De wachtlijst bijhouden

Een gast op de wachtlijst zetten, een vrijgekomen tafel aanbieden (per mail en WhatsApp) of meteen plaatsen, een maximum instellen en wat de gast hoort als er geen plek komt.

Wanneer gebruik je dit

Een gast wil komen op een tijd die vol zit. Je zet hem op de wachtlijst, of hij doet dat zelf via je website. Komt er een tafel vrij, dan bied je die aan of plaats je de gast meteen.

De wachtlijst openen

1. Klik op het tabblad Wachtlijst. In het tabblad staat een teller met het aantal wachtenden; die teller staat er altijd, in welke weergave je ook zit.
2. Links staan de wachtenden onder elkaar. Rechts staat een kaart Hoe werkt dit met een korte uitleg.

Wat er op een regel staat

Per wachtende zie je:

• de naam met daarachter het aantal personen;
• het gewenste tijdvak, van–tot, met het telefoonnummer en het e-mailadres;
• via de website als de gast zichzelf heeft ingeschreven;
• bij een lopend aanbod met WhatsApp: hoe ver dat bericht is, bijvoorbeeld WhatsApp verstuurd, WhatsApp bezorgd of WhatsApp gelezen;
• de notitie, als die er is;
• een label rechts: Wacht sinds … met het tijdstip, Nu plek om … als er binnen het gewenste tijdvak een tafel vrij is, of Aangeboden, vast tot … als er een aanbod loopt.

Een gast toevoegen

1. Klik op Toevoegen. Het venster Op de wachtlijst opent.
2. Vul een voor- of achternaam in, en een telefoonnummer of e-mailadres. Zonder een van die twee kun je de gast niet bereiken. Staat WhatsApp bij Tafel aanbieden aan (zie hieronder), dan is een mobiel nummer genoeg om de gast een tafel aan te bieden; anders is daar een e-mailadres voor nodig.
3. Kies de Dag, het aantal Personen en het tijdvak bij Gewenst vanaf en Gewenst tot. Een Notitie mag erbij.
4. Klik op Toevoegen.

Inschrijven via de website

Staat Wachtlijst aan op het tabblad Widget (zie Het boekingsformulier instellen), dan kan een gast in je boekingsformulier een volle tijd kiezen en zich inschrijven. Hij komt op de lijst met een tijdvak van een half uur voor tot een half uur na die tijd, en krijgt een mail dat hij op de wachtlijst staat. Jij krijgt een melding.

Een tafel aanbieden

Staat er Nu plek bij een gast, dan is er binnen zijn tijdvak een tafel vrij op een tijd waarop je open bent. Een tijd die via Speciale dagen of een datumuitzondering onder Tijden gesloten is, telt niet mee voor Nu plek of een automatisch aanbod. Hetzelfde geldt als een servicelimiet het gezelschap tegenhoudt. Je kunt na een bewuste keuze wel een tafel aanbieden of de gast zelf plaatsen, zie hieronder.

• Tafel aanbieden houdt die tafel 30 minuten voor de gast vast en mailt hem een link om de tafel te claimen. Staat WhatsApp bij Tafel aanbieden vanaf de wachtlijst aan, dan krijgt hij dezelfde link ook per WhatsApp (zie hieronder). Claimt hij, dan is het een bevestigde reservering. Onderin zie je meteen wat er uitging, bijvoorbeeld krijgt een mail en een WhatsApp met de claimlink. Ging er niets uit (geen e-mailadres en geen WhatsApp), bel de gast dan zelf en klik op Bevestigen als hij ja zegt.
• Intrekken haalt een lopend aanbod terug. De gast wacht dan weer.
• Claimt de gast niet binnen 30 minuten, dan komt de tafel weer vrij en krijg je een melding, met de volgende op de lijst erbij.
• Plaatsen maakt meteen een bevestigde reservering, zonder aanbod. Je kiest eerst de tijd, zie Een tijd kiezen bij Plaatsen.
• De prullenbak (verwijderen) haalt de gast van de lijst.

Toch aanbieden als er online geen plek is

Vindt Tafel aanbieden geen online plek, dan opent Tafel aanbieden aan …. Kies een tijd binnen het gewenste tijdvak. Je ziet per tijd de vrije tafel, of waarom je de beschikbaarheidscontrole overrulet, zoals pacing vol, online dicht of een gesloten service. Voor een servicelimiet bevestig je ook de afzonderlijke waarschuwing.

Klik op In optie zetten om …. Het aanbod verschijnt in de reserveringenlijst als In optie en op de wachtlijst als In optie tot …. Het blijft 30 minuten geldig en wordt pas bevestigd als de gast claimt of je zelf Bevestigen kiest.

Is er op de gekozen tijd nergens een tafel vrij, dan heet de knop Zonder tafel in optie zetten. Je moet de optie daarna zelf op de tijdlijn een tafel geven. Ook na het claimen blijft dat nodig.

