De afzender van een mail klopt niet

Waar de afzendernaam en het afzenderadres van elke uitgaande mail vandaan komen, waarom je daar maar één ding zelf aan instelt en waar antwoorden aankomen.

Wanneer gebruik je dit

Een gast of medewerker laat een mail zien en de afzender is anders dan je verwacht: een andere naam, een adres dat je niet herkent, of een antwoord dat ergens anders aankomt dan je dacht. Vrijwel altijd is dit geen storing maar het ontwerp — dit artikel laat zien waar elke afzender vandaan komt en wat je er wél aan instelt.

De drie afzenders van de postkamer

Alle post die Morris uit zichzelf verstuurt, valt in drie stromen met elk een vaste afzender. Je ziet ze onder Instellingen › Berichten, blok Afzender, precies zoals ze op de mail komen te staan:

• Gasten — de naam van je restaurant, met een adres op het maildomein van Morris. Antwoorden van gasten komen aan in de mailbox van je eigen restaurant, niet bij Morris.
• Medewerkers — afzender "Morris". Ook hier komen antwoorden bij het restaurant aan: een kok die op een roosterbericht reageert, hoort bij zijn leidinggevende uit te komen, niet bij een helpdesk.
• Beheerders — afzender "Morris"; antwoorden gaan naar Morris zelf.

De naam vóór het gastadres komt uit je bedrijfsgegevens. Daarbij wint de gastennaam van de juridische naam: heb je een aparte naam voor gasten vastgelegd, dan staat díé op de mail. Instellen hoeft hier verder niets — de regel onder het blok zegt het ook: de afzender wordt automatisch afgeleid.

Het adresdeel is bewust niet per mail of per filiaal te kiezen. Het verzenddomein staat bij de mailprovider ingericht (SPF, DKIM en DMARC); een zelfbedacht afzenderadres op je eigen domein zou door ontvangende mailservers juist als vervalsing worden gezien.

De afzender van maildoos-antwoorden

Antwoorden die jij vanuit Email verstuurt (en de bevestigingen van de reserveringskaart) vertrekken níét via de postkamer maar via de eigen mailserver van het filiaal. Het adres is daar de gebruikersnaam uit Instellingen › Email, blok Uitgaande mail; de naam ervoor is het veld Afzendernaam uit het blok Afzender op datzelfde tabblad. Is dat veld leeg, dan valt Morris terug op de naam van je restaurant uit de bedrijfsgegevens.

Klopt de naam op een maildoos-antwoord dus niet, dan is dit de volgorde:

1. Instellingen › Email › Afzendernaam — staat daar iets ouds?
2. De bedrijfsgegevens van het filiaal — klopt de (gasten)naam daar?

Rare tekens of een kale afzender

Aanhalingstekens en regeleinden worden uit afzendernamen gestript voordat ze op de mail komen — die tekens zijn in een afzenderregel een bekende misbruiktruc. Een naam die alléén uit zulke tekens bestond, levert een mail op zonder naam, met alleen het adres. Pas dan de naam in de bedrijfsgegevens of de Afzendernaam aan.

Let op

• In de proefstand zegt de afzender niets. Post in de testbak draagt het onderwerp-voorvoegsel met de echte ontvanger; de afzenderregels hierboven gelden pas echt zodra de post ook echt vertrekt. Zie De proefstand.
• Eén gedeeld gastadres is normaal. Afhankelijk van de inrichting van de omgeving delen alle restaurants één vast gastadres, elk met hun eigen naam ervoor. Twee restaurants met hetzelfde adres achter een verschillende naam is dus geen vergissing.
• Antwoord-op is niet hetzelfde als afzender. Een gast die op een mail van het restaurant drukt op Beantwoorden, schrijft aan het antwoordadres — de eigen mailbox van het restaurant — ook al staat er een Morris-adres als afzender. Controleer bij "ik heb geantwoord maar jullie reageren niet" dus eerst die eigen mailbox.

Bijgewerkt op 27 augustus 2026