Welke berichten je gasten vanzelf krijgen

Een overzicht van elke mail die Morris rond een reservering naar een gast stuurt, wat je zelf vanuit een reservering kunt sturen, en wanneer er niets uitgaat.

Wanneer gebruik je dit

Een gast belt met "ik heb niets gehoord", of juist met "waarom krijg ik hier een mail over". Dan wil je weten welke berichten Morris zelf verstuurt en welke je zelf moet doen.

Eerst: de schakelaars onder Instellingen › Meldingen en berichten

Alle gastmail loopt langs één poort. Ga naar Instellingen › Meldingen en berichten. In het blok Wat er verstuurd wordt staat het onderdeel Gasten, met per soort bericht een schakelaar. Staat een bericht daar uit, dan wordt het niet verstuurd. Er komt geen mail, en je ziet er verder niets van.

Bevestiging, Bevestiging bij handmatige invoer, Annulering en Terugbetaling staan standaard aan. Wijziging en Gemist bezoek staan standaard uit. Bij Herinnering staat hier geen schakelaar: die zet je aan en uit onder Instellingen › Reserveringen.

Eén mail gaat buiten de schakelaars om: wijzigt een gast zelf zijn reservering via zijn link, dan krijgt hij daar altijd een mail van, ook als Wijziging uit staat.

Zet je niets om, dan krijgt een gast dus vanzelf een bevestiging, ook van een reservering die je zelf invoert, en een bericht als de reservering wordt geannuleerd.

De berichten die vanzelf uitgaan

Bevestiging — zodra iemand via je boekingsformulier boekt. De boeking staat dan al op een tafel. In de mail staat de knop Reservering bekijken naar de gastpagina, waar de gast zijn reservering kan bekijken, zijn komst kan bevestigen, de dag, de tijd of het aantal personen kan wijzigen, en kan annuleren. De standaardtekst zegt dat ook: iets veranderd, pas het aan via de knop of bel even. Onder die knop staat de knop Zet in agenda, waarmee de gast de reservering in zijn eigen agenda zet; zie Zet in agenda. Vraag je een betaling via Mollie, dan gaat de bevestiging pas uit als het geld binnen is. Vervalt de boeking omdat er niet betaald is, dan krijgt de gast geen mail.

Bevestiging bij handmatige invoer — zodra je zelf een reservering invoert met Nieuwe reservering, bijvoorbeeld na een telefoontje of voor iemand aan de balie, en je bij Klant een e-mailadres invult. De gast krijgt dezelfde bevestigingsmail als na een online boeking. Een walk-in krijgt hem nooit: die gast zit al aan tafel. Zet je een gast vanaf de wachtlijst op een tafel met Plaatsen of Bevestigen, dan gaat deze bevestiging ook uit, als er een e-mailadres bekend is.

Deze schakelaar staat los van Bevestiging. Zet je alleen Bevestiging uit, dan krijgt een gast die je zelf invoert nog steeds zijn mail. Hoe het invoeren gaat, staat in Een reservering aan de balie aanmaken.

Herinnering — kort voor het bezoek, met de vraag of de gast nog komt. Die zet je aan met Herinnering sturen onder Instellingen › Reserveringen. Onder Instellingen › Meldingen en berichten staat bij Herinnering geen schakelaar, alleen de verwijzing Aan/uit bij Reserveringen. Zie Herinneringen aan gasten instellen.

Wijziging — zodra iemand aan de balie de tijd, de datum of het aantal personen aanpast, of de gast dat zelf doet via zijn link. Een andere tafel geldt niet als wijziging. De mail noemt de nieuwe gegevens en zegt wat er veranderde. De mail heeft de knop Reservering bekijken naar de gastpagina, met een verse link, zodat de gast kan zien wat er nu staat en het zo nodig zelf kan aanpassen of annuleren. Ook hier staat de knop Zet in agenda eronder, zodat de gast de nieuwe tijd in zijn agenda kan zetten.

Pas jij de reservering aan, dan volgt deze mail de schakelaar Wijziging, en die staat standaard uit. Wijzigt de gast zelf via zijn link, dan gaat de mail altijd uit, ook met Wijziging uit: de gastpagina zegt hem dan Je krijgt het ook nog per e-mail. Alleen een gast zonder e-mailadres krijgt niets.

Annulering — zodra de gast annuleert via de link uit zijn mail, of zodra jij de reservering annuleert. Annuleer jij, dan gaat er geen mail uit bij een walk-in, bij een boeking via Google (Google laat het de gast zelf weten) en bij een reservering waarvan de starttijd al voorbij is. Stort je bij het annuleren een online vooruitbetaling terug, dan staat in deze mail We storten € … terug. Dat staat binnen een paar werkdagen op de rekening of kaart waarmee je betaalde.

