E-mail

De gedeelde mailbox, sjablonen en de flows eromheen.

• Je weg vinden in de maildoosDe pagina Email openen, de drie tabbladen en hun tellers begrijpen, zoeken en filteren op categorie, en de lijst met binnengekomen mail lezen.
• Een mail lezen en beantwoordenHet leespaneel van de maildoos: de kop met AI-samenvatting, de berichttekst, bijlagen downloaden, het concept-antwoord bewerken en wat er na versturen van het concept overblijft.
• De reserveringskaart lezenHet amber kader dat bij elke reserveringsmail verschijnt: wat elke stand betekent — van klaar om te boeken tot handmatige controle — en welke knop erbij hoort.
• Wat er bij een factuur, klacht of vraag staatDe actieblokken in het leespaneel per categorie: het factuurblok met de doorstuurknop, het blok bij klachten en complimenten over de manager, en de voetnoot onder het concept bij vragen van gasten.
• Herkennen hoe een mail van Morris eruitzietDe vaste opbouw van alle uitgaande post — de drie huidjes voor gast, team en beheer, de urgentiechip, de ingesloten logo's, de platte-tekstversie en de opmaak van antwoorden uit de maildoos.
• Je weg vinden in Instellingen › EmailDe zes blokken van het tabblad Email in Instellingen: inkomende en uitgaande mail, de afzender, de AI-assistent, de e-mailstromen en de kennisbank met eigen vragen en antwoorden.
• Instellingen › Berichten doorlopenEén scherm voor alle post die Morris verstuurt: wie er ondertekent, de proefstand-chip, en per berichttype een schakelaar — plus extra adressen voor beheerpost.
• Het postvak-uit lezenDe vijf tellers onderaan Instellingen › Berichten, de tabellen Loopt vast en Laatst verstuurd, en wat de foutredenen in gewone taal betekenen.
• Een concept-antwoord nalezen en versturenOnder elke beantwoordbare mail staat een concept klaar. Jij leest het na, past het aan waar nodig en verstuurt het met één knop.
• Zelf een nieuw bericht sturenMet de knop Nieuw bericht stuur je vanuit de maildoos een losse mail naar elk adres — zonder dat er eerst iets binnengekomen is.
• Een mail archiveren of verwijderenArchiveren bergt een mail op maar bewaart hem. Verwijderen haalt hem ook van de mailserver — na een instelbare wachttermijn.
• Een verkeerd gesorteerde mail corrigerenZit een mail in de verkeerde categorie, dan zet je hem met twee klikken goed. En zo laat je de AI een mail opnieuw beoordelen.
• Een factuur doorsturen naar de administratieMet één knop gaat een factuurmail compleet met bijlagen naar je administratie. Daarna wordt hij vanzelf van de mailserver opgeruimd.
• De manager informeren over een klacht of complimentMeestal gebeurt het vanzelf, maar met één knop stuur je een klacht of compliment alsnog door naar de manager.
• Een bijlage openen of downloadenBijlagen staan als klikbare chips onder de berichttekst. Eén klik en het bestand komt binnen onder zijn oorspronkelijke naam.
• De reserveringskaart verversen of alsnog opbouwenMet Reservering analyseren en Opnieuw checken haal je de actuele stand op — zonder dat er iets geboekt of verstuurd wordt.
• Een reservering boeken vanaf de reserveringskaartStaat de kaart op "klaar om te boeken", dan legt één klik de reservering vast én gaat de bevestiging direct naar de gast.
• Een reservering wijzigen of annuleren vanaf de kaartBij een wijzigings- of annuleringsmail zoekt Morris de bestaande reservering erbij. Jij controleert en klikt — de gast krijgt vanzelf bericht.
• De kennisbank van de mail-assistent bijhoudenVragen en antwoorden die de assistent letterlijk mag gebruiken voeg je toe en verwijder je in Instellingen › Email.
• De e-mailstromen instellen en opslaanFacturen, orderbevestigingen, klachten, reviews en gastvragen — wat er met elke soort mail gebeurt, stel je in één blok in.
• De AI-assistent instellen en de opdracht uit een bestand halenWat de assistent doet, hoe hij klinkt en wat hij mag zeggen stel je in één blok in — de opdrachttekst kun je uit een PDF of Word-bestand overnemen.
• Berichttypen aan- of uitzettenIn Instellingen › Berichten bepaal je per berichttype of het gemaild wordt, en welke extra adressen alle beheerpost meekrijgen.
