De koppeling tussen portaal en personeelsdossier

De Academie houdt een eigen medewerkerslijst bij. Wie het portaal gebruikt, wordt daar automatisch aan gekoppeld via zijn personeelsdossier — en zijn naam, functie en vestiging worden bij checklistgebruik telkens vers overgenomen.

Wanneer gebruik je dit

Je ziet op het tabblad Medewerkers van de Academie iemand twee keer staan. Of je hebt in het personeelsdossier een functie of vestiging aangepast en vraagt je af of de Academie dat overneemt. Dit artikel legt uit hoe de Academie aan zijn medewerkers komt.

Een eigen lijst, gevoed vanuit het dossier

De Academie heeft een eigen administratie van medewerkers, los van het personeelsdossier. Er zijn twee manieren waarop iemand daarin terechtkomt:

1. Jij maakt hem aan via Nieuwe onboarding of + Nieuwe medewerker in het beheer.
2. Hij gebruikt het portaal. Zodra een ingelogde medewerker een checklist opent, een punt afvinkt of een opmerking plaatst — en ook wanneer de trajectenpagina voor het eerst trajecten toewijst — maakt Morris er automatisch een Academie-medewerker bij, gekoppeld aan zijn personeelsdossier.

Bij die automatische route worden voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, vestiging en startdatum uit het dossier overgenomen, en de status gaat op actief. Bestond de koppeling al, dan worden diezelfde velden bij elk checklistbezoek opnieuw bijgewerkt: een functiewijziging in het dossier sijpelt zo vanzelf door naar de Academie.

Let op

• De twee routes vinden elkaar sinds 28 augustus 2026, mits het e-mailadres klopt. De koppeling loopt via een vaste sleutel aan het dossier; een medewerker die jij handmatig in het beheer aanmaakte heeft die sleutel nog niet. Logt diezelfde persoon voor het eerst in op het portaal, dan zoekt Morris eerst een bestaande, nog niet gekoppelde rij met hetzelfde e-mailadres en hangt de sleutel daaraan — je handmatige rij wordt dan de portaalrij, met de echte voortgang erop. Staat er geen e-mailadres bij je handmatige rij, of komt het niet overeen met het e-mailadres uit het dossier, dan ontstaat er alsnog een tweede, losstaande Academie-medewerker, en die twee worden nooit samengevoegd.
• De verversing gebeurt niet op elke pagina. De kennisbank in het portaal en het openen van een losse trajectstap werken de gegevens níét bij; het openen of afvinken van een checklist wél. In de praktijk is dat ruim genoeg, maar direct na een dossierwijziging kan de Academie heel even de oude functie tonen.
• Handmatig bijwerken kan alleen via de API (en verwijderen helemaal niet). Wat je daar wijzigt aan naam, functie of vestiging wordt bij het volgende checklistbezoek weer overschreven met wat er in het dossier staat — het dossier wint altijd.
• Leidinggevende-velden blijven buiten beeld. Voordat een portaalpagina van de Academie gebouwd wordt, worden beoordelingsvelden zoals de ranking uit het dossier gefilterd; die bereiken de portaalkant nooit.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026