Een medewerker aan de Academie toevoegen en trajecten toewijzen

Met + Nieuwe medewerker zet je iemand in het inwerksysteem; Morris wijst daarbij automatisch alle actieve trajecten voor die functie toe.

Wanneer gebruik je dit

Er start een nieuwe collega en je wilt het inwerktraject klaarzetten vóór de eerste werkdag. Je voegt de medewerker toe aan de Academie, en Morris hangt er meteen de juiste trajecten aan.

De medewerker toevoegen

1. Open Academie in de hoofdnavigatie en ga naar het tabblad Medewerkers. De knop Nieuwe onboarding op het Overzicht brengt je naar hetzelfde tabblad.
2. Klik op + Nieuwe medewerker.
3. Vul in het venster Nieuwe medewerker de velden in:
   • Voornaam en Achternaam — verplicht. Laat je ze leeg, dan meldt Morris Vul voornaam en achternaam in.
   • E-mail — vrij.
   • Functie — een vaste keuzelijst met functietitels, sinds 28 augustus 2026 dezelfde lijst als in het traject-venster (uit de module-instellingen). Dit veld bepaalt welke trajecten worden toegewezen.
   • Vestiging — de filialen van je zaak, of het streepje voor "geen".
   • Startdatum — vrij.
4. Onderin het venster staat het al aangekondigd: Bij opslaan worden automatisch alle actieve trajecten voor deze functie toegewezen.
5. Klik op Opslaan. Morris bevestigt met Medewerker toegevoegd — trajecten automatisch toegewezen.

De medewerker staat nu in de tabel, met status preboarding. Zodra hij voor het eerst in het portaal komt, springt die status op actief.

Hoe de toewijzing werkt

Bij het opslaan zoekt Morris alle trajecten die op Actief staan en exact dezelfde functienaam hebben als de medewerker. Die worden in één keer toegewezen. Twee dingen om te weten:

• De match is hier letterlijk. Een medewerker met functie "Bediening parttime" krijgt níét het traject voor "Bediening" — de namen moeten precies gelijk zijn. Het portaal is soepeler: komt een medewerker daar binnen zonder één toegewezen traject, dan wijst Morris alsnog trajecten toe waarbij de functienamen elkaar gedeeltelijk overlappen, en telt een traject met functie "algemeen" voor iedereen.
• De toewijzing kijkt hier niet naar de vestiging. Een actief traject met dezelfde functienaam wordt ook toegewezen als het bij een ander filiaal hoort. De automatische toewijzing in het portaal beperkt zich wél tot het eigen filiaal plus alles wat voor alle filialen geldt.

Wat je (nog) niet vanuit het scherm kunt

• Een traject los toewijzen aan een bestaande medewerker. Maak je een traject aan nádat de medewerker is toegevoegd, dan wordt het niet met terugwerkende kracht toegewezen, en een knop om dat handmatig te doen is er niet. Het enige vangnet: heeft de medewerker nog helemaal géén trajecten, dan doet het portaal het bij zijn eerstvolgende bezoek alsnog.
• Gegevens bijwerken. Naam, e-mail, functie of startdatum wijzigen kan niet op het scherm — de opslagroute bestaat alleen als API-aanroep. Voor medewerkers die via het portaal binnenkomen is dat zelden een probleem: hun gegevens worden bij elk portaalbezoek bijgewerkt vanuit het personeelsdossier.
• Een medewerker verwijderen. Dat kan helemaal niet, ook niet via de API.
• Een preboarding-link versturen. Er is geen knop om een uitnodiging of link te delen. Een nieuwe medewerker komt binnen via de gewone portaal-inlog; zodra hij de Academie voor het eerst opent, wordt hij aan zijn dossier gekoppeld en gaat zijn status op actief.

Let op

• De Academie houdt een eigen medewerkerslijst bij, los van Personeel. Wie via het portaal de Academie opent, komt daar vanzelf in te staan, gekoppeld aan zijn dossier. Handmatig toevoegen is dus vooral nuttig voor de preboarding-fase, vóórdat iemand kan inloggen.
• Voeg je iemand handmatig toe mét een e-mailadres, en logt diezelfde persoon later voor het eerst in op het portaal, dan herkent Morris sinds 28 augustus 2026 je handmatige rij aan dat e-mailadres en koppelt hem aan het dossier — er ontstaat dan geen tweede regel. Ontbreekt het e-mailadres, of komt het niet overeen met het dossier, dan ontstaan er alsnog twee losse regels die Morris niet samenvoegt.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026