• De mailbox van je vestiging koppelenInkomende mail ophalen uit je eigen mailbox: de servergegevens invullen, wat de schakelaar Mail ophalen doet, en waar de bijlagen blijven.
• Antwoorden versturen via je eigen mailserverDe uitgaande server van je vestiging instellen voor antwoorden uit de maildoos, plus de afzendernaam en de handtekening die eronder komt.
• De AI-assistent instellenDe drie schakelaars van de assistent, de toon en lengte van concepten, het model, de API-sleutel en de eigen opdrachttekst — en wat er gebeurt als je die opdracht wijzigt.
• Facturen automatisch doorsturen naar de administratieHet doorstuuradres en kopie-adres instellen, kiezen of facturen op jouw akkoord wachten, en bepalen wanneer ze na het doorsturen van de mailserver verdwijnen.
• Orderbevestigingen automatisch opruimenDe bewaartermijn van orderbevestigingen instellen en kiezen of het opruimen ook de originelen bij je mailprovider verwijdert — en waarom dat laatste niet terug te draaien is.
• Instellen wie bericht krijgt bij klachten, complimenten en reviewsDe manageradressen voor klachten, complimenten en reviews, de terugval van het ene adres op het andere, en wanneer een review wel of niet gemeld wordt.
• Bepalen hoe de assistent gastvragen beantwoordtDe schakelaar Algemene kennis toestaan: antwoorden uit je eigen vragenlijst, wat er gebeurt als het antwoord daar niet in staat, en hoe je dat aan het concept ziet.
• Het reserveringssysteem voor de maildoos kiezenKiezen in welk systeem de reserveringskaart boekt — Guestplan of Morris Reserveringen — hoe ver alternatieve tijden mogen afwijken, en waarom automatisch versturen vastligt op uit.
• Berichttypen aan- of uitzettenPer berichttype bepalen of Morris mailt: de standaardstanden, de berichten die altijd aan staan, en wie er wint als jouw instelling en de voorkeur van een medewerker botsen.
• Controleren of post echt de deur uitgaatDe proefstand en de live-stand van de mail: wat elke stand doet, hoe je op het scherm ziet welke stand er staat, en waarom er twee losse schakelaars bestaan.
• Het afzenderadres en antwoordadres van je postWaar het afzenderadres van gast-, team- en beheermail vandaan komt, wat er met antwoorden gebeurt, en welke omgevingsinstellingen daarachter zitten.
• De verzendlimieten begrijpenWaarom Morris zichzelf afremt bij het versturen van mail, hoe de tellers in het postvak-uit werken, en waarom je de limieten niet zomaar moet verhogen.
• De systeemmail instellen en testenDe mailserver waarover alle automatische Morris-berichten lopen: de velden in het blok Systeemmail, de SSL/TLS-schakelaar, en wat de knop Testmail versturen werkelijk doet.
• Hoe Morris je mailbox binnenhaaltElke vijf minuten haalt Morris nieuwe mail op voor elke vestiging met een ingeschakelde koppeling. Wat er dan precies gebeurt, en wat er bewust niet gebeurt.
• Hoe elke mail vanzelf wordt gesorteerdVaste regels vangen het voorspelbare af, één AI-ronde doet de rest — categorie, samenvatting én concept in één keer. Wat er daarna met de status gebeurt.
• Hoe de reserveringskaart vanzelf ontstaatBij elke reserveringsmail bouwt Morris een kaart met één duidelijke knop. Wat er in de opbouw wordt gecheckt, en waarom er nooit vanzelf iets geboekt wordt.
• Wat er direct na het sorteren gebeurtEen factuur kan meteen doorgestuurd worden, een klacht meldt zich bij de manager, een review komt op de Reviews-pagina. Wat er automatisch loopt en wat daarvan wordt vastgelegd.
• Wat er van de mailserver verdwijnt — en wanneerMorris spiegelt verwijderingen, voert geplande verwijderingen uit en ruimt oude orderbevestigingen op. Alles alleen in de live-stand, en altijd met vangrails.
• Alles opnieuw laten sorteren na een nieuwe AI-opdrachtSla je een gewijzigde opdrachttekst op, dan zet Morris alle onafgehandelde mail terug op nieuw en sorteert hij die op de achtergrond opnieuw. Wat je daarvan merkt.
• Hoe je post bezorgd wordt — de wachtrijAlle uitgaande post van Morris gaat door één wachtrij, met herkansingen, een houdbaarheidsdatum en een storingsmelding als het definitief niet lukt. Post verdwijnt niet meer stil.
