E-mail

De mailbox van je zaak, met conceptantwoorden die jij goedkeurt.

• Je weg vinden in de maildoosDe pagina Email in één keer uitgelegd — de vier tabbladen, de tellers bovenaan, de mappen links, de lijst in het midden en de geopende mail rechts.
• Een mail lezen en beantwoordenWat je ziet als je een mail opent — afzender, map, tekst en bijlagen, de knoppen bovenin en de blokken met voorstellen van Morris onderaan.
• Het tabblad GoedkeurenAlles wat op jouw akkoord wacht op één plek — antwoorden, reserveringen, facturen en reviews — plus een logboek van wat Morris vandaag al deed.
• Herkennen hoe een mail van Morris eruitzietDe vaste opbouw van alle uitgaande post — de drie huidjes voor gast, team en beheer, de urgentiechip, de ingesloten logo's, de platte-tekstversie en de opmaak van antwoorden uit Email.
• Je weg vinden in Instellingen › EmailAlle blokken van de mailinstellingen op een rij, van Mailbox tot Reviews en meldingen, met per blok waar het voor is en waar je meer leest.
• Instellingen › Meldingen en berichten doorlopenEén scherm voor alle post die Morris verstuurt: wie er ondertekent, waar antwoorden aankomen, de stand van de post per soort, per bericht Mail, Push en Vast, de keuze per persoon, de ontvangers van beheerpost en het postvak-uit.
• Het postvak-uit lezenDe vijf tellers onderaan Instellingen › Berichten & meldingen, de tabellen Loopt vast en Laatst verstuurd, en wat de foutredenen in gewone taal betekenen.
• Een conceptantwoord nalezen en versturenHet concept van Morris lezen, aanpassen, tussentijds bewaren, bekijken zoals de gast het krijgt en versturen — of besluiten het niet te sturen.
• Zelf een antwoord schrijvenEen mail beantwoorden waar Morris geen concept bij zette, met de aanhef en ondertekening al ingevuld.
• Zelf een mail sturenMet de knop Nieuwe mail stuur je vanuit de maildoos een losse mail naar elk adres, in de opmaak van je zaak — zonder dat er eerst iets binnengekomen is.
• Een mail afhandelen of archiverenHet verschil tussen Afgehandeld en Archiveren, wanneer Morris dat zelf doet, en hoe je een mail terughaalt.
• Een mail in een andere map zetten of opnieuw laten sorterenEen verkeerd gesorteerde mail met de hand verplaatsen, of Morris de mail opnieuw laten bekijken — en wat dat met open voorstellen doet.
• Een factuur doorsturen naar de administratieHet blok Factuur herkend lezen, goedkeuren en doorsturen, of besluiten het niet te doen — en wat de ontvanger precies krijgt.
• Een reviewmelding doorzetten naar ReviewsMail van een reviewplatform komt als voorstel binnen. Met één klik staat de review op de Reviews-pagina, waar je hem beantwoordt.
• Een bijlage downloadenBijlagen van binnengekomen mail openen, waarom ze altijd als download komen, en wat er aan de hand is als een bijlage ontbreekt.
• Opgeruimde of gearchiveerde mail terugzettenHet tabblad Opgeruimd, het verschil tussen gearchiveerd en opgeruimd, en hoe je een mail terug in de inbox zet of voorkomt dat hij opgeruimd wordt.
• Een reservering uit een mail vastleggenHoe Morris een reserveringswens in een mail herkent, de beschikbaarheid controleert en een voorstel klaarzet dat je met het antwoord in één keer doorvoert.
• Een wijziging of annulering uit een mail doorvoerenEen gast wil later komen, met meer mensen, op een andere dag, of helemaal niet. Morris zoekt de reservering op, controleert of het past en zet het voorstel klaar.
• Je vaste antwoorden inlezen in de kennisbankEen FAQ, huisregels of je menukaart als bestand inlezen, zodat Morris er zijn concepten op baseert — en een bestand vervangen of weghalen.
• Je website laten inlezenMorris leest tot 15 openbare pagina's van je website, zodat concepten en de telefoon ook antwoorden kunnen geven die op je site staan.
• Wie beheerpost en storingsmeldingen krijgtBeheerpost gaat naar de beheerders van de vestiging. Met Extra adressen stuur je hem ook naar iemand anders, en bij Storingsmeldingen bepaal je wie een mail krijgt als de server uitvalt.
