Reserveringsberichten via WhatsApp instellen
Een bevestiging sturen vanuit een reservering, automatische telefonieberichten instellen, de wachtlijst via WhatsApp laten lopen en de WhatsApp-status controleren.
Vooraf
Je hebt een actief WhatsApp Business-nummer, een Meta-toegangstoken (met de
rechten whatsapp_business_messaging en whatsapp_business_management) en drie
goedgekeurde Nederlandstalige templates nodig: voor een bevestiging,
annulering en wijziging. Zonder deze gegevens blijft versturen uit. Voor de
wachtlijst komt er voor het aanbod een vierde template bij; bij direct
plaatsen kan Morris de bestaande bevestigingstemplate gebruiken. Zie
De wachtlijst via WhatsApp.
De koppeling instellen
- Kies bovenin de juiste vestiging.
- Open Instellingen › Koppelingen › WhatsApp-koppeling.
- Vul de restaurantnaam, Nummer-ID bij Meta en WhatsApp-account-ID in. De nummer-ID is de Meta-identificatie, geen telefoonnummer.
- Voer de Meta-toegangstoken in. Morris bewaart die versleuteld. Laat het veld bij een volgende wijziging leeg om de token te behouden.
- Controleer onder Reserveringstemplates de namen voor Bevestiging, Annulering en Wijziging. De invulvelden zijn achtereenvolgens gastnaam, restaurant, datum, tijd en aantal personen. Onder Wachtlijst staan Template bij aanbieden en Template bij plaatsen.
- Kijk achter elke templatenaam wat Meta zegt. Morris vraagt bij elke opslag zelf aan Meta of het Nederlandstalige template is goedgekeurd; zie Wat Meta over de templates zegt.
- Zet Koppeling inschakelen aan. Dat lukt pas als Meta de drie gewone reserveringstemplates heeft goedgekeurd; anders noemt de melding welk template nog niet klaar is. De koppeling staat standaard uit.
Schakelaars bewaren meteen; tekstvelden zodra je het veld verlaat. Dat geldt ook voor de restaurantnaam, accountgegevens, token en templatenamen. Controleer de opslagbevestiging.
Per berichtsoort WhatsApp aanzetten
Open Instellingen › Meldingen en berichten › Reserveringsberichten via WhatsApp. Daar staat per berichtsoort een schakelaar WhatsApp:
| Berichtsoort | Standaard | Wanneer het bericht gaat |
|---|---|---|
| Bevestiging | Aan | Bij een nieuwe bevestigde eigen reservering met een geldige WhatsApp-keuze; ook vereist om zelf een bevestiging vanuit de reservering te sturen. |
| Annulering | Aan | Bij een annulering van een eigen reservering waarvoor WhatsApp gekozen is. |
| Wijziging | Aan | Bij een gewijzigde datum, tijd of groepsgrootte van zo'n reservering. |
| Tafel aanbieden vanaf de wachtlijst | Aan | Bij een aanbod, met de claimlink. |
| Plaatsen vanaf de wachtlijst | Uit | Na een nieuwe directe plaatsing, met een bevestiging. |
De algemene koppeling moet ook aanstaan en het bijbehorende Meta-template moet zijn goedgekeurd. Deze keuzes staan los van de e-mailinstellingen. Met Koppeling instellen open je de accountgegevens en Meta-templates onder Koppelingen.
Zet je een berichtsoort uit, dan vervallen de nog niet verstuurde berichten van die soort. Opnieuw aanzetten verstuurt die niet alsnog. Een geldige kanaalkeuze, afmeldingen en gastblokkades blijven gelden.
