Wat er wel en niet in je kassarapporten meetelt

Demonstratiebonnen tellen nergens mee, betaalmethodes worden op één spelling gebracht en er zit een bovengrens aan een rapport. Wat je moet weten voordat je een cijfer doorgeeft.

Wanneer gebruik je dit

Je stuurt een omzetcijfer door naar je boekhouder of je bank, en je wilt weten wat er precies in dat getal zit.

Demonstratiebonnen tellen nergens mee

Bonnen die uit een demonstratieset komen, zijn als zodanig gestempeld en worden overal overgeslagen: in elk rapport, in elke dagafsluiting, in het kasboek en in de bewaking op een vergeten afsluiting.

Dat gebeurt op de bron van de bon, niet op de datum of het bedrag. Alles wat als demonstratiemateriaal is klaargezet, valt buiten je cijfers — en dat kun je niet per ongeluk aanzetten.

Andersom geldt het ook: een echte bon telt altijd mee, ook als hij op een demonstratie-achtige tafel staat of op een gek tijdstip is aangeslagen.

Betaalmethodes worden op één spelling gebracht

In de praktijk sluipt er variatie in: de een slaat contant aan, de ander Contant, en een derde typt er een spatie achteraan. In je rapporten zouden dat drie regels worden.

Morris brengt ze daarom terug op één vorm: eerste letter een hoofdletter, de rest klein. contant, CONTANT en Contant zijn in je rapport dus één regel Contant. Een bon zonder betaalmethode komt onder Onbekend te staan.

Dat gebeurt bij het optellen, niet op de bon zelf: op de bon staat nog steeds wat er is aangeslagen.

Let op de keerzijde. Twee betaalmethodes die echt verschillend bedoeld zijn maar alleen in hoofdletters verschillen, worden hier samengevoegd. En omgekeerd: noem je iets de ene maand Cadeaubon en de andere maand Bon, dan blijven dat twee regels. Houd je lijst met betaalmethodes kort en houd hem gelijk.

Wat een rapport telt

• Alleen afgerekende bonnen tellen mee in de omzet, de BTW-splitsing, de omzet per betaalmethode, per medewerker, per categorie en per dag. Bonnen die nog openstaan worden apart geteld en als aantal getoond.
• De servicedag bepaalt in welke periode een bon valt, niet de kalenderdag. Zie De servicedag, het bonnummer en het Z-nummer.
• Correcties tellen mee, met hun negatieve bedrag, op de dag waarop ze zijn geboekt. Ze staan bovendien apart als correctietotaal.
• Fooi telt niet mee in de omzet en staat als eigen bedrag ernaast.
• Korting staat als eigen negatief bedrag en niet als categorie.

De grenzen van een rapport

Een rapport beslaat hoogstens een jaar. Vraag je een langere periode op, dan wordt de einddatum stilzwijgend teruggezet.

En een rapport bevat hoogstens twintigduizend bonnen. Wordt die grens gehaald, dan is het rapport onvolledig — en dan meldt het dat ook zelf.

Kijk daarop voordat je een cijfer doorgeeft. Waar die melding staat en wat je dan doet, plus de andere gevallen waarin een rapport niet klopt, staan in Het rapport klopt niet of is onvolledig.

Wat je meekrijgt in een export

De Excel is opgedeeld in bladen: een samenvatting, de BTW, de betaalmethodes, het kasboek, de fooien, de medewerkers en de bonnen zelf. Het CSV-bestand geeft de bonnen, met per BTW-tarief een eigen kolom bruto en BTW, en met de kolommen Bron, Correctie voor, Reden en Opmerking erachter. De afdrukversie vermeldt de periode, het moment van aanmaken en de ingestelde bewaartermijn.

Het kasboek in de export beslaat alleen dagen waarop er ook echt iets gebeurd is: dagen met een kasboekregel of met contante omzet. Lege dagen worden overgeslagen.

Let op

• De cijfers op het scherm en in de export komen uit dezelfde berekening. Wijken ze af, dan kijk je naar een andere periode of naar een andere vestiging.
• Een rapport wordt altijd opnieuw berekend. Komt er later een correctie bij, dan verandert het rapport van die dag. De momentopname bij een dagafsluiting verandert níet — dat is juist het punt van die momentopname.
• Alles is per vestiging. Een rapport gaat over één vestiging tegelijk; er is geen totaal over je hele zaak.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026