Terugbetaling — zodra jij een online vooruitbetaling terugstort met Terugbetalen in de reservering. De mail heet We hebben € … teruggestort en noemt de dag, de tijd en het referentienummer. Mollie mailt de gast daar zelf niet over. Annuleer je en stort je in dezelfde stap terug, dan krijgt de gast alleen de annuleringsmail met het bedrag erin. Gaat die annuleringsmail niet, bijvoorbeeld omdat Annulering uit staat of de starttijd voorbij is, dan gaat deze mail in de plaats. Hij gaat ook na het bezoek nog uit. Zie Geld terugstorten.

Na een afgerond bezoek kan de gast ook een Reviewverzoek krijgen. Dat stel je in bij Gastcontact; zie Het reviewverzoek dat vanzelf uitgaat na een bezoek.

Zelf een bericht sturen vanuit een reservering

Onderaan het detailpaneel van de reservering staat de knop Berichten, als de gast een e-mailadres heeft of als WhatsApp bij deze reservering in beeld is. Die opent een venster Berichten met de naam van de gast: het gesprek met die gast over deze reservering. Hetzelfde venster opent met een klik op een regel in het blok Berichten op het tabblad Reservering. Is WhatsApp in beeld, dan kies je bovenin tussen E-mail en WhatsApp; wat hieronder staat, gaat over E-mail.

• Typ je bericht in het tekstvak en klik op Versturen. De gast krijgt het per mail, in de opmaak van je zaak, met datum, tijd, personen en referentie eronder. Het bericht staat daarna in het gesprek, met wie het stuurde en wanneer.
• Antwoordt de gast op die mail, dan komt het antwoord in hetzelfde gesprek te staan. Dat werkt alleen als de mailbox van je vestiging aan Morris gekoppeld is (Instellingen › Email). Is dat niet zo, dan staat dat in het venster en komt het antwoord in je eigen mailprogramma aan.
• Bevestiging opnieuw sturen stuurt de bevestigingsmail (opnieuw), met een verse link naar de gastpagina. Handig na een telefonische boeking, of als de gast zijn mail kwijt is. Deze gaat ook als Bevestiging onder Instellingen › Meldingen en berichten uit staat.

Een antwoord verschijnt niet meteen: Morris haalt de mailbox om de paar minuten op (in te stellen bij Instellingen › Email). Zo'n antwoord staat niet tussen de mail op de pagina Email.

Bij een antwoord dat je nog niet gelezen hebt staat een bolletje met het aantal: bij de reservering in de tijdlijn en de lijst, op de knop Berichten onderaan het detailpaneel, op de regel E-mail in het blok Berichten en op Berichten in de balk boven de pagina. Die laatste opent een lijst van alle gesprekken, met de ongelezen bovenaan; Openen brengt je naar de dag van de reservering, met het gesprek erbij. Open je het gesprek, dan is het antwoord gelezen.

Alleen een antwoord op jullie bericht komt in het gesprek. Stuurt de gast los een nieuwe mail, dan staat die gewoon op de pagina Email.

Je ziet na het versturen Bericht verstuurd naar of Bevestigingsmail opnieuw verstuurd naar met de naam. Mislukt het, dan zegt Morris Versturen mislukt — probeer het nog eens.

Een bevestiging via WhatsApp sturen

Bij een actieve koppeling staat in het blok Berichten van de reservering een regel WhatsApp. Klik daar op Bevestiging sturen, of open het berichtenvenster op WhatsApp en klik op Bevestiging sturen via WhatsApp. Je hebt een geldig telefoonnummer nodig. Het bericht wordt direct klaargezet, zonder apart akkoordvenster; afmeldingen en gastblokkades blijven gelden. Een e-mailadres is hiervoor niet nodig. De regel toont daarna of het bericht klaarstaat, is aangeboden, bezorgd of gelezen. Bij mislukt of onzeker volgt geen automatische herhaling en maakt de knop geen tweede exemplaar. Kan versturen niet, dan staat de reden op de regel.

Via WhatsApp gaat alleen deze vaste bevestiging. Een eigen bericht stuur je per e-mail: WhatsApp staat een vrij bericht alleen toe binnen 24 uur nadat de gast zelf iets stuurde. Wat een gast terug appt, beantwoordt de assistent van Reserveren via WhatsApp als die aanstaat (zie Gasten laten reserveren via WhatsApp); je team ziet die gesprekken niet.

Via de telefoon kan Morris dit automatisch doen als de algemene koppeling en de eigen telefonievoorkeur aanstaan. Het bericht volgt na de normale boekingsbevestiging, zonder afzonderlijke WhatsApp-akkoordvraag. De mailschakelaars hierboven regelen e-mail; WhatsApp stel je apart in. Zie Reserveringsberichten via WhatsApp instellen.

