Hoe elke mail vanzelf wordt gesorteerd

Vaste regels vangen het voorspelbare af, één AI-ronde doet de rest — categorie, samenvatting én concept in één keer. Wat er daarna met de status gebeurt.

Wanneer gebruik je dit

Je wilt weten waarom een mail in een bepaalde categorie staat, waar het concept-antwoord vandaan komt, of waarom een mail nog ongesorteerd is.

Eerst de vaste regels, dan pas de AI

Voorspelbare gevallen hangen niet van een taalmodel af. Een mail die er op onderwerp of afzender uitziet als een orderbevestiging — een pakbon, een track-en-trace, een bestelbevestiging van een bekende leverancier — wordt door een vaste regel herkend en direct als Orderbevestiging weggezet. Deze regels werken altijd, ook zonder API-sleutel.

Alles wat de vaste regels niet vangen gaat in één AI-ronde. Die ene ronde levert alles tegelijk op:

• de categorie (en bij een reservering het subtype: aanvraag, wijziging, annulering of bevestigingsvraag);
• een samenvatting van één zin;
• het sentiment (positief, neutraal of negatief — telt mee bij reviews);
• de reserveringsgegevens, letterlijk uit de mail overgenomen;
• een concept-antwoord, waar dat zinvol is.

Voor facturen, orderbevestigingen, spam, leveranciersmail, sollicitaties en reserveringen schrijft de AI géén concept: bij de eerste vijf is er niets te antwoorden, bij reserveringen doet de reserveringskaart dat werk.

Datums worden omgerekend

Schrijft een gast "vrijdag" of "morgen", dan rekent de AI dat om naar een echte datum, met de ontvangstdatum van de mail als vandaag. Een mail die dinsdag binnenkwam met "tot morgen!" levert dus de woensdag op — ook als jij hem pas donderdag leest.

Het concept wordt geschoond

Voordat een concept in beeld komt, haalt Morris er alles uit wat er niet in hoort: plaatshouders als "[uw naam]" en elke ondertekening die naar een AI of digitale assistent verwijst. Ontbreekt er een groet, dan komt er altijd een nette afsluiting onder met de naam van je eigen zaak — "Met vriendelijke groet, Team …". Die naam komt uit je eigen bedrijfsgegevens, nooit uit die van een ander.

Wat de status wordt

• Orderbevestiging → meteen Afgehandeld. Die map is administratie, geen werk.
• Al het andere → Actie nodig. Jij kijkt, jij verstuurt.
• Een reserveringsmail waar gegevens in ontbreken → Wacht op gast, met een concept dat om de ontbrekende gegevens vraagt.

Per ronde worden er hoogstens tien nieuwe mails per vestiging gesorteerd; de rest volgt in de volgende rondes vanzelf.

Let op

• Zonder API-sleutel doet de AI niets. Alleen de vaste regels voor orderbevestigingen blijven dan werken; alle andere mail blijft op Nieuw staan voor handmatige afhandeling.
• Staat de schakelaar Classificeren uit onder Instellingen › Email, dan geldt hetzelfde: geen AI-ronde, mail blijft op Nieuw.
• Een antwoord op een gastvraag dat níet uit je eigen vragenlijst onder Instellingen › Email komt, krijgt een waarschuwing mee dat het op algemene kennis berust — extra goed nalezen dus. Heb je "Algemene kennis toestaan" uitgezet, dan schrijft de AI in dat geval alleen een ontvangstbevestiging.
• De AI krijgt de opdracht niets te verzinnen bij reserveringsgegevens en nooit compensatie te beloven bij reviews. Het concept blijft desondanks mensenwerk om na te lezen — versturen doe jij.
• Loopt de AI-ronde stuk — de dienst geeft een foutcode terug, of het antwoord is onbruikbaar — dan blijft de mail onaangeroerd op Nieuw staan en probeert een volgende ronde het opnieuw.

Bijgewerkt op 27 augustus 2026