De AI-assistent instellen

De drie schakelaars van de assistent, de toon en lengte van concepten, het model, de API-sleutel en de eigen opdrachttekst — en wat er gebeurt als je die opdracht wijzigt.

Wanneer gebruik je dit

De assistent doet drie dingen met binnengekomen mail: sorteren op soort, een samenvatting erboven zetten, en een concept-antwoord klaarzetten dat jij naleest en verstuurt. Alle drie stel je hier in of uit, per vestiging, samen met hoe de concepten moeten klinken.

Waar het staat

Ga naar Instellingen › Email, kies bovenin de vestiging, en zoek het blok AI-assistent.

De drie schakelaars

• Classificeren — Sorteert binnenkomende post automatisch op soort: factuur, klacht, reservering en zo verder. Staat dit uit, dan blijft elke mail op de status Nieuw staan voor handmatige afhandeling. Alleen de vaste herkenningsregels blijven werken: orderbevestigingen worden ook zonder AI herkend, aan het onderwerp of aan een bekende afzender.
• Samenvatten — Zet een korte samenvatting boven elke mail.
• Concepten schrijven — Schrijft alvast een antwoord dat je zelf nog moet nalezen en versturen.

Alle drie staan standaard aan.

Toon, model en lengte

• Toon — hoe de concepten klinken: Professioneel (standaard), Warm en gastvrij, Informeel of Zakelijk.
• Model — welk taalmodel de assistent gebruikt: gpt-4o-mini (standaard) of een van de drie grotere varianten. De uitleg op het scherm zegt het eerlijk: een groter model schrijft beter maar kost meer per bericht. Staat er per ongeluk iets onherkenbaars opgeslagen, dan valt Morris terug op de standaard.
• API-sleutel — de sleutel van je OpenAI-account. Een leeg veld behoudt de opgeslagen sleutel. Zonder sleutel doet de assistent niets: er wordt dan niet gesorteerd, niet samengevat en niets geschreven — alleen de vaste herkenning van orderbevestigingen blijft over.
• Maximale lengte — hoeveel woorden een concept hoogstens mag tellen. Standaard 150, instelbaar tussen 50 en 500.

De opdracht aan de assistent

Het grote tekstvak Opdracht aan de assistent is de instructie die bij elk bericht meegaat: hoe de assistent moet klinken en wat hij wel en niet mag zeggen. Laat je het leeg, dan gebruikt Morris een ingebouwde standaardtekst met de naam van jouw restaurant erin.

Met Tekst uit bestand halen haal je de tekst uit een PDF-, Word- of tekstbestand het vak in. Staat er al tekst, dan wordt de bestandsinhoud eronder geplakt, met een regel erbij uit welk bestand hij komt — er verdwijnt dus niets.

Wat er gebeurt als je de opdracht wijzigt

Sla je het blok op met een gewijzigde opdrachttekst, dan doet Morris meer dan alleen bewaren: alle nog niet afgehandelde mails van de vestiging worden opnieuw door de assistent beoordeeld, in stappen op de achtergrond. De melding bovenin zegt hoeveel: Instelling opgeslagen: email_ai_prompt. 12 mails gemarkeerd voor herbehandeling.

Daarbij verliezen die mails tijdelijk hun categorie, samenvatting en concept, en komen ze terug op de status Nieuw tot de nieuwe ronde ze heeft gehad. Afgehandelde, gearchiveerde en verwijderde mails blijven met rust. Kies er dus een rustig moment voor — midden op de dag oogt de inbox even alsof alles opnieuw binnenkomt.

Bij een zeer volle inbox — meer dan 4.000 mails in aanmerking voor herbehandeling — stopt de achtergrondronde voortijdig en blijft een deel op de oude categorie staan. In dat geval verschijnt er een melding in de Meldingenfeed van de beheerders; sla de opdracht dan nogmaals op om de rest alsnog te laten herbehandelen. Zie Alles opnieuw laten sorteren na een nieuwe AI-opdracht.

Let op

• Een eenmaal ingevulde opdracht krijg je via het scherm niet meer leeg. De opslag bewaart bij een leeg tekstvak de tekst die er stond. Terug naar de ingebouwde standaardtekst kan dus niet door het vak leeg te maken — er gebeurt dan iets verraderlijks: de oude opdracht blijft staan, maar de herbeoordeling van alle openstaande mails start wél. Wil je terug naar de standaard, plak dan zelf een nieuwe opdracht in het vak.
• De schakelaars, toon, model en lengte lossen géén herbeoordeling uit — alleen een gewijzigde opdrachttekst doet dat. Zet je bijvoorbeeld alleen Samenvatten uit, dan verandert er aan bestaande mails niets; het geldt vanaf de eerstvolgende mail.
• De assistent krijgt in zijn opdracht vaste vangrails mee die je niet kunt uitzetten: bij reserveringsgegevens niets verzinnen, bij reviews nooit compensatie beloven, en nooit ondertekenen als AI. Het concept blijft desondanks mensenwerk om na te lezen.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026