• Waarom post soms even wacht — de verzendremDe mailservice laat een beperkt aantal ontvangers per minuut, uur en dag toe. Morris telt zelf mee, met marge, en laat post liever even wachten dan de hele verbinding verspelen.
• Wat er bij het versturen met elke mail gebeurtVlak voor een mail de deur uit gaat wordt er gelogd, gecheckt op tafelnummers, en worden logo's en bijlagen ingepakt. In de proefstand wordt bovendien de ontvanger herschreven.
• Hoe Morris de afzender kiestGastmail draagt de naam van jouw zaak, systeempost de naam Morris. De afzender wordt volledig afgeleid — er valt niets in te stellen en er kan geen naam van een ander in staan.
• Wanneer beheerders mail krijgen — en wanneer nietEen beheermelding gaat naar de feed en per mail naar alle beheerders van de vestiging. Wat er open staat mailt niet dubbel — behalve storingen, die komen er altijd doorheen, met een rem.
• Welke post buiten de wachtrij om gaatWachtwoordmails en uitnodigingen gaan rechtstreeks, zodat een fout meteen zichtbaar is. Het maandrapport gaat juist wél via de wachtrij. En ook post uit andere systeemdelen houdt zich aan dezelfde regels.
• Wie bij de maildoos kan en wat wordt vastgelegdDe pagina Email is er alleen voor ingelogde beheerders, alles is aan de vestiging gebonden, en elke handeling komt met naam en vestiging in het auditspoor.
• Een antwoord versturen lukt nietDe meldingen die je kunt krijgen bij Goedkeuren & versturen en bij een los Nieuw bericht, wat elke melding betekent en waar je de oorzaak wegneemt.
• Een factuur doorsturen lukt nietWaarom de doorstuurknop uit kan staan, welke twee meldingen je kunt krijgen en waar het administratie-adres wordt ingesteld.
• De reserveringskaart voert niet uitWat je doet als de kaart onder een reserveringsmail rood is, een actie weigert, de tijd vergeven blijkt of de bevestigingsmail mislukt — en het ene geval waarin je handmatig moet herstellen.
• Een bijlage opent nietHet verschil tussen "Bijlage niet gevonden" en "Bijlagebestand niet meer aanwezig", en waarom een bijlage-chip soms helemaal ontbreekt.
• Mails blijven op Nieuw staan of raken hun sortering kwijtWat er gebeurt als de AI hapert, waarom de Inbox-teller niet daalt van alleen lezen, en wat het opslaan van een gewijzigde AI-opdracht met je bestaande mails doet.
• Er komt geen nieuwe mail binnenDe checklist als de maildoos stil blijft: de ophaalcyclus van vijf minuten, de schakelaar Inkomende mail, de foutkaart op de pagina en de vangrail die liever een ronde overslaat dan je inbox leegmaakt.
• Een mail is uit de maildoos verdwenenDe drie manieren waarop een mail uit de lijsten verdwijnt — handmatig verwijderen, de spiegeling met de mailserver en de opschoning van orderbevestigingen — en wat daarvan onomkeerbaar is.
• De afzender van een mail klopt nietWaar de afzendernaam en het afzenderadres van elke uitgaande mail vandaan komen, waarom je daar maar één ding zelf aan instelt en waar antwoorden aankomen.
• De proefstand — post gaat naar de testbakHoe je aan de statuschip, de gele banner en het SANDBOX-voorvoegsel ziet dat de omgeving in de proefstand staat, en wat er dan wél en niet gebeurt.
• Post blijft liggen in het postvak-uitDe tabel Loopt vast lezen: wat elke reden betekent, welke berichten herkanst worden en welke definitief geweigerd zijn, en wanneer Morris zelf aan de bel trekt.
• Een medewerker kreeg geen mailDe vier stille redenen waarom een teambericht wel in de portaal-inbox staat maar niet als e-mail is vertrokken, en in welke volgorde je ze nakijkt.
• Een beheerder kreeg geen mail bij een meldingWaarom een open melding in de feed geen tweede mail oplevert, welke uitzondering er voor storingen geldt en hoe je de meldingenstroom weer op gang krijgt.
• De verzendruimte is opWat de tellers Dit uur en Vandaag betekenen, waarom Morris bewust onder de limieten van de mailprovider blijft en waarom je die grens niet moet willen oprekken.