De reserveringskaart lezen

Het amber kader dat bij elke reserveringsmail verschijnt: wat elke stand betekent — van klaar om te boeken tot handmatige controle — en welke knop erbij hoort.

Wanneer gebruik je dit

Een mail met de categorie Reservering krijgt in het leespaneel een amber kader: de reserveringskaart. Morris heeft de mail dan al gelezen, de datum, tijd en het aantal personen eruit gehaald en de beschikbaarheid gecheckt in je reserveringssysteem. De kaart vertelt je wat er is gevonden en geeft je één knop om het af te maken. Uitvoeren gebeurt áltijd met jouw klik — de kaart zet alleen klaar.

In de kop van de kaart staat om welk soort verzoek het gaat — Reservering — nieuwe aanvraag, wijziging, annulering of bevestigingsverzoek — met rechts een badge met de naam van het gekoppelde systeem: Guestplan of Morris Reserveringen. De knoppen op de kaart noemen dat systeem ook, bijvoorbeeld Zet in Guestplan & bevestig gast. Kan de AI het verzoek niet in een van die vier soorten indelen, dan staat er kaal Reservering — overig — dat subtype heeft geen eigen omschrijving op de kaart.

Op de meeste standen staat verder de knop ↻ Opnieuw checken: die bouwt de kaart opnieuw op met de actuele beschikbaarheid.

Klaar om te boeken

Alle gegevens zijn compleet en de gevraagde tijd is beschikbaar. De kaart toont een raster met Datum, Tijd, Personen, Naam en — als de gast iets bijzonders vroeg — Bijzonderheden. De knop Zet in <systeem> & bevestig gast legt de reservering vast en stuurt direct de bevestiging naar de gast.

Klaar om te wijzigen

Morris heeft de bestaande reservering gevonden; de kaart zegt waaróp de match is gemaakt: op code, op e-mailadres of op naam. Je ziet Huidig (met het reserveringsnummer) en Nieuw naast elkaar, met een pijl ertussen. De knop heet Wijzig in <systeem> & bevestig gast.

Klaar om te annuleren

De te annuleren reservering staat op de kaart: Reservering (het nummer), Datum, Tijd, Personen en Naam, plus waarop de match is gevonden. De knop Annuleer in <systeem> & bevestig gast is rood — dit is de enige rode knop op de kaart.

Alternatieven

De gevraagde tijd is vol, maar vlakbij is nog plek: De gevraagde tijd (19:00) is niet beschikbaar … Wel in de buurt: met daaronder klikbare tijd-chips. De knop Boek gekozen tijd & bevestig gast (of Wijzig gekozen tijd & bevestig gast bij een wijziging) staat uit totdat je een tijd hebt aangeklikt. Eronder staat: Of stuur het concept hieronder zodat de gast zelf kiest — het concept-antwoord stelt de gast dezelfde tijden voor.

Hoe ver een alternatieve tijd van de gevraagde tijd mag liggen, stel je in bij Instellingen › Email, onder Alternatieve tijden binnen (standaard 60 minuten).

Gegevens onvolledig

Mist er iets — Gegevens onvolledig — er ontbreekt: datum, tijd, aantal personen — dan benoemt de kaart precies wat, en staat er onder de kaart een concept dat de gast om de ontbrekende gegevens vraagt. De mail komt op de status Wacht op gast te staan; er valt hier niets te boeken.

Geen plek, gevonden, niet gevonden

• Geen plek — de dag zit vol en er is ook niets in de buurt. Het concept onder de kaart stelt de gast een andere dag voor.
• Bevestigd gevonden — bij een bevestigingsverzoek: de reservering staat er, met datum, tijd, personen en nummer, en een concept-bevestiging staat klaar.
• Niet gevonden — Geen reservering gevonden die exact matcht op e-mailadres, naam of code. Het concept vraagt de gast om het reserveringsnummer. Morris gokt bewust niet: alleen een exacte match telt.

Handmatige controle nodig

Vindt Morris méérdere reserveringen die kunnen passen, dan kiest hij niet zelf: de kaart toont de kandidaten onder elkaar (datum, tijd, personen, naam en nummer) met de reden Meerdere mogelijke reserveringen gevonden; kies handmatig. Ook een wijziging die gelijk is aan wat er al staat komt hier terecht: De gevraagde wijziging is gelijk aan de bestaande reservering; lees de mail na.

Na het uitvoeren

Is de knop gebruikt, dan verandert de kaart in een verslag: Deze reservering is geboekt (of gewijzigd, geannuleerd) in <systeem>, met het reserveringsnummer en — als de bevestigingsmail is aangekomen — en de gast heeft onze bevestiging ontvangen. Mislukte de bevestigingsmail, dan staat dat er in rood bij: Bevestigingsmail mislukte: … De boeking zelf blijft dan gewoon staan; alleen de mail aan de gast moet nog een keer.

Oude mail zonder analyse

Een reserveringsmail die is binnengekomen vóórdat deze flow bestond, heeft nog geen kaart. In plaats daarvan staat er: Deze reserveringsmail is nog niet geanalyseerd door de nieuwe reserveringsflow, met de knop Reservering analyseren en de geruststelling eronder: Haalt datum, tijd en aantal personen uit de mail en checkt de beschikbaarheid — er wordt nog niets geboekt of verstuurd.

Let op

• Elke uitvoerknop vraagt eerst een bevestiging (Reservering vastleggen en de gast bevestigen?) en schakelt tijdens het uitvoeren alle kaartknoppen uit.
• Vlak vóór het boeken checkt Morris de beschikbaarheid nógmaals. Is de plek net vergeven, dan krijg je De gevraagde tijd is niet meer beschikbaar. en biedt de kaart de actuele tijden aan.
• Een knop hoort bij een stand: boeken kan alleen vanuit klaar om te boeken of alternatieven, annuleren alleen vanuit klaar om te annuleren. Is de kaart intussen veranderd, dan weigert Morris met Actie '…' is niet mogelijk bij status '…'.
• Staat het reserveringssysteem niet goed ingesteld — geen sleutel, geen restaurantnummer, of de eigen reserveringenmodule nog niet ingericht — dan toont de kaart dat in rood als niet geconfigureerd. Regel dat bij Instellingen › Email.
• Ziet de AI de mail bij een nieuwe analyse niet (meer) als reservering, dan volgt Morris dat oordeel: de mail krijgt het nieuwe label en de kaart verdwijnt, met een melding welke categorie het is geworden.

Bijgewerkt op 28 augustus 2026