Wanneer er juist geen bericht uitgaat

• Het bericht staat uit onder Instellingen › Meldingen en berichten. Wijziging staat daar standaard uit; pas jij een reservering aan, dan hoort de gast daar dus niets van. Kijk ook of iemand een van de bevestigingen of de annulering heeft uitgezet.
• Een walk-in krijgt geen bevestiging. Een reservering die je zelf invoert krijgt hem wel, maar alleen als je een e-mailadres invult en Bevestiging bij handmatige invoer aan staat. Ging er niets uit en wil je dat de gast alsnog een bevestiging krijgt, gebruik dan Berichten › Bevestiging opnieuw sturen.
• Op no-show zetten stuurt niets. Laat de gast het zelf weten als dat nodig is.
• Een tafelwissel is geen wijziging voor de gast. Sleep je een reservering naar een andere tafel, dan gaat er niets uit.
• Geen e-mailadres, geen mail. Morris stuurt geen sms.
• De wachtlijst heeft eigen mails. Een inschrijving via de website, een aangeboden tafel en het bericht dat er geen plek is vrijgekomen staan in De wachtlijst bijhouden. Haal je een gast zelf van de wachtlijst, dan gaat er niets uit.
• Aanvragen bestaan niet meer. Een online boeking wordt meteen op een tafel gezet of geweigerd; de mails Aanvraag ontvangen en Aanvraag bevestigd gaan niet meer uit. Zie Waarom er geen aanvragen meer binnenkomen.

Eigen tekst of standaardtekst

Twee schermen, twee vragen. Instellingen › Meldingen en berichten bepaalt of er gemaild wordt. Instellingen › Gastcontact bepaalt met welke tekst.

Staat onder Gastcontact de schakelaar Deze mail versturen aan, dan gaat jouw eigen tekst uit. Staat hij uit, dan gaat hetzelfde bericht uit met de standaardtekst. De opmaak, je logo en je bedrijfsgegevens zijn in beide gevallen gelijk; alleen de woorden verschillen. Bij een nieuwe vestiging staat alleen de bevestiging daar aan. Hoe je een tekst inricht, staat in Je eigen tekst in de gastmail.

Wat er in een bericht staat

Bevestiging, herinnering en wijziging noemen de datum, de tijd en het aantal personen; de annulering noemt de datum en de tijd. Het referentienummer staat niet in de mail zoals de gast hem normaal ziet. Het staat wel op de gastpagina achter de knop.

Noemt een mail het referentienummer toch, dan is het hetzelfde nummer als op de gastpagina. Dat is zo bij een bericht dat je zelf vanuit de reservering stuurt, en in de versie zonder opmaak die sommige mailprogramma's tonen. Na een online boeking is het het nummer dat de gast bij het boeken kreeg, bijvoorbeeld NL-K7P2Q9; bij een reservering die je zelf invoerde het nummer uit je lijst.

Onderaan elke gastmail staan je bedrijfsgegevens: de naam, het adres en het telefoonnummer. Staat er in je bedrijfsgegevens geen telefoonnummer, dan gebruikt Morris Telefoon voor gasten op het tabblad Algemeen in het blok Plattegrond en tafels, onder Locatie.

Waar een antwoord van de gast terechtkomt

Drukt een gast in zijn mailprogramma op beantwoorden, dan gaat zijn antwoord naar:

1. het adres bij E-mail voor gasten op datzelfde tabblad Algemeen, onder Locatie, van die vestiging;
2. staat daar niets, het adres van de mailbox die je onder Instellingen › Email hebt gekoppeld;
3. is die er ook niet, het adres van Morris.

Vul E-mail voor gasten dus in per vestiging, dan komen antwoorden bij jou aan.

Let op

• Nooit een tafelnummer. Morris weigert elke gastmail waarin een tafelnummer staat, zoals "tafel 12". "Je tafel staat klaar" mag wel.
• Hoogstens drie bevestigingen per adres per uur. Wie vaak achter elkaar boekt op hetzelfde adres, krijgt niet elke keer een mail.
• In testmodus bereikt geen enkele mail een gast. Alles komt in de testpostbus. Je ziet het aan het label Testmodus rechtsboven in het blok Berichten aan gasten onder Instellingen › Meldingen en berichten.
• Test- en demo-adressen krijgen nooit een herinnering, ook als de mail echt live staat.
• Is de verzendruimte even op, dan wacht de mail. Gaat er in korte tijd veel post uit, dan zet Morris de rest in de wachtrij en verstuurt die vanzelf zodra er weer ruimte is. Er gaat niets verloren.
• Een mislukte bevestiging wordt niet opnieuw geprobeerd. Je vindt hem in het Postvak-uit onderaan Instellingen › Meldingen en berichten, onder Laatst verstuurd (de laatste twaalf berichten), met de reden, bijvoorbeeld Ongeldig e-mailadres. Een melding krijg je er niet van.
• Een herinnering naar een ongeldig of geweigerd adres ook niet. Klopt het adres niet, of weigert de mailserver van de gast het, dan slaat Morris de herinnering voor die reservering over. Bij een tijdelijke storing probeert hij het wel opnieuw.
• De knop App ons staat niet in de gastmail. Vul je in de widget een WhatsApp-nummer voor gasten in, dan verschijnt die knop alleen in het boekingsformulier.
• Alleen de herinnering en het reviewverzoek laten een spoor na in het logboek van de reservering. Of een bevestiging, wijziging of annulering is verstuurd, zie je alleen in het postvak-uit.

Meer over Reserveringen op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026