De dossierlijst lezen en doorzoeken

Wat er op een dossierkaart staat, wat Compleet en Incompleet precies betekenen, hoe je zoekt, waarom de sorteerkeuze niets doet, en hoe je een dossier opent.

Wanneer gebruik je dit

Je zoekt iemand tussen de dossiers, of je wilt in één oogopslag zien van wie de papieren nog niet compleet zijn.

De kaart per medewerker

Op het tabblad Dossiers krijgt elke medewerker een eigen kaart.

Van links naar rechts staat er op:

1. De initialen in een donker rondje — de eerste letter van de voornaam en de eerste letter van de achternaam.
2. De naam.
3. Daaronder de functie en de startdatum, gescheiden door een punt: Bediening · 1-3-2025. Is er geen functie ingevuld, dan staat er een streepje; is er geen startdatum, dan ook.
4. Rechts een statuslabel met een gekleurd bolletje ervoor.

Klik ergens op de kaart om het dossier te openen.

Wat Compleet en Incompleet betekenen

Het label rechts op de kaart is geen vrije keuze en ook niet de status die in het dossier zelf staat. Morris kijkt naar de documenten die binnen zijn:

• Compleet, met een groen bolletje: het identiteitsbewijs, het getekende contract én de getekende loonheffingsverklaring zijn alle drie binnen.
• Incompleet, met een amber bolletje: er ontbreekt er minstens één.
• Verwijderd, met een grijs bolletje: het dossier is verwijderd.

Voor het identiteitsbewijs geldt een uitzondering die van het documentsoort afhangt. Staat er in het dossier dat het om een paspoort gaat, dan telt alleen de voorkant mee. In alle andere gevallen — een ID-kaart of een rijbewijs — moeten voor- én achterkant er zijn.

Verwijderde dossiers

Een verwijderd dossier verdwijnt niet uit de lijst. De kaart wordt doorzichtig, krijgt een zandkleurige achtergrond, en achter de naam komt in het rood het woord verwijderd te staan. Verwijderde dossiers staan bovendien altijd onderaan, ongeacht wanneer ze zijn aangemaakt.

Onder de naam verschijnen dan twee knopjes:

• Herstel (groen) — zet het dossier terug. Er komt eerst een vraag Dossier herstellen?
• Permanent (rood) — gooit het echt weg. De vraag die je dan krijgt is PERMANENT verwijderen? Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!, en dat klopt precies zo.

Die twee knoppen openen het dossier niet; ze doen hun eigen ding. Wat er achter zit staat in Een dossier verwijderen en herstellen.

Het Nmbrs-label

Staat er rechtsonder op de kaart een blauw labeltje Nmbrs, dan bestaat deze medewerker ook in de loonadministratie en weet Morris onder welk nummer. Ontbreekt het labeltje, dan is die koppeling er nog niet — een loonwijziging kan dan nergens heen.

Zoeken

Boven de lijst staat een zoekveld met de tekst Zoek op naam of functie. Je typt en de lijst krimpt meteen mee; er is geen zoekknop.

Het zoekveld kijkt naar álle tekst op de kaart, niet alleen naar naam en functie. Zoeken op compleet laat dus iedereen zien van wie de papieren nog niet binnen zijn, zoeken op 2025 iedereen die dat jaar is begonnen, en zoeken op Nmbrs iedereen die bij de loonadministratie bekend is.

Er wordt bij het zoeken niets opnieuw opgehaald: het verbergt alleen kaarten die al op het scherm staan.

De sorteerkeuze

Naast het zoekveld staat een keuzelijst Sorteren op… met vier keuzes: Naam (A-Z), Naam (Z-A), Startdatum (Nieuw) en Startdatum (Oud).

Die keuzes doen op dit moment niets. Je kiest er een en de lijst blijft staan zoals hij staat. Dat is geen vertraging en geen fout die je zelf kunt verhelpen — de sortering zoekt de naam en de datum op een plek in de kaart waar ze sinds een eerdere verbouwing niet meer staan, en houdt daardoor de volgorde aan die er al was.

Wil je iemand vinden, gebruik dan het zoekveld. Dat werkt wel.

Bij de bestandsmappen op het tabblad Bestanden werkt het sorteren overigens wél: daar doen Naam (A-Z) en Naam (Z-A) wat ze beloven.

De volgorde die je wél krijgt

De lijst komt binnen op volgorde van aanmaakdatum, nieuwste bovenaan, met de verwijderde dossiers onderaan. Dat is dus niet dezelfde volgorde als de startdatum die op de kaart staat: iemand die vorige week is ingevoerd maar volgend jaar begint, staat bovenaan.

Hoeveel dossiers je te zien krijgt

Het tabblad vraagt om vijfhonderd dossiers, maar de server geeft er hoogstens tweehonderd terug. Heb je meer dan tweehonderd dossiers, dan staat de rest niet in de lijst — en omdat het zoekveld alleen de kaarten filtert die al op de pagina staan, vind je die met zoeken ook niet.

De losse pagina Dossiers

Naast het tabblad bestaat /dossiers als eigen pagina. In de kop staat de naam van het gekozen filiaal erachter: Dossiers — je vestiging. De kaarten zijn precies dezelfde als op het tabblad.

Wat er extra staat, is één regel filter:

1. Bij Status: staat een leeg tekstveld met de suggestie APPROVED.
2. Typ daar een statuscode in en klik op Filter.

Het is een vrij tekstveld, geen keuzelijst, en er wordt letterlijk op gefilterd — hoofdletters inbegrepen. De codes die iets opleveren zijn:

Typ je iets anders, dan blijft de lijst leeg. Laat je het veld leeg, dan zie je alles.

Deze pagina haalt overigens vijftig dossiers op, niet tweehonderd.

Let op

• De lijst toont de dossiers van het filiaal dat bovenin gekozen staat. Mis je iemand, kijk dan eerst of je in het juiste filiaal staat.
• Dossiers zonder voornaam komen nooit in de lijst, op geen van beide pagina's. Een onboarding die is gestart maar waarin nog niets is ingevuld, is hier dus onzichtbaar.
• Het statuslabel op de kaart en het statuslabel in het dossier zelf zijn twee verschillende dingen. De kaart telt documenten; het dossier toont zijn eigen status (Incompleet, Compleet, Goedgekeurd of Verwijderd). Ze kunnen prima uit elkaar lopen.
• Iemand die uit dienst is gemeld blijft gewoon in deze lijst staan, met hetzelfde label als daarvoor. Zie Een medewerker uit dienst melden.
• Staat er Geen dossiers gevonden., dan zijn er geen dossiers in dit filiaal — of filtert de balk bovenin op een filiaal waar niemand staat.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026