Facturen automatisch doorsturen naar de administratie

Het doorstuuradres en kopie-adres instellen, kiezen of facturen op jouw akkoord wachten, en bepalen wanneer ze na het doorsturen van de mailserver verdwijnen.

Wanneer gebruik je dit

De maildoos herkent facturen tussen de binnengekomen post. Wat er daarna gebeurt, bepaal jij: blijft elke factuur wachten tot iemand op de doorstuurknop drukt, of gaat hij meteen door naar de boekhouder? En hoe lang blijft het origineel daarna nog op je mailserver staan?

Waar het staat

Ga naar Instellingen › Email, kies bovenin de vestiging, en open in het blok E-mailstromen de groep Facturen.

De vier instellingen

Doorsturen zonder goedkeuring — standaard uit. De uitleg op het scherm: Staat dit uit, dan wacht elke factuur op jouw akkoord voordat hij naar de administratie gaat. Zet je hem aan, dan wordt een herkende factuur direct na binnenkomst doorgestuurd, zonder tussenkomst.

Doorsturen naar — het adres van je administratie of boekhouder. Standaard leeg, en dat is een echte blokkade: zonder adres kan er niets doorgestuurd worden. In de maildoos staat de doorstuurknop dan uitgeschakeld met een rode melding, en wie het toch probeert krijgt Geen administratie-mailadres ingesteld bij Instellingen.

Kopie naar — optioneel tweede adres dat elke doorgestuurde factuur ook krijgt. Standaard leeg.

Van de server wissen na — hoeveel dagen na het doorsturen het origineel van je mailserver verdwijnt. Standaard 5 dagen, instelbaar van 0 tot 365; een waarde daarbuiten wordt bij het opslaan binnen die grenzen getrokken. Het idee: de factuur is bij de administratie, jouw mailbox hoeft hem niet eeuwig vast te houden. Op 0 wordt het wissen direct na het doorsturen ingepland.

Klik onderaan het blok op Opslaan; bovenin verschijnt Instellingen opgeslagen. De knop slaat het hele blok E-mailstromen in één keer op, dus ook de andere groepen zoals ze op dat moment op het scherm staan.

Wat er meegaat bij het doorsturen

De doorgestuurde mail bevat het origineel als nette tabel met de tekst eronder, plus alle opgeslagen bijlagen. Het antwoordadres blijft de oorspronkelijke afzender: klikt je boekhouder op Beantwoorden, dan komt hij bij de leverancier uit, niet bij jou.

Let op

• Het wissen van de server gebeurt alleen als de maildoos live staat. In de proefstand wordt er nooit iets van je mailserver verwijderd — de wisdatum wordt wel ingepland, maar niet uitgevoerd. Zie proefstand en live.
• Bestond er een oudere doorstuurinstelling, uit de tijd dat dit bij de e-mailmodule zelf stond, dan neemt Morris die één keer over als startwaarde: het doorstuuradres, het kopie-adres en de wistermijn staan dan al ingevuld als je dit scherm voor het eerst opent.
• De termijn geldt óók voor het handmatig verwijderen van een mail in de maildoos: de knop Verwijderen plant de serververwijdering in op hetzelfde aantal dagen — met één uitzondering: een orderbevestiging gebruikt bij handmatig verwijderen zijn eigen bewaartermijn (zie Orderbevestigingen automatisch opruimen), niet deze factuurtermijn.
• Doorsturen kan alleen bij mails met de categorie Factuur. Heeft de assistent een factuur verkeerd gesorteerd, wijzig dan eerst de categorie in de maildoos.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026