Het aanbod ook per WhatsApp

Een WhatsApp wordt sneller gezien dan een mail, en binnen 30 minuten claimen is kort. Is de WhatsApp-koppeling ingesteld (zie Reserveringsberichten via WhatsApp instellen), dan zet je dit zo aan:

1. Ga naar Instellingen › Koppelingen › WhatsApp-koppeling, groep Wachtlijst. Controleer Template bij aanbieden (standaard wachtlijst_plek) en de Meta-goedkeuring. Staat er In behandeling bij Meta, kies dan later Opnieuw controleren. Een bestaande goedgekeurde template uit dit account kun je meteen gebruiken.
2. Zet Koppeling inschakelen aan als de koppeling nog uitstaat.
3. Open Instellingen › Meldingen en berichten › Reserveringsberichten via WhatsApp. Zet WhatsApp aan bij Tafel aanbieden vanaf de wachtlijst. Deze voorkeur staat standaard aan.

Vanaf dan krijgt een gast bij Tafel aanbieden naast de mail een WhatsApp met dezelfde claimlink, op het telefoonnummer van zijn gastkaart. Dat bericht gaat binnen een halve minuut weg.

Een WhatsApp gaat niet uit:

• als de gast geen geldig mobiel nummer heeft;
• als de gast geblokkeerd is;
• als de gast eerder heeft laten weten geen WhatsApp-berichten te willen (WhatsApp-berichten stoppen bij een reservering).

Trek je het aanbod in, claimt de gast al via de mail of verloopt het aanbod voordat het bericht weg is, dan gaat de WhatsApp niet meer de deur uit.

Een bevestiging na direct Plaatsen

Bij Reserveringsberichten via WhatsApp staat ook Plaatsen vanaf de wachtlijst. De schakelaar WhatsApp bij die regel staat standaard uit. Zet je hem aan, dan krijgt een gast na een nieuwe, directe Plaatsen-actie een WhatsApp-bevestiging, op het nummer van zijn gastkaart. Dit staat los van de mailinstellingen.

Bij Koppelingen › WhatsApp-koppeling › Wachtlijst › Template bij plaatsen staat standaard reservering_bevestigd, met vijf invulvelden: gastnaam, restaurant, datum, tijd en aantal personen. Je kunt hiervoor de bestaande bevestigingstemplate uit hetzelfde WhatsApp-account gebruiken. Morris toont ook bij dit veld de goedkeuring van Meta; een nieuw template aanmaken is niet nodig als deze naam daar al is goedgekeurd.

De voorkeur geldt alleen voor nieuwe directe plaatsingen. Oude reserveringen krijgen niets alsnog, en na het claimen of Bevestigen van een eerder aanbod volgt geen extra WhatsApp-bevestiging. De knop Bevestiging sturen in de reservering is voor een wachtlijstreservering niet beschikbaar; de status van een automatisch verstuurde bevestiging zie je daar wel.

Zet je een van de twee wachtlijstschakelaars uit, dan vervallen de nog niet verstuurde berichten van die soort. Opnieuw aanzetten brengt ze niet terug. Een afmelding, gastblokkade of ontbrekend geldig mobiel nummer blijft het versturen tegenhouden.

Een tijd kiezen bij Plaatsen

Klik je op Plaatsen, dan opent het venster … plaatsen, met het aantal personen, de datum en het gewenste tijdvak eronder. Je ziet elke tijd binnen dat tijdvak (die nog niet voorbij is), met per tijd wat er dan kan:

• Groen, met het tafelnummer eronder: er is een tafel vrij die online te reserveren is, en de pacing heeft nog ruimte.
• Gestippeld, met pacing vol of online dicht eronder: er is wel een tafel leeg, maar de pacing zit op die tijd vol, of alleen een tafel of zone waar Online uit staat is vrij. Je kunt deze tijd toch kiezen; de gast komt dan op die lege tafel.
• Service dicht of gastenlimiet: de service is voor die datum gesloten of dit gezelschap zou het maximum aantal gasten overschrijden. Je kunt de tijd kiezen, maar voor het plaatsen is een aparte bevestiging nodig.
• Rood, met geen tafel eronder: op die tijd is nergens een tafel vrij.

Morris kiest vooraf de eerste groene tijd. Onder de tijden staat welke tafel de gast krijgt en van hoe laat tot hoe laat. Klik op een andere tijd als je wilt, en dan op Plaatsen om ….

Kies je een rode tijd, dan heet de knop Zonder tafel plaatsen. De gast komt dan zonder tafel op de tijdlijn. Schuif daar zelf wat en geef de reservering een tafel. Is er op de gekozen tijd wel een tafel leeg, dan plaatst Morris de gast altijd aan die tafel, nooit zonder.

Heeft de gast maar één tijd opgegeven en is daar een groene tafel vrij, dan slaat Morris het venster over en plaatst hij de gast meteen. Is die ene tijd gestippeld of rood, dan opent het venster wel, zodat je ziet wat je doet.

Is de tafel intussen door iemand anders bezet, dan zegt Morris dat en opent het venster opnieuw met de tijden van dat moment. De gast krijgt de gewone bevestigingsmail.

