Storing in de telefonie

Brak een telefoongesprek af door een storing, of ging een gesprek via de noodroute naar de telefoon in de zaak, dan krijg je een melding en een mail. Wat de oorzaak in de melding betekent, waarom je per vestiging maar één open melding ziet, en wat je doet.

Wanneer gebruik je dit

Je kreeg de melding Een telefoongesprek brak af door een storing of Een gesprek ging via de noodroute naar de zaak, in Meldingen of per mail. Je wilt weten wat er gebeurde en wat je moet doen.

Waar je de melding ziet

• In Meldingen, op de tab Admin met het label Telefonie, en op de tab Urgent.
• Per mail aan de beheerders van de vestiging, met Wanneer en, bij een storing, Oorzaak erbij.

Dit bericht heet Storing in de telefonie. Op Instellingen › Meldingen en berichten staat het bij de beheerders in de groep Telefonie, met Altijd aan: je kunt het niet uitzetten.

Een gesprek brak af door een storing

Na elk telefoongesprek kijkt Morris hoe het eindigde. Brak het af door een storing, dan krijg je de melding Een telefoongesprek brak af door een storing. In de tekst staan de oorzaak en het tijdstip, bijvoorbeeld De stem van de assistent viel uit. Het gesprek van 25 oktober om 14:05 brak daardoor af.

Morris draait daarvoor op Vapi, het platform dat het verstaan, het antwoorden en de stem van de assistent regelt. De oorzaak is een van deze zinnen:

• Morris kon het gesprek niet aannemen. Vapi vroeg Morris welke assistent moest opnemen en kreeg geen bruikbaar antwoord.
• Het verstaan van de beller viel uit. De dienst die de beller verstaat, werkte niet.
• De stem van de assistent viel uit. De dienst die de assistent laat spreken, werkte niet.
• Het taalmodel gaf geen antwoord. Het deel dat bedenkt wat de assistent zegt, gaf geen antwoord.
• De telefoonverbinding viel weg. De lijn tussen de beller en Vapi brak af.
• Er ging iets mis bij Vapi. Een andere fout bij Vapi.

Het gesprek staat gewoon op de pagina Telefonie, op het tabblad Gesprekken, met het nummer van de beller. Klik op de melding om er te komen.

Geen storing is: de beller hangt op, het gesprek is doorverbonden, het bleef stil, het duurde te lang, of Vapi kreeg geen geluid van de beller. Dat ligt meestal aan de beller zelf. Een proefgesprek met de microfoon van je laptop geeft nooit een melding.

Een gesprek ging via de noodroute naar de zaak

Kon Morris een gesprek helemaal niet aannemen, dan stuurt Vapi het meteen door naar de telefoon in de zaak: het nummer onder Doorverbinden › Restaurant. Dat is de noodroute. Zie Bij een storing: de noodroute.

Zo'n gesprek komt bij Morris nooit binnen. Morris vraagt Vapi daarom elke vijf minuten welke gesprekken zo eindigden. Vindt Morris er een, dan krijg je de melding Een gesprek ging via de noodroute naar de zaak, met het tijdstip van het gesprek. De melding komt dus pas een paar minuten na het gesprek.

Het gesprek staat niet op de pagina Telefonie, en het nummer van de beller staat niet in de melding. Kijk daarvoor in de gemiste oproepen van de telefoon in de zaak.

Je krijgt deze melding alleen als Morris onbedoeld niet kon opnemen. Geen melding komt er:

• als de gastvrouw uit staat. Dan gaat het gesprek met opzet naar de zaak;
• als het gebelde nummer bij geen enkele vestiging hoort;
• als een gesprek dat Morris naar de zaak doorverbond, weer bij Morris terugkomt. Morris neemt dat met opzet niet aan.

Eén open melding per vestiging

Per vestiging staat er van elke soort hooguit één melding open: één voor een storing en één voor de noodroute. Zolang die openstaat, maakt Morris bij een volgende storing van dezelfde soort geen nieuwe melding en stuurt hij geen nieuwe mail, ook niet als de oorzaak anders is. Het tijdstip en de oorzaak in de melding horen bij het eerste gesprek.

Kijk daarom op het tabblad Gesprekken of er rond dat tijdstip meer gesprekken misgingen. Handel de melding af als je klaar bent: gaat het daarna opnieuw mis, dan krijg je weer een melding en een mail. Zie Een melding afhandelen.

Wat je doet

1. Bel de gast terug. Bij een storing staat het nummer bij het gesprek op de pagina Telefonie. Bij de noodroute kijk je in de gemiste oproepen van de telefoon in de zaak.
2. Handel de melding af zodra je klaar bent.
3. Gebeurt het vaker, bijvoorbeeld een paar keer op een dag of elke dag, neem dan contact op met Morris. Noem het tijdstip en de oorzaak uit de melding.

Morris krijgt bij een storing en bij de noodroute zelf ook een mail, en ook als Vapi een tijd niet te bereiken is. Je hoeft niet voor elke losse storing contact op te nemen.

Let op

• Zorg dat er in de zaak iemand opneemt. Bij de noodroute gaat de telefoon in de zaak over. Vul bij Restaurant daarom een nummer in waar echt iemand opneemt.
• Een WhatsApp naar de beller. Wil je dat een beller na een storing vanzelf een WhatsApp krijgt waarmee hij alsnog kan reserveren of om een terugbelverzoek kan vragen, zie WhatsApp na een mislukt gesprek. Na de noodroute stuurt Morris geen WhatsApp.
• Een melding blijft één mail. Hoe Morris dubbele mails voorkomt, staat in Wanneer beheerders mail krijgen, en wanneer niet.

Meer over AI-telefonie op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 25 oktober 2026