Wat Meta over de templates zegt
Je zet de goedkeuring niet zelf aan: Morris vraagt bij elke opslag van het blok aan Meta hoe het met elk template staat, en zet dat achter de templatenaam. Achter Templates bij Meta staat wanneer dat voor het laatst gebeurde. Keurt Meta een template later goed, kies dan Opnieuw controleren.
| Achter de templatenaam | Betekenis |
|---|---|
| Goedgekeurd door Meta | Het template is in het Nederlands goedgekeurd en kan worden verstuurd. |
| In behandeling bij Meta | Meta beoordeelt het template nog. Kies later Opnieuw controleren. |
| Afgewezen door Meta | Pas het template aan in WhatsApp Manager en dien het opnieuw in. |
| Niet gevonden bij Meta | Er is geen Nederlandstalig template met precies deze naam in het WhatsApp-account. Controleer de naam en de taal. |
| Nog niet gecontroleerd | Morris heeft het nog niet aan Meta gevraagd, bijvoorbeeld omdat het WhatsApp-account-ID of de token nog ontbreekt. |
Daarvoor heeft de token naast whatsapp_business_messaging ook het recht
whatsapp_business_management nodig. Lukt de vraag aan Meta niet, dan
bewaart Morris de rest wel en zegt de melding waarom, bijvoorbeeld dat de
token verlopen is of dat recht mist. Een eerdere goedkeuring voor dezelfde
templatenamen blijft dan gelden.
Bij gebruik van de Morris-afzender krijgt de gast het bericht van Morris Horeca namens jouw restaurant. Vul daarom de restaurantnaam in die de gast moet herkennen; die staat in de berichttekst.
Kanaalkeuze en contactafspraken
Bij een nieuwe reservering aan de balie staat WhatsApp-bevestiging sturen standaard aan als de koppeling actief is, Bevestiging bij de berichtkeuzes aanstaat en het telefoonnummer geldig is. Je kunt de keuze uitzetten. Na het aanmaken wordt het bericht klaargezet. Deze medewerkerkeuze bepaalt het verzendkanaal; ze legt geen gasttoestemming vast. Het openbare boekingsformulier behoudt zijn eigen optionele WhatsApp-keuze.
De kanaalkeuze hoort bij die reservering en dat nummer. Morris respecteert een WhatsApp-afmelding en een gastblokkade. Een wijziging van tafel of een interne notitie geeft geen bericht; een gewijzigde datum, tijd of gezelschap wel, als de betreffende berichtsoort aanstaat. Imports uit Guestplan en walk-ins worden niet via WhatsApp aangeschreven.
Je restaurant blijft verantwoordelijk voor geldige contactafspraken en de vereiste informatie en toestemmingen volgens de toepasselijke regels en providervoorwaarden. Meta vereist algemene opt-in en respect voor afmeldingen. Een verzendkeuze in Morris bewijst geen toestemming van de gast.
Voor het versturen gaan het bevestigde telefoonnummer en de berichtinhoud naar Meta / WhatsApp: gastnaam, restaurantnaam, datum, tijd en aantal personen. Bij een aanbod aan de wachtlijst ook de tijd tot wanneer de gast kan claimen en de claimlink. Afleverstatussen komen via Morris terug bij jouw restaurant. Meer over deze verwerking staat in de privacyverklaring.
Een bevestiging sturen vanuit een reservering
- Open de reservering en controleer het telefoonnummer onder Gast en
contact. Een Nederlands mobiel nummer mag je als
06…invoeren. Een e-mailadres is voor WhatsApp niet nodig. - Kijk in het blok Berichten naar de regel WhatsApp en klik rechts op Bevestiging sturen. Morris zet de bevestiging direct klaar, zonder apart akkoordvenster.
- De regel toont daarna de soort en de status van het bericht, bijvoorbeeld Bevestiging · Aangeboden aan WhatsApp, en de knop heet Verstuurd.
Klik je op de regel WhatsApp zelf, dan opent het berichtenvenster op WhatsApp. Daar staat het laatste WhatsApp-bericht met zijn status, de knop Bevestiging sturen via WhatsApp en de knop WhatsApp-berichten stoppen. Via WhatsApp stuurt Morris alleen de bevestiging; een eigen bericht stuur je per e-mail, in hetzelfde venster onder E-mail. Dat is bewust: WhatsApp staat een vrij bericht alleen toe binnen 24 uur nadat de gast zelf iets stuurde. Wat gasten terugsturen, beantwoordt de assistent van Reserveren via WhatsApp als die aanstaat; je team ziet die gesprekken niet.