Bij Service dicht of gastenlimiet toont Morris eerst een duidelijke waarschuwing met de service, het maximum of de sluiting en het aantal gasten. Alleen met Limiet negeren en toch plaatsen plaats je dit gezelschap toch. Annuleren breekt de plaatsing af. De grens blijft voor volgende boekingen gelden, en bestaande reserveringen blijven staan.

Zijn er geen tijden om te kiezen, dan zegt Morris alleen dat het tijdvak voorbij is als de datum én de eindtijd verstreken zijn. Voor een toekomstige dag zonder plaatsbare tijden vraagt Morris je de service- en openingstijden voor die dag te controleren bij Openingstijden reserveringen.

Plaatsen op een dichtgezette datum

Je kunt een gast toch plaatsen op een datum die je hebt dichtgezet:

• bij Speciale dagen, met Gesloten;
• onder Tijden › Openingstijden reserveringen › Uitzonderingen, met de hele dag of één service gesloten. Dit geldt ook als de dag zelf op Open staat en je alle services hebt uitgezet.

Morris toont daarvoor de tijden uit het normale weekrooster, met het label dicht. Kies je zo'n tijd, dan verschijnt de waarschuwing: "Deze tijd is dichtgezet in de reserveringsinstellingen: …. Je plaatst er toch." Is er een tafel vrij, dan bevestig je met Toch plaatsen om …. Is er nergens een tafel vrij, dan blijft de knop Zonder tafel plaatsen, met dezelfde waarschuwing over de sluiting. Morris plaatst de gast pas na jouw bevestiging.

Online boeken, Nu plek en Tafel aanbieden blijven voor die tijd gesloten. Een gewone wekelijkse sluiting en tijden buiten de service of het normale weekrooster blijven bij Plaatsen gelden.

De gast krijgt een bevestigingsmail

Zodra de tafel vaststaat, krijgt de gast de gewone bevestigingsmail, met een link naar zijn gastpagina. Dat geldt voor alle drie de wegen:

• de gast claimt de aangeboden tafel zelf via de link;
• jij klikt op Bevestigen bij een lopend aanbod;
• jij klikt op Plaatsen.

Na Bevestigen en Plaatsen gaat de mail alleen uit als Bevestiging bij handmatige invoer aan staat onder Instellingen › Meldingen en berichten, bij Gasten. Die staat standaard aan. Het is dezelfde schakelaar als voor een reservering die je zelf invoert. Claimt de gast zelf, dan gaat de mail altijd uit.

Heeft de gast geen e-mailadres, dan gaat er geen bevestigingsmail uit. De WhatsApp-bevestiging na direct Plaatsen volgt de eigen schakelaar hierboven. Zonder mail of WhatsApp bevestig je het zelf aan de telefoon.

Een maximum instellen

Je bepaalt zelf hoeveel gezelschappen er per dag op de wachtlijst mogen staan.

1. Ga naar Instellingen › Reserveringen en open het vak Widget.
2. Vul onder Wachtlijst het veld Maximaal op de wachtlijst in. Met 0 is er geen maximum.

Morris telt de gezelschappen die wachten of een aanbod hebben, niet het aantal personen. Is de lijst van een dag vol, dan toont je website een volle tijd gewoon als vol en kan een gast zich niet meer inschrijven. Zelf Toevoegen kan altijd, ook op een volle lijst.

Als er geen plek vrijkomt

Is de gewenste tijd van een gast voorbij en wacht hij nog, dan haalt Morris hem binnen tien minuten van de lijst. Heeft hij een e-mailadres, dan krijgt hij de mail Helaas geen plek vrijgekomen, met de dag en het tijdvak erin en de zin dat je hem graag op een ander moment ontvangt.

Je zet deze mail uit bij Instellingen › Meldingen en berichten, onder Gasten, met de schakelaar Wachtlijst: geen plek. De gast gaat dan nog steeds van de lijst, alleen zonder bericht.

Er gaat geen mail uit als:

• de gast een tafel kreeg aangeboden en die niet claimde;
• jij de gast zelf van de lijst haalde;
• de gast geen e-mailadres heeft.

Lege wachtlijst

Wacht er niemand, dan staat er De wachtlijst is leeg, met de uitleg dat je hier een gast kunt toevoegen als de gewenste tijd vol zit.

Let op

• De wachtlijst biedt alleen tafels aan die online te reserveren zijn. Een tafel of zone waar Online uit staat, telt niet als plek, ook niet voor Nu plek en Tafel aanbieden. Wil je zo'n gast toch op die tafel, kies dan Plaatsen en een gestippelde tijd met online dicht.
• Verwijderen stuurt geen bericht. Laat de gast het zelf weten als dat nodig is.
• Reservering zonder tafel. Staat dat label op een regel, dan heeft de gast al een reservering die door een uitloop zijn tafel kwijtraakte. Geef die reservering op de tijdlijn een tafel en klik hier op Van de lijst.
• De teller in het tabblad telt de wachtenden van de dag die je bekijkt. Blader je naar een andere dag, dan verandert hij mee.

Meer over Reserveringen op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026