• De mailbox van je vestiging koppelenDe IMAP-gegevens van je mailbox invullen, de verbinding testen en het ophalen aanzetten — en wat Morris daarna met je mailbox doet.
• Antwoorden versturen via je eigen mailserverKiezen tussen versturen via Morris en via je eigen mailserver, de SMTP-gegevens invullen en testen, en wanneer je de kopie in Verzonden uitzet.
• OpenAI en de mailassistentMorris sorteert en schrijft concepten met je eigen OpenAI-sleutel. Waar je die invult, welk model je kiest en wat er naar OpenAI gaat.
• De mappen instellenDe tien standaardmappen, wat de kolommen betekenen, hoe je een eigen map toevoegt of weghaalt, en hoe een goede omschrijving het sorteren beter maakt.
• Facturen doorsturen instellenHet adres van je boekhouder of administratie invullen, met eventuele kopieadressen, zodat Morris elke factuur als voorstel klaarzet.
• Instellen hoe Morris antwoorden schrijftDe kaart Antwoorden. Concepten aan of uit, de toon, de maximale lengte, de ondertekening en je eigen instructie voor de AI.
• Bepalen wat Morris zonder akkoord magStandaard wacht alles op jou. Per soort voorstel stel je in of Morris het zelf mag uitvoeren, en voor facturen tot welk bedrag.
• De aanhef en handtekening van je antwoordenHet blok Opmaak — hoe Morris de gast aanspreekt, wat er onder elk antwoord komt, en hoe je een voorbeeld bekijkt.
• Reviews en meldingen instellenReviewmail laten doorzetten naar de Reviews-pagina, een melding bij een lage score, en na hoeveel uur onbehandelde mail in Meldingen komt.
• Hoe Morris vragen van gasten beantwoordtWaar Morris zijn antwoorden vandaan haalt, wat er gebeurt als het antwoord nergens staat, en hoe je ervoor zorgt dat concepten vaker meteen kloppen.
• Reserveringsmail koppelen aan ReserveringenHet blok Reserveringen — of Morris reserveringswensen herkent, wat hij mag voorbereiden, en hoe ver een voorgestelde andere tijd van de gevraagde tijd mag liggen.
• Berichttypen aan- of uitzettenPer bericht bepalen of Morris mailt en of er een melding op de telefoon komt: de schakelaars Mail, Push en Vast, de standaardstanden, de berichten die altijd aan staan, en wat iemand daarna zelf nog kiest.
• Controleren of post echt de deur uitgaatDe proefstand en de live-stand van de mail: wat elke stand doet, dat een soort post apart in de proefstand kan staan, en waar je op het scherm ziet welke stand er geldt.
• Het afzenderadres en antwoordadres van je postWaar het afzenderadres van gast-, team- en beheermail vandaan komt, wat er met antwoorden gebeurt en wat je daar zelf aan kunt doen.
• De verzendlimieten begrijpenWaarom Morris zichzelf afremt bij het versturen van mail, hoe de tellers in het postvak-uit werken, en waarom je de limieten niet zomaar moet verhogen.
• De systeemmail bekijken en de verbinding testenHet blok Systeemmail bij de bedrijfsgegevens: waarover de automatische post van Morris vertrekt, wat de knop Verbinding testen doet, en waar je een eigen afzender instelt.
• Hoe Morris je mailbox binnenhaaltHoe vaak Morris ophaalt, wat hij de eerste keer ophaalt, wat er met bijlagen gebeurt en wat er gebeurt als ophalen mislukt.
• Hoe elke mail vanzelf wordt gesorteerdHoe Morris per mail een map kiest, reclame en automatische berichten herkent, en bepaalt of er echt een antwoord nodig is.
• Wat Morris doet zonder AI-sleutelZonder eigen OpenAI-account werkt de maildoos ook, maar eenvoudiger. Wat blijft werken, wat niet, en wat je dan zelf doet.
• Wat Morris na het sorteren voorstelt en uitvoertPer map het voorstel dat Morris maakt — antwoord, reservering, factuur of review — en wanneer hij het zelf uitvoert.
• Opschonen — wat Morris opruimt, archiveert en van de server haaltHet blok Opschonen — na hoeveel dagen reclame en bestelbevestigingen verdwijnen, wanneer afgehandelde mail naar het archief gaat, wanneer Morris ook in je eigen mailbox verwijdert, en wat er gebeurt met mail die je zelf bij je mailprovider weghaalt.
