Een gast zegt geen bericht te hebben gekregen

Wanneer er geen herinnering uitgaat, en waarom een uitgezette mail toch verstuurd wordt — met een andere tekst dan de jouwe.

Wanneer gebruik je dit

Een gast belt: hij heeft geen herinnering gehad, of geen bevestiging. Of andersom: hij kreeg wél een mail terwijl jij dat bericht juist had uitgezet, en de mail zag er niet uit zoals jij hem had ingericht.

Wanneer er geen herinnering uitgaat

Morris kijkt periodiek welke reserveringen een herinnering verdienen. Vier situaties vallen daar structureel buiten:

1. De gast boekte kort van tevoren. Staat de herinnering op 24 uur vooraf en boekt iemand 's ochtends voor diezelfde avond, dan gaat er nooit een herinnering uit. Morris stuurt er geen achteraf en geen versnelde: de reservering is simpelweg gemaakt binnen het venster en valt eruit.
2. De gast heeft geen e-mailadres. Een telefonische boeking waarbij je alleen een nummer noteerde, krijgt niets. Morris stuurt geen sms.
3. De reservering staat niet op bevestigd. Alleen bevestigde reserveringen komen in aanmerking. Een aanvraag die nog op goedkeuring wacht krijgt niets, en een gast die al binnen of aan tafel is ook niet.
4. Het adres is een test- of demo-adres. Adressen op domeinen als example.com, of eindigend op .local, .test en .invalid, worden overgeslagen en daarna als afgehandeld geteld. Dat is een vangrail tegen proefmail; hij treft alleen adressen die geen echte gast kunnen zijn.

Uitzetten stopt de mail niet

Onder Instellingen › Gastcontact staat per soort bericht een schakelaar. Die schakelaar doet iets anders dan hij lijkt te doen.

Zet je een bericht uit, dan gaat de mail alsnog de deur uit. Morris valt dan terug op een vast standaardsjabloon zonder jouw huisstijl en zonder jouw tekst. De schakelaar bepaalt alleen of jouw tekst gebruikt wordt, niet of er een mail verstuurd wordt.

Dat is een tekortkoming, geen instelling. Er is op dit moment geen manier om via dat scherm een gastbericht helemaal uit te zetten.

En het raakt meer mensen dan je denkt, want van de vier berichten staat er maar één standaard aan: de bevestiging. Herinnering, wijziging en annulering staan standaard uit. Bij een verse vestiging gaan die drie dus als standaardsjabloon de deur uit — met een andere opmaak dan de bevestiging, die wél jouw tekst draagt. De gast krijgt twee mails die eruitzien alsof ze van twee bedrijven komen.

Terugval op het vaste sjabloon

Er is nog een tweede weg naar datzelfde standaardsjabloon. Kan Morris jouw eigen tekst niet laden, of lukt het ophalen van je bedrijfsgegevens niet, dan verstuurt hij het vaste sjabloon in plaats van jouw versie.

Dat is een bewuste keuze: post gaat vóór opmaak. Beter een mail met de verkeerde opmaak dan een gast die niets hoort. Maar je merkt het niet — er komt geen melding. Je ziet het alleen aan de mail zelf.

Wat je eraan doet

1. Controleer eerst of de gast een e-mailadres in het gastprofiel heeft staan, en of de reservering op bevestigd staat.
2. Kijk hoeveel uur vooraf je herinnering staat ingesteld, en of de boeking binnen dat venster is gemaakt.
3. Wil je dat álle gastmail jouw huisstijl draagt: zet alle vier de berichten onder Instellingen › Gastcontact aan en vul de teksten in. Aan zetten is de enige manier om het standaardsjabloon te vermijden.
4. Wil je een bericht helemaal niet versturen, dan kan dat nu niet. Bel de gast zelf en houd er rekening mee dat de mail toch aankomt.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026