Facturen voor op rekening maken

In Beheer › POS › Facturen staat elke rekening die de bediening op rekening afrekende. Wat aan de kassa al is ingevuld, factureert Morris vanzelf; de rest maak en verstuur je hier, met een klant uit WeFact of een nieuwe klant via de KVK-zoeker. Op de factuur staat de rekening samengevat.

Wanneer gebruik je dit

De bediening rekende een tafel af met Op rekening: de gast betaalt later, met een factuur uit WeFact. In Beheer › POS › Facturen zie je welke rekeningen nog een factuur nodig hebben, maak je die factuur, en volg je wat er verstuurd en betaald is.

Aan de kassa kiest de bediening na Op rekening tussen twee dingen (zie Op rekening afrekenen):

• Nu invullen: het bedrijf, het e-mailadres en een referentie. Morris maakt de factuur na het afrekenen zelf en laat WeFact hem meteen mailen. Kantoor hoeft alleen in te grijpen als dat niet lukt.
• Later invullen: alleen een naam. Kantoor maakt de factuur hier.

Waar het staat

Ga naar POS en open de tab Facturen. Die tab staat er alleen bij een vestiging die WeFact heeft gekoppeld. Is WeFact niet gekoppeld, dan staat er WeFact is niet gekoppeld, met de knop Naar Instellingen; zie WeFact koppelen voor op rekening.

Bovenaan staan vier cijfers:

Daaronder twee lijsten: Nog te factureren en Facturen. Het overzicht kijkt 180 dagen terug.

Nog te factureren

Per rekening zie je wanneer hij is afgerekend, de tafel, voor wie hij is (de naam van de kassa, of Geen naam), het bedrag met de fooi, en wie afrekende.

Heeft de bediening Nu invullen gekozen, dan staat er een melding onder de naam:

• Wordt vanzelf gemaakt: Morris is bezig, of probeert het zo opnieuw. Gaf WeFact geen antwoord, dan probeert Morris het elke vijf minuten opnieuw, hooguit vijf keer. Er staan geen knoppen bij: je hoeft niets te doen.
• Niet vanzelf gelukt, met de reden erachter: maak de factuur zelf met Factuur maken. De gegevens van de kassa staan dan al in het formulier. Wat na zeven dagen nog niet gelukt is, komt hier ook te staan, met Na zeven dagen niet vanzelf gelukt; maak de factuur hier.

Bij elke andere rekening staan twee knoppen:

• Factuur maken: zie hieronder.
• Niet factureren: voor een rekening die al op een andere manier betaald is, of die je niet wilt factureren. Morris meldt Deze rekening wordt niet gefactureerd. Terugzetten kan in de lijst hieronder.

Een correctie van een manager op een betaling op rekening staat als eigen regel, met Correctie bij het bedrag. Daar maak je geen factuur van; met Afhandelen haal je hem uit de lijst. Moet er geld terug, crediteer de factuur dan in WeFact.

Een factuur maken en versturen

Klik op Factuur maken. Je ziet drie blokken.

Rekening toont de regels zoals ze naar WeFact gaan: het aantal, de omschrijving en de btw-code, met eronder het totaal inclusief btw en de fooi. Hoe die regels tot stand komen, staat verderop bij Wat er op de factuur staat.

Ging Nu invullen niet vanzelf, dan staat erboven Aan de kassa ingevuld, maar de factuur ging niet vanzelf: met de reden.

Daarna kies je de klant: een klant die al in WeFact staat, of een nieuwe.

Een klant die al in WeFact staat

1. In het blok Klant in WeFact zoekt Morris meteen op de naam van de kassa. Zoek anders zelf op naam of klantnummer en klik op Zoeken.
2. Kies de klant in de lijst. Je ziet per klant de naam, de contactpersoon, het e-mailadres en het klantnummer.
3. Vul zo nodig E-mailadres voor deze factuur in. Laat je het leeg, dan gaat de factuur naar het adres van de klant in WeFact.
4. Vul zo nodig de Referentie in: de kostenplaats, het ordernummer of een opmerking van de gast.
5. Klik op Maken en versturen.

Een nieuwe klant

1. In het blok Nieuwe klant zoek je het bedrijf bij KVK: typ het KVK-nummer of de bedrijfsnaam en klik op Zoeken. Een KVK-nummer vult het formulier meteen; bij een naam klik je het juiste bedrijf in de lijst aan. Er staat dan Gegevens van KVK: met de naam en het KVK-nummer.
2. Kijk de velden na: Bedrijfsnaam, KVK-nummer, Contactpersoon, Straat en huisnummer, Postcode en Plaats.
3. Vul het E-mailadres in. Dat is verplicht: hierheen mailt WeFact de factuur.
4. Vul zo nodig de Referentie in.
5. Klik op Maken en versturen.

Geen KVK-nummer, of staat de KVK-zoeker niet aan? Vul de velden dan zelf in.

Staat de klant toch al in WeFact, dan maakt Morris geen tweede aan. Met een KVK-nummer zoekt Morris een klant met hetzelfde nummer; zonder nummer een klant met hetzelfde e-mailadres én dezelfde naam. Pas als die er niet is, komt er een nieuwe klant in WeFact.

Wat er dan gebeurt

Morris maakt de factuur in WeFact en laat WeFact hem meteen mailen. Je komt terug op het overzicht met bijvoorbeeld Factuur … van € … is door WeFact verstuurd naar …. De factuur staat nu onder Facturen.

