Gasten importeren en exporteren

Het gastenbestand wegschrijven als CSV en weer inlezen — welke dertien kolommen Morris herkent, en welke gegevens een import alleen omhoog mag bijstellen.

Wanneer gebruik je dit

Je wilt een reservekopie van je gastenbestand, gegevens uit een ander systeem inladen, of in bulk toestemming of contactgegevens bijwerken. Beide knoppen staan onder Instellingen › Gastcontact, blok Gastenbestand.

Exporteren

Klik op Exporteren. Je krijgt een CSV-bestand met de naam gasten-<datum>.csv, met een BOM zodat Excel de tekens goed leest en puntkomma's als scheidingsteken. Het bevat dertien kolommen:

voornaam, achternaam, email, telefoon, taal, marketing_toestemming, geblokkeerd, bezoeken, no_shows, besteed_euro, laatste_bezoek, notities, afgemeld.

De kolom afgemeld bevat de datum waarop een gast zich heeft afgemeld voor mail, of niets als hij dat nooit deed. Bedragen staan met een komma als decimaalteken.

Een bestand controleren en importeren

1. Klik op Bestand kiezen en selecteer je CSV.
2. Klik op Controleren. Dit is een droogloop: Morris toont hoeveel regels hij las, hoeveel gasten nieuw zijn en hoeveel bijgewerkt worden. Er wordt nog niets opgeslagen.
3. Klopt het beeld? Klik op Importeren. Er verschijnt een bevestigingsvraag die terugverwijst naar Controleren.
4. Na afloop herlaadt de pagina zichzelf, zodat de tellers boven in het blok kloppen.

Alleen de kolom email is verplicht; de rest is optioneel. Mist er een kolom email helemaal, dan weigert Morris het hele bestand met een duidelijke melding. Regels zonder geldig e-mailadres worden overgeslagen — met het regelnummer en de reden erbij — de rest van het bestand wordt gewoon verwerkt. Zonder gekozen bestand meldt de knop Controleren of Importeren simpelweg "Kies eerst een bestand."

Wat een import wel en niet overschrijft

Bestaande gasten worden bijgewerkt op e-mailadres, hoofdletterongevoelig — dat is de enige sleutel die de import gebruikt. Daarbij gelden vaste grenzen, zodat een bestand nooit gegevens laat teruglopen:

• Naam, telefoon, taal en notities vullen alleen een lege waarde; staat er al iets, dan blijft dat staan.
• Bezoeken, no-shows en besteed bedrag kunnen door een import alleen omhoog, nooit omlaag (Morris houdt het hoogste van de twee aan).
• Laatste bezoek schuift alleen naar een latere datum op, nooit terug.
• Geblokkeerd kan een import alleen aanzetten, nooit uitzetten — zie Een gast blokkeren.
• Toestemming voor reclame (marketing_toestemming: ja) zet Morris alleen aan als hij nog uit stond, met als bron "import door …" en het moment van import. Hij gaat nooit uit via een import.
• Afgemeld wint altijd. Staat er in het bestand een afmelddatum of ja, en was de gast dat nog niet, dan legt Morris die afmelding vast en zet toestemming meteen uit — ook al zegt diezelfde regel marketing_toestemming: ja. Was een gast al afgemeld, dan blijft de eerder vastgelegde datum staan; een import verschuift hem niet.

Nieuwe gasten (een e-mailadres dat nog niet bestaat) worden met dezelfde regels aangemaakt, en krijgen taal nl als het bestand geen taal opgeeft.

Terugwaartse compatibiliteit

Morris leest ook oudere exports met minder kolommen. Ontbreekt een kolom als geblokkeerd of bezoeken helemaal in het bestand, dan laat Morris die gegevens bij bestaande gasten met rust — een ontbrekende kolom betekent dus niet "nee" of "0", maar "onbekend, niet aanraken."

Let op

• De export omvat altijd je hele gastenbestand, over al je vestigingen heen — anders dan de gastenlijst op het scherm, die per filiaal is afgebakend. Er is geen manier om per vestiging te exporteren.
• Gasten van wie de anonimiseringsdatum al verstreken is, staan niet in de export.
• Een export terug importeren is met de dertien kolommen niet meer destructief: blokkade, tellers, bezoekgeschiedenis en afmelding komen allemaal weer mee terug, dankzij dezelfde koppen die de export gebruikt.
• Er bestaat ook een route om alleen de aantallen op te vragen (totaal, met e-mailadres, met toestemming, geblokkeerd) zonder het hele bestand te downloaden. Geen enkel scherm gebruikt hem — het blok Gastenbestand rekent die tellers zelf al uit bij het laden van de pagina.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026