• Onbehandelde mail in MeldingenBlijft mail te lang liggen, dan zet Morris er een melding voor in Meldingen. Hoe dat werkt, en hoe je het instelt.
• Hoe je post bezorgd wordt, de wachtrijBerichten aan je team en meldingen aan beheerders gaan door één wachtrij, met herkansingen, een houdbaarheidsdatum en een storingsmelding als het definitief niet lukt.
• Waarom post soms even wacht, de verzendremDe mailservice laat een beperkt aantal ontvangers per minuut, uur en dag toe. Morris telt zelf mee, met marge, en laat post liever even wachten dan de hele verbinding te verspelen.
• Wat er bij het versturen met elke mail gebeurtVlak voor een mail de deur uit gaat wordt er gelogd, gecheckt op tafelnummers, en worden logo's en bijlagen ingepakt. In de proefstand wordt bovendien de ontvanger herschreven.
• Hoe Morris de afzender kiestGastmail draagt de naam van jouw zaak, systeempost de naam Morris. De afzender wordt volledig afgeleid uit de gegevens van je eigen omgeving; er valt niets aan in te stellen.
• Wanneer beheerders mail krijgen, en wanneer nietEen beheermelding gaat naar de feed en per mail naar alle beheerders van de vestiging. Wat er open staat mailt niet dubbel, ook een storing niet. Alleen als de feed onbereikbaar is, gaat een storing toch, met een rem.
• Welke post buiten de wachtrij om gaatGastmails, mailings, uitnodigingen en antwoorden uit Email gaan rechtstreeks. Dat is sneller; is de verzendlimiet even bereikt, dan wachten ze alsnog in de wachtrij. Wat dat voor jou betekent.
• Wie bij de maildoos kan en wat wordt vastgelegdBeheerders, medewerkers met het recht Email en de vestigingen die ze zien — plus waar je terugleest wie wat heeft gedaan.
• Een antwoord versturen lukt nietDe meldingen die je kunt krijgen als je op Versturen klikt, wat ze betekenen en wat je eraan doet.
• Een factuur doorsturen lukt nietEr staat geen factuurblok, of doorsturen mislukt. De oorzaken en wat je eraan doet.
• Een reservering doorvoeren lukt nietEr komt geen reserveringsvoorstel, of het doorvoeren mislukt. De meldingen, wat ze betekenen en wat je dan doet.
• Er staat geen concept bij een mailEen mail heeft een antwoord nodig, maar Morris zette geen concept klaar. De mogelijke oorzaken, van boven naar beneden.
• Een mail blijft op Wordt gesorteerd staanEen mail krijgt geen map, of er staat Sorteren lukte niet bij. Hoe dat komt en hoe je hem alsnog laat sorteren.
• Er komt geen nieuwe mail binnenDe maildoos blijft leeg of loopt achter. Loop de oorzaken na, van een uitgezette schakelaar tot een verkeerd wachtwoord.
• Een mail is uit de maildoos verdwenenEen mail die er eerst stond, zie je niet meer. Waar hij meestal is, en wanneer hij echt weg is.
• Inlezen in de kennisbank lukt nietDe meldingen die je kunt krijgen bij het inlezen van een bestand of je website, en wat je eraan doet.
• De afzender van een mail klopt nietWaar de afzendernaam, het afzenderadres en het antwoordadres van elke uitgaande mail vandaan komen, wat je er zelf aan instelt en waar antwoorden aankomen.
• De proefstand, post gaat naar de testbakHoe je aan de gele banner, het SANDBOX-voorvoegsel en de labels in Morris ziet dat post in de proefstand staat, en wat er dan wel en niet gebeurt.
• Post blijft liggen in het postvak-uitDe tabel Loopt vast lezen: wat elke reden betekent, welke berichten herkanst worden en welke definitief geweigerd zijn, en wanneer Morris zelf aan de bel trekt.
• Een medewerker kreeg geen mailDe vier stille redenen waarom een teambericht wel in de portaal-inbox staat maar niet als e-mail is vertrokken, en in welke volgorde je ze nakijkt.
• Een beheerder kreeg geen mail bij een meldingWaarom een open melding in de feed geen tweede mail oplevert, ook niet bij een storing, en hoe je de meldingenstroom weer op gang krijgt.
• De verzendruimte is opDe tellers Dit uur en Vandaag staan tegen hun maximum en er vertrekt weinig. Wat er dan met je post gebeurt, en wanneer je wel iets moet doen.