Voordat hij verstuurd wordt, kijkt Morris het totaal na: wat WeFact uitrekent moet gelijk zijn aan wat de kassa boekte. Wijkt het af, dan blijft de factuur een concept en staat erbij wat er verschilt, bijvoorbeeld WeFact rekent € …, de kassa boekte € …. Kijk de conceptfactuur na voordat je hem verstuurt. Zie Een concept versturen. Lukte alleen het versturen niet, dan blijft het ook een concept, met Versturen lukte niet: en de reden; klik dan later op Versturen.

Weigert WeFact de factuur, dan zie je Niet gelukt: met de reden, en blijf je op het formulier. Er is dan geen factuur gemaakt.

Gaf WeFact bij het maken van de factuur geen antwoord, dan weet Morris niet of hij er staat. De factuur staat dan onder Facturen op Bezig, met WeFact gaf geen antwoord. Kijk in WeFact of er een concept met referentie "…" staat; staat het er niet, koppel dan los en maak de factuur opnieuw. Zo komt er nooit per ongeluk een tweede factuur.

Als Factuur maken niet kan

Soms toont het blok Rekening alleen een melding:

Facturen

De tweede lijst toont alle facturen die hier of na Nu invullen gemaakt zijn: wanneer, het factuurnummer, de klant, het bedrag en de stand. Heet de klant in WeFact anders dan wat de bediening intikte, dan staat eronder Aan de kassa: met de naam van de kassa.

Een concept heeft in WeFact nog geen echt nummer; dat krijgt hij pas bij het versturen.

Bijwerken

Morris vraagt elk uur bij WeFact na wat er verstuurd en betaald is, voor hooguit veertig facturen per vestiging per keer. Wil je het nu weten, klik dan rechtsboven op Bijwerken. Je ziet bijvoorbeeld 3 facturen bijgewerkt uit WeFact. Weigert WeFact, dan stopt het bijwerken en staat de reden in de melding.

Een concept versturen

Bij een concept waarvan het totaal klopt, staat Versturen. Morris vraagt eerst WeFact mailt factuur … van € … naar …. Doorgaan?.

Wijkt het totaal af, dan staat er geen knop Versturen. Pas de factuur aan in WeFact zodat hij gelijk is aan de kassa, klik hier op Bijwerken en daarna op Versturen. Je kunt hem ook in WeFact zelf versturen; na Bijwerken staat hij dan hier op Verzonden.

Loskoppelen

Loskoppelen staat bij een concept, en bij een factuur die langer dan twee minuten op Bezig staat. Het haalt de factuur alleen in Morris weg: de rekening staat daarna weer bij Nog te factureren. In WeFact verandert niets. Morris vraagt het eerst: Loskoppelen zet de rekening terug bij Nog te factureren. In WeFact verandert niets: doe dit alleen als de factuur daar niet (meer) staat, anders komt er een tweede.

Een verzonden, deels betaalde of betaalde factuur kun je niet loskoppelen.

Bij Niet factureren staat Terugzetten: dan komt de rekening weer bij Nog te factureren.

Wat er op de factuur staat

De factuur toont de rekening samengevat, niet per gerecht. De regels met de hoogste btw staan bovenaan.

Wat drank is, haalt Morris uit je kassa: heeft je zaak een barprinter, dan is drank wat naar de bar gaat; anders wat op de gang Dranken staat. Zit er in een tarief iets dat geen drank is, dan heet die regel Eten en drinken, ook bij 21%. Heeft je zaak geen barprinter en geen gang Dranken, dan heet 21% Drankjes en 9% Eten en drinken.

Is de rekening gesplitst en betaalde maar een deel op rekening, dan staat dat deel per btw-tarief op de factuur, als Eten en drinken 9% btw, Eten en drinken 21% btw, enzovoort.

Verder op de factuur:

• de btw-codes van je eigen WeFact-administratie, zodat elk tarief klopt;
• een omschrijving met de vestiging, de tafel en de datum;
• de referentie van de gast, of anders Morris met een kenmerk, zodat je de factuur in WeFact terugvindt;
• in de notitie de bonnummers;
• de betaaltermijn uit Instellingen › Koppelingen › WeFact.

Let op

• Een betaling op rekening is omzet van de dag. In de dagafsluiting en op het Z-rapport staat hij als eigen regel bij de betaalwijzen, naast Pin en Contant. Hij telt niet mee in de kas of bij de pin. Geef de betaalmethode een eigen grootboekrekening, anders komt het bedrag op de tussenrekening; zie De boekhoudexport instellen.
• Een betaling ongedaan maken of de betaalwijze wijzigen kan niet meer zodra er een factuur voor staat (bezig, concept, verzonden, deels betaald of betaald). Crediteer de factuur dan in WeFact en klik hier op Bijwerken: daarna staat hij op Vervallen. Een concept dat je in WeFact verwijdert, koppel je hier los. Anders blijft alleen een correctie over; zie Wat een correctie met je cijfers doet.
• Het e-mailadres van Nu invullen bewaart Morris niet langer dan nodig: het gaat weg zodra de factuur er is (dan staat het in WeFact), en anders na dertig dagen. Maak je de factuur later, vul het adres dan opnieuw in.
• Wat de beheer-POS zelf op rekening afrekent, vraagt geen naam: zo'n rekening staat hier met Geen naam. Dat geldt ook voor een betaling die op het kastje in de zaak is gedaan zonder verbinding met Morris.

Meer over Kassa op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 21 oktober 2026