Wat je in een opdrachtveld typt, komt er niet altijd in

Het veld Opdracht aan de gastvrouw op het tabblad Telefonie heeft een eigen opslaanknop, los van de rest van de kaart — mis je die, dan lijkt het net of er niets gebeurt. De opdracht aan de mailassistent doet pas iets zodra er een API-sleutel staat.

Wanneer gebruik je dit

Er staan op Instellingen twee grote tekstvakken met een opdracht voor een AI: één op het tabblad Telefonie en één op het tabblad Email. Ze zien er hetzelfde uit, maar ze doen niet hetzelfde. Dit artikel legt uit welke wél bewaard wordt, welke niet, en waarom je wijziging soms geen enkel effect heeft.

Het veld Opdracht aan de gastvrouw heeft een eigen opslaanknop

De grote knop Opslaan onderaan de kaart bewaart dit veld niet mee.

Het veld staat op Instellingen › Telefonie, in het blok Gastvrouw aan de telefoon. Er staat alvast een tekst in, en je kunt hem gewoon bewerken. Onder de kaart staat er expliciet bij dat dit veld niet meegaat:

Stem, inschakelen, groepsgrootte en openingstijden gaan mee bij het opslaan.

Klik je op die grote Opslaan-knop, dan worden de stem, de schakelaars, de maximale groepsgrootte en de openingstijden bewaard — de opdrachttekst niet. Dat is niet per ongeluk: het veld heeft een eigen, kleinere knop Opdracht opslaan direct onder het tekstvak, met een eigen statusregel ernaast. Alleen díé knop bewaart wat er in dit vak staat. Vergeet je die en klik je alleen de grote Opslaan-knop, dan lijkt het net of je wijziging genegeerd is — hij is alleen nog niet opgeslagen.

Dat geldt ook voor de knop "Tekst uit bestand halen" bij dit veld. Die leest je bestand uit en plakt de tekst netjes in het vak, met een statusregel erbij — maar dat is alleen het vak vullen. Ook dan moet je daarna zelf op Opdracht opslaan klikken, anders is de ingelezen tekst bij de volgende paginalading weer weg.

Wat de telefoongastvrouw daadwerkelijk meekrijgt

Haar opdracht wordt bij elk gesprek opnieuw samengesteld op de server:

1. Jouw opgeslagen tekst, als die er is. Staat er een tekst opgeslagen voor dit filiaal (via de knop Opdracht opslaan), dan vervangt die de hele basistekst — inclusief wie ze is en hoe ze zich gedraagt. Is er nog nooit iets opgeslagen, dan valt de gastvrouw terug op een vaste basistekst: wie ze is, dat ze een digitale assistent is en geen mens, dat ze Nederlands spreekt, en de regels bij het reserveren (eerst datum, tijd, aantal personen en naam vragen, dan de beschikbaarheid opzoeken, dan hardop terugleggen, en pas boeken na een duidelijk ja).
2. Een aantal vaste telefoonregels, altijd. Los van of jouw eigen tekst is gebruikt of de basistekst: de datum van vandaag en een datumtabel (zodat "aanstaande zaterdag" goed valt) en een paar vaste veiligheidsregels — bijvoorbeeld dat ze nooit een storing, API-fout of Guestplan noemt tegen een gast — worden er altijd achteraan geplakt. Je eigen opdrachttekst kan die regels dus niet overschrijven.
3. De vragenlijst van je restaurant. Die staat níét op dit scherm maar op het telefoniescherm zelf, met per vraag een categorie, een antwoord en een aan-of-uitstand. Wat je daar toevoegt, hoort de beller terug.

De naam van je zaak in de basistekst komt uit je bedrijfsgegevens. Wil je dat de gastvrouw zich anders voorstelt zónder een eigen opdracht te schrijven, pas dan Naam in berichten aan op het tabblad Bedrijfsgegevens.

De opdracht aan de mailassistent wordt wél bewaard

Op Instellingen › Email, in het blok AI-assistent, staat het veld Opdracht aan de assistent. Dat veld wordt wel opgeslagen, per vestiging, en het heeft zelfs een staart: wijzig je de opdracht, dan worden alle mails van dat filiaal gemarkeerd om opnieuw gesorteerd te worden, en de melding noemt hoeveel dat er zijn. Zie Mail opnieuw laten sorteren na een nieuwe opdracht.

Maar: zonder API-sleutel op diezelfde kaart doet hij niets. De assistent haalt zijn hele instelling — opdracht, toon, model, maximale lengte en de drie schakelaars — alleen op als er een sleutel staat. Is dat veld nooit ingevuld, dan wordt er niet geclassificeerd, niet samengevat en geen concept geschreven, hoe mooi je opdracht ook is. Je merkt dat aan mails die op Nieuw blijven staan zonder samenvatting.

Onthoud daarbij: het sleutelveld staat altijd leeg met de tekst Laat leeg om te behouden. Leeg laten betekent dus niet "er staat niets", maar "verander niets". Of er iets staat, zie je aan het gedrag: gebeurt er niets met je mail, dan is de sleutel de eerste plek om te kijken.

Let op

• De kennisbank op het tabblad Email is de kennisbank van de mailbox, niet die van de telefoon. Ze staan los van elkaar en delen geen vragen. Zie De kennisbank en de knop Tekst uit bestand.
• Twee kaarten op het tabblad Telefonie dragen de chip "Opslaan nog niet beschikbaar": Reserveringen aannemen en WhatsApp-bevestiging. Hun knoppen staan uitgeschakeld en melden dat als je het toch probeert. De maximale groepsgrootte staat bewust bij de gastvrouwkaart, en wordt daar wél bewaard.
• Kun je op de telefoniekaart niet opslaan en staat er in rood dat de instellingen niet geladen zijn, ververs dan de pagina. Opslaan wordt in dat geval met opzet geblokkeerd: het formulier staat dan op zijn standaardwaarden en opslaan zou de AI-gastvrouw uitzetten.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026