat niet — hij controleert het nummer niet vooraf. Het gaat pas mis op het moment dat jij op Verstuur drukt.

Wat je doet: kijk bij de handtekeningdienst welk nummer het sjabloon nu heeft en zet dat nummer in de instellingen. Verstuur daarna opnieuw.

"Fout: dossier_not_found"

Het dossier bestaat niet meer, of het is verwijderd terwijl jij het scherm nog open had staan. Ververs de dossierlijst.

"Fout: …" met een andere reden

Elke andere fout komt met de technische reden erachter in beeld. Ook dan geldt: er is niets aan het dossier veranderd. Noteer de regel volledig als je hem meldt — het woord erachter is het enige aanknopingspunt.

Velden die leeg blijven in het document

Komt het document wél aan, maar staan er velden leeg die gevuld hadden moeten zijn, dan ligt dat bijna altijd aan de veldnamen in het sjabloon.

Morris vult alleen velden waarvan de naam precies overeenkomt met wat hij kent. In een paar sjablonen staan tikfouten in die veldnamen, en Morris neemt die tikfouten bewust over — zo komt het bedrijfsadres tóch op de goede plek te staan.

Het gevolg is een valstrik: wordt zo'n tikfout in het sjabloon gecorrigeerd, dan blijft het veld daarna leeg. Morris stuurt dan een naam mee die het sjabloon niet meer kent, en een veld waarvoor niets binnenkomt blijft gewoon open.

Wat je doet: verander veldnamen in de sjablonen niet zonder dat de koppeling meegaat. Merk je dat er velden leeg blijven na een wijziging aan een sjabloon, meld dat dan met de naam van het sjabloon en het veld erbij.

Een dossier goedkeuren met een onvolledige checklist

Goedkeuren kan alleen als de Checklist Documenten in het dossier compleet is: identiteitsbewijs, getekend contract en getekende loonheffingsverklaring. Is er iets van dat drietal niet binnen, dan wordt het goedkeuren geweigerd met:

Fout: dossier_incomplete

De namen van de ontbrekende documenten worden bij die weigering wel bepaald, maar komen niet in het scherm terecht. Kijk daarvoor in de checklist zelf: daar staat per regel of hij afgevinkt is, met het label COMPLEET of INCOMPLEET naast de kop.

In de huidige schermen staat overigens geen knop die het goedkeuren start. De statusbol op de dossierkaart en de checklist in het dossier zijn wat je in de praktijk gebruikt om te zien of een dossier rond is.

Let op

• Versturen is geen concept. Er gaat meteen een mail naar de medewerker. Er is geen voorbeeldweergave en geen "later versturen".
• Twee keer versturen levert twee documenten op. De medewerker krijgt dan twee mails en kan de verkeerde tekenen. Verstuur opnieuw alleen als de eerste echt niet is aangekomen.
• Het getekende document komt vanzelf terug. Zodra er is getekend, haalt Morris de getekende versie op en zet die in de map van de medewerker, met SIGNED in de naam en het label getekend in de lijst.
• De proeftijd wordt automatisch aan- of uitgezet. Bij een eerste contract dat binnen een maand na de startdatum wordt verstuurd staat de proeftijd aan, bij een verlenging altijd uit. Klopt dat in jouw geval niet, controleer dan de startdatum in het dossier vóór je verstuurt.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026