Aanvraag of directe boeking
Wanneer een online boeking meteen vaststaat, wanneer het een aanvraag wordt, en wat de gast in beide gevallen te horen krijgt.
Wanneer gebruik je dit
Je wilt weten vanaf hoeveel personen je zelf nog ja moet zeggen tegen een online boeking, en wat de gast intussen denkt.
Twee getallen bepalen alles
Onder Instellingen › Reserveringen staan twee grenzen:
- Maximale groep online — standaard 10. Tot en met dit aantal staat een online boeking meteen vast.
- Absolute maximale groep — standaard 30. Daarboven kan er helemaal niet online geboekt worden; het formulier zegt dat je daarvoor graag even meebelt.
Daartussenin — bij de standaardwaarden dus 11 tot en met 30 personen — wordt elke boeking een aanvraag.
Een grote groep krijgt altijd aanvraag te zien
Dit is het punt waar mensen over struikelen. Bij een grote groep kijkt Morris niet eerst of er een tafel vrij is. Elk tijdstip binnen de dienst komt bij zo'n groep terug als aanvraag, ook als de schatting op dat moment geen enkele passende tafel ziet.
Dat is bewust. Voor twaalf man schuif jij drie tafels tegen elkaar, en dat kan Morris niet uit zichzelf verzinnen. Zou het formulier "vol" zeggen, dan was de groep weg terwijl je ze prima had kunnen ontvangen.
Gevolg: bij een groep van vijftien lijkt je hele avond open te staan. Dat is geen belofte aan de gast, en de aanvraagmail zegt dat er ook bij.
Wat de gast krijgt bij een aanvraag
Meteen na het versturen krijgt hij de mail "We hebben je aanvraag ontvangen". Daarin staat:
- nadrukkelijk dat dit nog geen bevestiging is;
- dat je binnen 24 uur contact opneemt;
- datum, tijd, aantal personen en het referentienummer;
- de suggestie om te bellen als hij meteen zekerheid wil.
In je dagoverzicht staat de reservering op Aanvraag en telt hij mee in het kerngetal Aanvragen.
Wat jij daarna doet
- Open de reservering in het dagoverzicht.
- Kies Bevestigen als het kan. De gast krijgt dan de mail "Je aanvraag is bevestigd", met de knop om te wijzigen of te annuleren.
- Kies Afwijzen als het niet kan. Morris vraagt eerst of je het zeker weet.
Let op
- Afwijzen stuurt geen bericht. Een aanvraag afwijzen, een aanvraag bevestigen vanaf de balie of zelf een reservering aanmaken: in geen van die gevallen gaat er automatisch post naar de gast. Het scherm zegt dat er ook bij. Bel of mail de gast dus zelf.
- Een aanvraag krijgt geen herinnering. Alleen bevestigde reserveringen komen in aanmerking. Zolang jij niet bevestigt, hoort de gast niets meer.
- Een aanvraag houdt geen tafel bezet die je niet zelf toewijst. Reken er niet op dat de plek er nog is als je pas de volgende ochtend kijkt.
- Zet je de maximale groep online hoger dan de grootste tafelcombinatie die je hebt, dan bevestig je boekingen die je zaal niet aankan. Loop je combinaties na voordat je dat getal verhoogt.
Verwante artikelen
Bijgewerkt op 26 augustus 2026