Wat er direct na het sorteren gebeurt

Een factuur kan meteen doorgestuurd worden, een klacht meldt zich bij de manager, een review komt op de Reviews-pagina. Wat er automatisch loopt en wat daarvan wordt vastgelegd.

Wanneer gebruik je dit

Je wilt weten wat Morris al gedaan heeft op het moment dat jij een mail voor het eerst opent — en waar je dat terugziet.

Facturen: doorsturen kan vanzelf

Staat onder Instellingen › Email bij de e-mailstromen het automatisch doorsturen aan én is er een administratie-adres ingevuld, dan gaat een mail die als factuur is herkend direct na het sorteren naar dat adres. Alle opgeslagen bijlagen gaan mee, het origineel staat als tabel met de tekst eronder, en een antwoord op de doorgestuurde mail komt bij de oorspronkelijke afzender uit.

Na het doorsturen wordt de verwijdering van de mailserver ingepland op het ingestelde aantal dagen later — zie Wat er van de mailserver verdwijnt. In het factuurblok van de mail staat naar wie, wanneer, en dat het automatisch ging.

Staat het automatisch doorsturen uit (de standaard), dan gebeurt er niets tot jij op de doorstuurknop drukt.

Klachten en complimenten: de manager hoort het

Bij een mail die als klacht of compliment is herkend, informeert Morris de manager langs drie kanalen tegelijk:

• een pushmelding in het portaal aan de managers van de vestiging;
• een melding in de Meldingen-feed voor de beheerders;
• mail aan de beheerders — als het berichttype aanstaat onder Instellingen › Berichten. Het klacht- of complimentadres uit de e-mailstromen gaat daarbij als extra ontvanger mee.

De melding voor een compliment staat standaard uit; die voor een klacht standaard aan.

In het klacht- of complimentblok van de mail zie je daarna óf en via welke kanalen de manager is geïnformeerd. Dat blok toont wat er werkelijk gebeurd is: ging de mail niet — omdat het berichttype uitstond, of omdat dezelfde melding al open stond — dan staat het mailkanaal er ook niet bij. Met de knop Manager informeren kan het alsnog, zolang het nog niet gebeurd is.

Reviews: op de pagina én gemeld

Een mail over een online review wordt aan de Reviews-pagina toegevoegd als niet-openbare review. De bron leidt Morris af uit de mail zelf (het platform waar hij vandaan komt); is die niet te herkennen, dan staat er "E-mail". Dezelfde mail levert nooit twee reviews op, hoe vaak hij ook opnieuw verwerkt wordt. Een review met negatief sentiment krijgt meteen de aangemerkt-status, zodat hij op de Reviews-pagina bovenop ligt.

Of de manager ook een melding krijgt, hangt af van het sentiment en je instellingen: bij negatief standaard wel, bij positief standaard niet.

Let op

• Deze acties draaien in dezelfde ronde als het sorteren, dus binnen ongeveer vijf minuten na binnenkomst van de mail.
• Mislukt een automatische actie, dan blijft de mail gewoon staan; de ronde logt de fout en gaat door met de volgende mail. Er verdwijnt niets.
• Het doorsturen van facturen en het toevoegen aan Reviews staan los van elkaar per vestiging ingesteld; controleer na het aanmaken van een nieuwe vestiging beide.

Bijgewerkt op 27 augustus 2026