Je weg vinden in Instellingen › Email

De zes blokken van het tabblad Email in Instellingen: inkomende en uitgaande mail, de afzender, de AI-assistent, de e-mailstromen en de kennisbank met eigen vragen en antwoorden.

Wanneer gebruik je dit

Alles wat de maildoos doet — mail ophalen, sorteren, concepten schrijven, facturen doorsturen — stel je in op één tabblad: open Instellingen en kies in de zijkolom onder Communicatie de ingang Email. Alle instellingen op dit tabblad gelden per filiaal; bovenin kies je voor welk filiaal je werkt.

Dit artikel loopt de zes blokken langs zodat je weet waar wat woont. Elk blok heeft zijn eigen knop Opslaan, rechtsonder.

Inkomende mail

De koppeling waarmee Morris de mailbox van je filiaal leest: de schakelaar Mail ophalen, de Server, de Poort (meestal 993), de Gebruikersnaam en het Wachtwoord. Rechtsboven in het blok staat een statuschip Actief of Uit. Staat de schakelaar uit, dan haalt Morris voor dit filiaal geen post meer op.

Het wachtwoordveld is altijd leeg: Laat leeg om te behouden. Alleen als je er iets nieuws intikt, wordt het vervangen.

Uitgaande mail

Dezelfde velden, maar dan voor de eigen mailserver waarmee de maildoos je antwoorden verstuurt: Verzenden via deze server, Server, Poort (587 of 465), Gebruikersnaam en Wachtwoord, met dezelfde statuschip en dezelfde leeg-laten-regel voor het wachtwoord.

Afzender

• Naam — de naam die ontvangers boven je antwoorden zien staan.
• Handtekening — komt onder elke uitgaande mail uit de maildoos te staan.

AI-assistent

Hier bepaal je wat de assistent voor je doet:

• Drie schakelaars: Classificeren (sorteert binnenkomende post op soort), Samenvatten (zet een korte samenvatting boven elke mail) en Concepten schrijven (schrijft alvast een antwoord dat jij naleest en verstuurt).
• Toon — vier keuzes: Professioneel, Warm en gastvrij, Informeel of Zakelijk.
• Model — vier keuzes; een groter model schrijft beter maar kost meer per bericht.
• API-sleutel — leeg laten is behouden. Zonder sleutel doet de AI niets.
• Maximale lengte — in woorden (50 tot 500).
• Opdracht aan de assistent — de volledige instructie die de assistent bij elk bericht meekrijgt: hoe hij moet klinken, wat hij wel en niet mag zeggen. Met de knop Tekst uit bestand halen neem je de tekst over uit een pdf-, docx- of txt-bestand.

E-mailstromen

Wat er automatisch met elke soort mail gebeurt, in vijf groepen:

• Facturen — Doorsturen zonder goedkeuring, Doorsturen naar, Kopie naar en Van de server wissen na (dagen na doorsturen).
• Orderbevestigingen — de Bewaartermijn (0 is nooit legen) en Ook van de server wissen, met de waarschuwing dat dit niet terug te draaien is.
• Klachten en complimenten — Klachten naar, Complimenten naar (leeg = zelfde als klachten), en of de melding ook in het portaal verschijnt.
• Reviews — Reviews naar, Melden bij negatief, Melden bij positief en Op de Reviews-pagina zetten.
• Vragen van gasten — Algemene kennis toestaan (uit = alleen antwoorden uit je eigen kennisbank), het Reserveringssysteem (Guestplan of Morris Reserveringen) en Alternatieve tijden binnen X minuten.

Deze vijf groepen delen één formulier met één knop Opslaan.

Kennisbank

De vragen en antwoorden die de assistent letterlijk mag gebruiken bij het beantwoorden van gastvragen. Je ziet een tabel met per rij de Categorie, de Vraag, het Antwoord en een knop Verwijderen. Is er nog niets vastgelegd, dan staat er Nog geen vragen vastgelegd.

De knop Vraag toevoegen klapt de kaart Nieuwe vraag uit, met een categoriekeuzelijst met acht keuzes (Openingstijden, Reservering, Parkeren, Dieet en allergieën, Prijzen, Leverancier, Personeel en Algemeen), het veld Vraag, het veld Antwoord en de knop Vraag opslaan.

Let op

• Elk blok bewaart apart: de knop Opslaan van het ene blok slaat het andere niet op.
• De wachtwoordvelden (IMAP, SMTP, API-sleutel) tonen nooit wat er staat. Leeg laten betekent behouden; iets intikken betekent vervangen.
• Wijzig je de Opdracht aan de assistent en sla je op, dan worden alle nog niet afgehandelde mails van het filiaal opnieuw geclassificeerd. De inbox oogt daardoor tijdelijk weer "nieuw". Zie Alles opnieuw laten sorteren na een nieuwe AI-opdracht voor wat dat precies doet, inclusief de grens van 4.000 mails per ronde.
• De kennisbank op dit tabblad is de bron voor de voetnoot onder concepten bij vragen van gasten — antwoorden buiten deze lijst om draagt de assistent aan uit algemene kennis, met een waarschuwing erbij.
• Na Opslaan blijf je op dit tabblad Email staan — de melding bovenin verschijnt zonder dat je terugvalt op een ander tabblad van Instellingen.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026