Opslagacties met een staart

Vijf plekken in de instellingen waar Opslaan meer doet dan opslaan: een herbehandeling van je hele mailbox, een tekst die aangeplakt wordt, een herstart die nodig is, en bestanden die hun eigen weg gaan.

Wanneer gebruik je dit

De meeste knoppen op het instellingenscherm doen precies wat er op staat: ze bewaren wat je hebt ingetikt. Vijf ervan zetten daarna nog iets in gang. Dit artikel zet die vijf op een rij, zodat je niet verrast wordt.

1. Een nieuwe AI-opdracht sorteert je hele mailbox opnieuw

Verander je de tekst in het veld Opdracht aan de assistent onder Instellingen › Email en sla je op, dan gebeurt er meer dan alleen opslaan:

• Alle mails van dít filiaal worden gemarkeerd voor herbehandeling. Hun categorie gaat terug naar onbekend, en de eerder gemaakte samenvatting en het concept-antwoord worden gewist.
• Mails die al afgehandeld, gearchiveerd, beantwoord of als spam gemerkt zijn, houden hun status. De rest komt terug op nieuw.
• Op de achtergrond begint Morris meteen met opnieuw sorteren, in batches van twintig, tot alles gehad is.
• De melding bovenaan noemt het aantal: "Instelling opgeslagen: … X mails gemarkeerd voor herbehandeling."

Verandert de tekst niet, dan gebeurt er niets — Morris vergelijkt eerst met wat er stond. Wat er tijdens zo'n herbehandeling in de mailmodule te zien is, staat in Mail opnieuw laten sorteren na een nieuwe opdracht.

Dit is de zwaarste knop op het scherm. Bij een volle mailbox loopt hij minuten door en verbruikt hij AI-tegoed voor élke mail opnieuw. Pas de opdracht dus liever in één keer goed aan dan in vijf kleine stapjes.

2. "Tekst uit bestand halen" plakt aan, en overschrijft niet

Naast het opdrachtveld (en het opdrachtveld van de telefonie) staat de knop Tekst uit bestand halen. Die leest een PDF, een Word-bestand of een tekstbestand uit en zet de inhoud in het veld.

• Stond het veld al vol, dan komt de nieuwe tekst eronder, gescheiden door een regel --- Geïmporteerd uit: <bestandsnaam> ---. Je oude tekst blijft dus staan.
• Was het veld leeg, dan komt de tekst er gewoon in te staan.
• Onder de knop verschijnt een statusregel: "✅ 4.812 tekens geïmporteerd uit huisregels.pdf". Dat aantal is het enige waaraan je ziet of er echt iets uitgekomen is.

Alleen PDF, .docx, .doc en .txt worden geaccepteerd; iets anders wordt geweigerd nog voordat het verstuurd wordt.

En: het bestand invoegen is nog geen opslaan. Klik daarna op Opslaan onderaan de kaart, anders is de tekst bij het verversen weer weg — en dan begint het punt hierboven ook niet.

3. Systeemmail landt in de server, niet in de database

De kaart Systeemmail onder Instellingen › Bedrijfsgegevens is de enige op het hele scherm die niet naar de database schrijft maar naar het instellingenbestand van de server zelf.

Gevolg: de nieuwe waarden gelden pas na een herstart. De melding zegt dat er ook bij: "SMTP instellingen opgeslagen — herstart API nodig voor activatie." Zolang die herstart niet gebeurd is, draait alles nog op de oude gegevens, hoe overtuigend het formulier ook oogt.

Een leeg wachtwoordveld laat het bestaande wachtwoord staan — dezelfde regel als bij de koppelingen.

4. Een nieuw logo krijgt een stempel in zijn adres

Upload je een nieuw logo, dan houdt het bestand dezelfde naam. Zonder verdere maatregel zouden browsers en mailprogramma's het oude beeld blijven tonen: de naam is immers niet veranderd.

Daarom krijgt het webadres van het logo bij elke upload een tijdstempel achteraan. Dat is genoeg om elke cache los te laten: het volgende bericht en de volgende pagina tonen het nieuwe logo.

Zie je toch nog het oude, ververs dan de pagina hard. In verstuurde mail staat het adres van het moment van versturen; die mails veranderen niet meer.

5. Uploads gaan naar je eigen map, onder een schone naam

Voor de handtekening en het logo geldt hetzelfde patroon:

• Het bestand landt in de bestandsmap van jouw omgeving, nooit in een gedeelde map.
• De bestandsnaam wordt afgeleid van de vestigingsnaam en daarbij schoongemaakt: alles wat geen letter, cijfer of streepje is gaat eruit. Een vestigingsnaam met een schuine streep kan zo geen map aanmaken waar hij niet hoort.
• In de database komt een relatieve sleutel te staan, nooit een volledig pad. Het teruglezen loopt daardoor verplicht via de map van je eigen omgeving.
• Bij de handtekening volgt de bestandsextensie de inhoud van het bestand, niet wat de browser beweert. Upload je een JPEG, dan wordt het een .jpg, ook als het bestand handtekening.png heette. De oude tegenhanger met de andere extensie wordt opgeruimd, zodat er niet twee "huidige" handtekeningen naast elkaar blijven staan.

Let op

• De handtekening moet minstens 100 bytes groot zijn; een leeg of afgebroken bestand levert "Geen geldig bestand geüpload" op.
• Zowel logo als handtekening mogen hoogstens 5 MB zijn, en allebei geven bij overschrijding hun eigen melding: "Het logo is te groot — maximaal 5 MB" respectievelijk "De handtekening is te groot — maximaal 5 MB". Er wordt dan niets opgeslagen.
• Elke uploadpoging eindigt met een melding en een regel in het serverlogboek, ook als het misgaat. Krijg je "Uploaden mislukt: …", dan staat de reden erbij.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026