Een reservering uit een mail vastleggen
Hoe Morris een reserveringswens in een mail herkent, de beschikbaarheid controleert en een voorstel klaarzet dat je met het antwoord in één keer doorvoert.
Wanneer gebruik je dit
Een gast mailt: Hebben jullie zaterdag om half acht plek voor vier personen? Morris leest de datum, de tijd en het aantal personen uit de mail, kijkt in Reserveringen of er plek is en zet een voorstel klaar. Jij keurt het goed.
Dit werkt alleen met een eigen OpenAI-account en met Koppelen aan Reserveringen aan. Zie Reserveringen koppelen.
Wat Morris doet
- De AI haalt de wens uit de mail en rekent woorden als zaterdag of morgen om naar een datum.
- Morris vraagt de beschikbaarheid voor die dag en dat aantal personen op in je reserveringsmodule.
- Afhankelijk van de uitkomst:
| Uitkomst | Wat je ziet |
|---|---|
| Er is plek op de gevraagde tijd | Het blok Nieuwe reservering met Gevraagd: tijd, dag en aantal personen, en Er is plek. Morris legt de reservering vast bij akkoord. Het concept bevestigt de reservering. |
| Geen plek, wel rond die tijd | Geen reserveringsblok. Het concept stelt tot drie andere tijden voor en vraagt welke de gast wil. Er wordt nog niets vastgelegd. |
| Geen plek op die dag | Het concept biedt excuses aan en vraagt om een andere dag. |
| Datum, tijd of aantal ontbreekt | Het concept vraagt de gast vriendelijk om wat er mist. |
| De datum ligt in het verleden | Het concept vraagt welke datum de gast bedoelt. |
| Op het mailadres van de gast staat die dag al een reservering | Geen reserveringsblok. Het concept noemt de reservering die er al staat; Morris legt geen tweede vast. |
Stappen
- Open de mail. Controleer in het blok Nieuwe reservering de dag, de tijd en het aantal personen.
- Lees het concept eronder na.
- Klik op Reservering maken en versturen.
Morris controleert de beschikbaarheid dan nog een keer, legt de reservering vast en stuurt het antwoord. Het blok toont daarna Reservering … gemaakt met de code.
Wat de gast krijgt
Het antwoord, met daaronder een blok Je reservering of Uw reservering met de dag, de tijd, het aantal personen en de reserveringscode, en de knop Reservering bekijken of wijzigen. Die knop opent de gastpagina, waar de gast ook kan annuleren; zie De gastpagina. Een tafelnummer staat nooit in de mail.
Welke van de twee koppen boven het blok staat, volgt uit je aanhef. Zie Je of u in het blok met de reservering.
In Reserveringen
De reservering staat als bevestigd in Reserveringen, met als kanaal e-mail. Morris zoekt de gast op of maakt hem aan op naam en mailadres. Een opmerking uit de mail, zoals een allergie, komt bij de reservering te staan als de AI hem herkende.
De gast vraagt of zijn reservering bestaat
Een gast mailt: Klopt het dat ik op 21 oktober om half zeven voor drie personen gereserveerd heb? Zo'n mail mag in Vragen staan: Morris zoekt de reservering toch op, en het concept antwoordt met wat er in Reserveringen staat. Er wordt niets vastgelegd of gewijzigd, dus je ziet geen reserveringsblok.
Morris zoekt op het mailadres van de afzender, en op het reserveringsnummer als de gast dat noemt. Noemt de gast een dag, dan zoekt Morris op die dag ook op de achternaam, zonder de, van en andere tussenvoegsels. Zo komt ook een telefonische reservering boven, of een reservering met een ander mailadres. Alleen komende reserveringen van deze vestiging die niet geannuleerd zijn tellen mee.
| Wat Morris vindt | Wat het concept doet |
|---|---|
| Een reservering op het mailadres op die dag | Bevestigt de reservering met dag, tijd, aantal personen en reserveringsnummer. Noemde de gast een andere tijd of een ander aantal, dan noemt het concept wat er in Reserveringen staat en vraagt of dat klopt. |
| Alleen een reservering op de achternaam op die dag | Bevestigt dag, tijd en aantal personen, zonder reserveringsnummer. Ligt zo'n reservering meer dan anderhalf uur van de tijd die de gast noemt, dan telt hij niet: hij is dan waarschijnlijk van iemand anders. |
| Een aanvraag die nog niet bevestigd is | Zegt dat de aanvraag binnen is en nog bevestigd wordt. |
| Niets op die dag, wel op een andere dag op het mailadres | Noemt die andere reservering en vraagt of de gast die bedoelt. |
| Niets | Zegt eerlijk dat er geen reservering staat en noemt de plek op die dag. Morris legt niets vast; de gast kan per mail antwoorden dat hij alsnog wil reserveren. |
Lees zo'n concept na voor je het verstuurt. Staat de reservering op een naam en mailadres die de gast niet noemt, dan vindt Morris haar niet.
Let op
- Schrijft de AI geen concept bij een reservering die Morris kan doorvoeren, dan staat er een vaste bevestiging klaar. Die begint met je aanhef en schrijft je of u, zie Je of u in de vaste bevestiging.
- Klik je Niet versturen, dan gaat ook de reservering niet door. Staat er daarna niets meer open, dan is de mail afgehandeld.
- Staat Concepten klaarzetten uit, dan heeft het reserveringsblok een eigen knop Reservering maken. De gast krijgt dan geen mail van Morris; laat het hem zelf weten.
- Morris noteert alleen volwassenen. Noemt de gast kinderen, pas dat dan achteraf aan in Reserveringen.
- Is de plek intussen vergeven, dan mislukt het voorstel. Zie Een reservering doorvoeren lukt niet.
Verwante artikelen
Meer over E-mailbeheer op morris-horeca.nl.
Bijgewerkt op 27 september 2026