Een dossier verwijderen en herstellen

Verwijderen zet een dossier opzij en is terug te draaien. Permanent wissen is dat niet — en wist ook de bestandsmap. Wat "herstelbaar tot 30 dagen" wel en niet betekent.

Wanneer gebruik je dit

Er staat een dossier dat er niet hoort: een dubbele onboarding, een sollicitant die toch niet komt, een proef die je opruimt. Of iemand is weg en je wilt zijn gegevens ook echt kwijt.

Er zijn twee stappen, en het verschil is groot. Verwijderen legt het dossier opzij. Permanent gooit het echt weg.

Een dossier verwijderen

1. Open het dossier.
2. Klik in de knoppenbalk bovenin, helemaal rechts, op Verwijderen.
3. Morris vraagt: "Weet je zeker?" Bevestig.

Je komt terug op het Personeelsscherm met de melding "Dossier verwijderd (herstelbaar tot 30 dagen)".

In de lijst staat de kaart er nog, maar dan grijs en doorzichtig, met achter de naam het woord verwijderd en rechts het label Verwijderd. Verwijderde dossiers schuiven naar onderaan de lijst.

Er is verder niets weg. De bestandsmap staat er nog, de beoordelingen staan er nog, de gegevens staan er nog — inclusief burgerservicenummer en rekeningnummer. Wel is de medewerker vanaf nu overal buiten beeld: hij valt af als kandidaat voor de roosterengine, hij verdwijnt uit de lijst met logins en rechten en uit de doelgroepen van de berichten, en zijn eigen profiel in het portaal is niet meer op te vragen.

Wat "herstelbaar tot 30 dagen" wel en niet betekent

Die zin belooft meer dan hij doet. Er is geen opruimtaak. Morris ruimt verwijderde dossiers niet zelf op na dertig dagen, en ook niet na een jaar. Een zacht verwijderd dossier blijft staan tot iemand op Permanent klikt — met alles wat erin staat.

Wil je dat gegevens echt weg zijn, en dat is wat de privacyregels van je vragen, dan moet je die tweede stap zelf zetten. Reken er niet op dat het vanzelf gebeurt.

Een verwijderd dossier herstellen

1. Zoek de grijze kaart in de dossierlijst.
2. Klik op de groene knop Herstel op die kaart.
3. Morris vraagt: "Dossier herstellen?" Bevestig.

Je leest "Dossier hersteld". Het dossier komt terug in de gewone lijst en het verwijdermoment wordt gewist.

De klik op Herstel opent het dossier niet: die knop houdt de klik voor zichzelf.

Herstellen zet elk dossier terug op Compleet. Ook een dossier dat al Goedgekeurd was. Wil je het opnieuw op goedgekeurd hebben, dan moet je het opnieuw goedkeuren — en dat zet opnieuw de twee mutaties klaar om de medewerker aan te maken en het contract vast te leggen. Zie Goedkeuren en synchroniseren.

Herstellen werkt alleen op een dossier dat verwijderd is. Op een ander dossier geeft het een foutmelding.

Een dossier permanent wissen

Op diezelfde grijze kaart staat naast Herstel de rode knop Permanent.

1. Klik Permanent.
2. Morris vraagt: "PERMANENT verwijderen? Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!"
3. Bevestig.

Je leest "Dossier permanent verwijderd".

Wat er dan weg is:

• Het dossier zelf, met alle persoons- en loongegevens, de beoordelingen, de klaarstaande mutaties en het logboek van dat dossier.
• De hele bestandsmap van deze medewerker, van de schijf gewist.

Dat is definitief. Er is geen prullenbak, geen tweede kans en geen manier om het terug te halen.

Bij je loonadministratie verandert er niets. Permanent verwijderen zet géén uitdienstmelding klaar. Wil je dat daar ook rechtzetten, meld de medewerker dan eerst uit dienst en keur die mutatie goed, of regel het rechtstreeks in de loonadministratie.

Let op

• Het is alleen "permanent" bij die tweede knop. De eerste knop verandert niets aan wat er opgeslagen staat.
• Een verwijderd dossier doet nog mee aan drie van de vier contractautomatiseringen. Zolang het er staat, kan er een mail over een aflopend contract of zelfs een nieuw aanbod uitgaan. Zie Wat er vanzelf gebeurt rond een aflopend contract.
• Verwijderen is iets anders dan uit dienst melden. Verwijderen haalt iemand uit beeld maar meldt niets aan de loonadministratie; uit dienst melden doet het omgekeerde en wist de bestandsmap. Zie Een medewerker uit dienst melden.
• Permanent staat alleen op een dossier dat al verwijderd is. Je kunt een actief dossier dus niet in één klik wissen — er zitten altijd twee bevestigingen tussen.
• Iedereen die de dossiers mag inzien mag ook permanent wissen. Er is geen apart recht voor. Zie Wie mag bij de personeelsdossiers.
• Morris zegt niets over hoe lang je een personeelsdossier moet bewaren of wanneer het weg moet. Overleg dat met je boekhouder of je jurist.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026