De knop is beschikbaar bij een bevestigde reservering die nog moet beginnen, met een geldig nummer, een actieve WhatsApp-koppeling en de berichtkeuze Bevestiging aan. Dit geldt voor reserveringen die via de balie, het boekingsformulier, de AI-telefoon of WhatsApp zijn gemaakt; imports, walk-ins en geblokkeerde gasten krijgen hiermee geen bericht. Kan het niet, dan staat onder de regel waarom, bijvoorbeeld WhatsApp staat uit voor deze vestiging, Niet bij een geïmporteerde reservering of Geen geldig mobiel nummer. Alle redenen staan in Een reservering openen en lezen.
De regel WhatsApp staat er zodra de koppeling van de vestiging actief is, of als er voor deze reservering al een WhatsApp-bericht, een verzendkeuze of een afmelding is. Ook bij een import uit Guestplan of een walk-in staat hij er dus, met de reden waarom er niets verstuurd kan worden.
Morris zet het bericht voor dezelfde stand van de reservering één keer klaar. Staat er al een bericht, dan zie je de status en kun je geen tweede exemplaar klaarzetten. Een dubbele klik of een herhaald verzoek maakt geen dubbele verzending. Wijzig je het nummer, dan vervalt de oude kanaalbinding. Je kunt de bevestiging daarna voor het actuele nummer klaarzetten. Een afmelding of gastblokkade wordt daarmee niet opgeheven.
In Mijn › Reserveringen werkt dezelfde handeling in de browser en in de iOS- en Android-app van Morris Horeca. Je hebt het recht om reserveringen te wijzigen en een internetverbinding nodig. De koppeling zelf beheert de beheerder in Instellingen.
Automatisch na een telefonische reservering
Open Instellingen › Telefonie › WhatsApp-bevestiging. Zet Automatisch bij telefonische reserveringen aan. Morris bewaart deze keuze meteen automatisch. Na de normale bevestiging van een geslaagde boeking zet Morris de WhatsApp-bevestiging vanzelf klaar voor het geldige contactnummer, zonder afzonderlijke WhatsApp-akkoordvraag. Wijzigingen en annuleringen volgen dezelfde voorkeur; afmeldingen en gastblokkades blijven gelden.
Deze voorkeur staat standaard aan om de bestaande werking te behouden. Koppeling inschakelen bij de algemene WhatsApp-koppeling staat standaard uit en moet ook aanstaan. Ook de betreffende berichtsoort bij Meldingen en berichten moet aanstaan. Alleen de telefonievoorkeur aanzetten activeert dus geen verzending.
Zet je de telefonievoorkeur uit, dan vervallen automatische WhatsApp-berichten van telefonische reserveringen. Zelf een bevestiging klaarzetten vanuit de reservering blijft mogelijk. De voorkeur verandert de WhatsApp-werking van het boekingsformulier en de balie niet.
De wachtlijst via WhatsApp
Onder Instellingen › Meldingen en berichten › Reserveringsberichten via WhatsApp kies je Tafel aanbieden vanaf de wachtlijst en Plaatsen vanaf de wachtlijst afzonderlijk. Aanbieden staat standaard aan, plaatsen standaard uit. Koppeling inschakelen bij Koppelingen › WhatsApp-koppeling moet voor beide aanstaan. De mailinstellingen staan hier los van.
De templatenamen staan in de groep Wachtlijst bij de koppeling:
| Templateveld | Standaard | Wat de gast krijgt |
|---|---|---|
| Template bij aanbieden | wachtlijst_plek |
De link om de tafel binnen 30 minuten te claimen, naast de mail. |
| Template bij plaatsen | reservering_bevestigd |
Een bevestiging na een nieuwe directe Plaatsen-actie. |
Template bij aanbieden heeft zeven invulvelden, in deze volgorde: gastnaam, restaurant, dag, tijd, aantal personen, claimen tot en de claimlink. Template bij plaatsen heeft vijf: gastnaam, restaurant, datum, tijd en aantal personen. Beide berichten gaan naar het nummer van de gastkaart.
