Mails blijven op Nieuw staan of raken hun sortering kwijt

Wat er gebeurt als de AI hapert, waarom de Inbox-teller niet daalt van alleen lezen, en wat het opslaan van een gewijzigde AI-opdracht met je bestaande mails doet.

Wanneer gebruik je dit

Nieuwe mails komen wel binnen, maar blijven op Nieuw staan zonder categorie, samenvatting of concept. Of erger: mails die al netjes gesorteerd wáren, zijn ineens hun sortering kwijt. Beide hebben een gewone verklaring.

De AI hapert: mails blijven onaangeroerd op Nieuw

Kan de AI een mail niet verwerken — de AI-dienst geeft een foutcode terug, of een antwoord waar geen bruikbaar resultaat in zit — dan laat Morris de mail met rust: hij blijft op Nieuw staan, zonder half ingevulde categorie. De verwerkronde logt de fout en gaat door met de volgende mail; bij de volgende ronde (elke vijf minuten) wordt het gewoon opnieuw geprobeerd.

Blijft een hele stroom mails op Nieuw hangen, controleer dan onder Instellingen › Email, blok AI-assistent:

1. Staat er een API-sleutel? Zonder sleutel doet de AI helemaal niets; alleen de vaste herkenningsregels blijven werken (die vangen vooral orderbevestigingen af). Al het andere blijft dan op Nieuw staan tot jij het zelf afhandelt.
2. Staat de schakelaar Classificeren aan? Uitgeschakeld is uitgeschakeld — dan is handwerk de bedoeling.

Is beide in orde, dan is het vrijwel altijd de AI-dienst zelf: een verlopen of ongeldige sleutel, een opgebruikt tegoed of een tijdelijke storing. De sorteerronde herstelt vanzelf zodra de dienst weer antwoordt.

De Inbox-teller daalt niet van lezen

De teller op het tabblad Inbox telt geen ongelezen mails maar statussen: alles wat op Nieuw, Actie nodig of Wacht op gast staat. Een mail openen en lezen verandert daar niets aan — hij blijft vet en met de amber streep in de lijst staan tot hij is afgehandeld (antwoord verstuurd, kaartactie uitgevoerd) of gearchiveerd. Dat is met opzet: de inbox is een werklijst, geen leeslijst.

Je hebt de AI-opdracht gewijzigd — en de hele inbox staat weer op Nieuw

Sla je onder Instellingen › Email een gewíjzigde opdrachttekst voor de AI op, dan zet Morris alle open mails van het filiaal terug op Nieuw en sorteert hij ze op de achtergrond opnieuw, in kleine porties. De melding bovenin zegt het ook: … mails gemarkeerd voor herbehandeling. Even later staan categorie, samenvatting en concept er weer — naar de nieuwe opdracht.

Dit gebeurt alleen als de tekst echt anders is; dezelfde opdracht nogmaals opslaan doet niets.

Bij een zeer volle inbox — meer dan 4.000 mails die opnieuw beoordeeld moeten worden — stopt deze achtergrondronde voortijdig, en blijft een deel van de mails op Nieuw staan zonder ooit aan de beurt te komen. Wordt die grens geraakt, dan verschijnt daarvan een melding in de Meldingenfeed van de beheerders. Sla de opdracht in dat geval nogmaals op om de rest alsnog te laten herbehandelen.

Let op

• Ook afgehandelde en gearchiveerde mails leveren bij zo'n herbehandeling hun categorie, samenvatting en concept in. Zij houden wel hun status, maar worden níét opnieuw gesorteerd — de herbehandeling pakt alleen open mails op. Hun categorie blijft dus leeg achter. Wijzig de opdracht daarom niet lichtvaardig als je archief je lief is.
• Een concept blijft mensenwerk. De AI heeft de opdracht niets te verzinnen bij reserveringsgegevens en nooit compensatie te beloven bij reviews — maar dat is een opdracht, geen garantie. Lees elk concept na voordat je het verstuurt.
• Let op de voetnoot onder het concept. Bij vragen van gasten staat daar op welk item uit je eigen vraag-en-antwoordlijst het antwoord is gebaseerd. Staat er in plaats daarvan dat het antwoord op algemene kennis gebaseerd is en dat je het extra goed moet nalezen, neem dat dan letterlijk: de AI heeft dan buiten jouw eigen antwoorden om geschreven.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026