Controleer achter elk van de twee templatevelden of Goedgekeurd door Meta staat; kies zo nodig Opnieuw controleren. Een bestaande, goedgekeurde Nederlandstalige template in hetzelfde WhatsApp-account kun je meteen gebruiken. Je hoeft dan bij Meta niets nieuws aan te maken. Ontbreekt de naam, maak het template dan in WhatsApp Manager aan als Utility, met de juiste invulvelden; begin en eindig de tekst met gewone woorden.
De goedkeuring wordt per gekozen templatenaam getoond. De gewone reserveringsberichten kunnen al aanstaan terwijl Meta een wachtlijsttemplate nog beoordeelt.
Bij plaatsen geldt de schakelaar alleen voor nieuwe directe plaatsingen. Oude reserveringen krijgen niets alsnog, en het claimen of Bevestigen van een eerder aanbod geeft geen extra WhatsApp-bevestiging. Handmatig Bevestiging sturen vanuit een wachtlijstreservering blijft niet mogelijk; de status van een automatisch plaatsingsbericht kan er wel staan.
Zet je een van deze schakelaars uit, dan vervallen de nog niet verstuurde berichten van die soort. Ze komen niet terug als je de schakelaar weer aanzet. Afmeldingen en gastblokkades blijven gelden. Hoe het aanbod en de plaatsing verder lopen, staat in De wachtlijst bijhouden.
Verzendstatus controleren
Op de regel WhatsApp in het blok Berichten van de reservering zie je de status van het bericht; in het berichtenvenster staat ook het moment erbij. Bij een aanbod aan de wachtlijst staat de status op de regel van de gast. Bij Instellingen › Koppelingen › WhatsApp-koppeling staan de aantallen per status, voor alle berichten samen, onder Alle berichten.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Klaar voor verzending | Het bericht staat in de wachtrij van Morris. |
| Wordt verstuurd | Morris biedt het bericht aan Meta aan. |
| Aangeboden aan WhatsApp | Meta heeft het bericht aangenomen; bezorging is nog niet bevestigd. |
| Bezorgd | Meta heeft gemeld dat het bericht is bezorgd. |
| Gelezen | Meta heeft een leesbevestiging doorgegeven. |
| Mislukt | Verzenden of afleveren is mislukt. Controleer de koppeling en templates. |
| Onzeker | Morris kan niet vaststellen of het bericht is aangekomen. |
| Vervallen | Het klaargezette bericht wordt niet meer verstuurd. |
Bij onzeker of mislukt probeert Morris het bericht niet vanzelf opnieuw. De verzendknop maakt ook geen nieuw exemplaar. Controleer eerst de actuele status en de koppeling voordat je de gast via een ander kanaal helpt. Is na het klikken niet bevestigd of het klaarzetten lukte, ververs dan de reservering om de actuele status te zien.
De aparte rij Afleverstatus toont bezorgd, gelezen en mislukt volgens de terugmeldingen van Meta. Ieder bericht telt bij één actuele afleverstatus; gelezen telt niet ook bij bezorgd. Een ontbrekende leesbevestiging bewijst niet dat de gast het bericht niet heeft gelezen. Een melding kan kort op verwerking wachten. Dubbele of late meldingen tellen niet dubbel en zetten een gelezen bericht niet terug naar bezorgd.
Voor deze terugmeldingen moet Morris de centrale webhook bij Meta hebben ingericht. Dit gebeurt door een super-admin via Platform › WhatsApp-koppeling en bij de Meta-app. Een gewone restaurantbeheerder stelt hier alleen de eigen vestiging in. Berichten van gasten gaan via dezelfde webhook naar de assistent van Reserveren via WhatsApp (zie Gasten laten reserveren via WhatsApp).
Een bericht dat langer dan een half uur klaarstaat vervalt. Ook een wijziging van de accountinstellingen laat eerder klaargezette berichten vervallen. Morris verstuurt ze na opnieuw inschakelen niet alsnog.
Het WhatsApp-blok in het oude gespreksdetail hoort bij een eerdere opzet en toont deze reserveringsberichten niet. Bekijk de status in de reservering of de totalen bij de WhatsApp-koppeling.
Verwante artikelen
Meer over Reserveringen op morris-horeca.nl.
Bijgewerkt op 18 oktober 2026