Herinneringen aan gasten instellen

Een mail vooraf met "Ja, ik kom" of "Toch annuleren" scheelt no-shows. Zo zet je hem aan, en dit zijn de gevallen waarin hij niet uitgaat.

Wanneer gebruik je dit

Je hebt te veel lege tafels van mensen die niet komen opdagen. Een herinnering met één klik afzeggen geeft je die tafel op tijd terug.

Zo zet je hem aan

1. Ga naar Instellingen › Reserveringen.
2. Zoek het blok Berichten aan gasten.

3. Zet Herinnering sturen aan. Standaard staat hij uit.
4. Vul bij Hoe lang vooraf het aantal uren in. Standaard 24, toegestaan is 1 tot en met 72.
5. Klik op Opslaan.

Rechtsboven in dit blok staat of de post echt uitgaat. Zegt het label Testmodus, dan komt elke herinnering in de testpostbus en bereikt hij geen enkele gast. Staat er Post gaat echt uit, dan bereiken de berichten je gasten wel.

De instelling geldt per vestiging. Heb je meer dan één zaak, dan zet je hem overal apart aan, en mag hij overal een ander aantal uren hebben.

Morris kijkt elke tien minuten of er herinneringen klaarstaan.

Wat de gast krijgt

Een mail met de onderwerpregel "Tot vanavond om 19:00?" — of morgen, of de weekdag, afhankelijk van hoe ver vooruit je zit. In de mail staan datum, tijd, aantal personen en het referentienummer, met twee knoppen:

• Ja, ik kom — dat zie jij terug bij de reservering;
• Toch annuleren — de tafel komt meteen vrij en de gast krijgt de annuleringsmail.

Beide knoppen brengen hem naar zijn eigen gastpagina. Annuleert hij daar, dan komt de tafel meteen vrij en zie je dat op het dagoverzicht.

Het tafelnummer staat er nooit in — Morris weigert een gastmail waarin een tafelnummer voorkomt. Zodra een gast weet aan welke tafel hij zit, kun je de indeling niet meer schuiven zonder uitleg.

Wie binnen het venster boekt, krijgt nooit een herinnering

Dit is de regel die het vaakst voor verwarring zorgt.

Staat je herinnering op 24 uur, en reserveert iemand vanmiddag om drie uur voor vanavond zeven uur, dan gaat er geen herinnering uit. Niet later, niet korter van tevoren, helemaal niet.

De reden is simpel: die reservering is er nog geen 24 uur, dus het moment waarop de herinnering had moeten vertrekken ligt in het verleden. Morris haalt dat niet in.

Dat is geen fout. Iemand die drie uur geleden zelf heeft geboekt, weet het nog. Maar reken er dus niet op dat elke gast een herinnering krijgt. Zet je het venster op 48 uur, dan valt iedereen die binnen twee dagen boekt erbuiten — en dat is in de horeca de meerderheid.

De andere gevallen waarin er niets uitgaat

• Geen e-mailadres. Een telefonische boeking waarbij je alleen een telefoonnummer noteert, krijgt niets. Wil je herinneringen, vraag dan aan de balie standaard om een mailadres.
• Nog een aanvraag. Alleen reserveringen met de status Bevestigd komen in aanmerking. Een aanvraag die jij nog niet hebt goedgekeurd, valt erbuiten.
• De gast zit al. Is de gast al geplaatst, dan hoeft er niets meer.
• Een test- of demo-adres, of een reservering uit het demokanaal. Die worden overgeslagen, ook als de echte stand aanstaat.
• Iedereen die hem al gehad heeft. De herinnering gaat één keer per reservering, ook als de gast er niets mee doet.
• De mail staat in testmodus. Dan komt alles in de testpostbus en bereikt het niemand.

Hoeveel er per ronde uitgaan

Per ronde van tien minuten stuurt Morris hoogstens 40 herinneringen per vestiging. De rest schuift door naar de volgende ronde. Heb je drie vestigingen, dan kunnen dat er dus 120 per ronde zijn.

Bij een normale zaak loop je daar nooit tegenaan. Bij een grote zaak met een kort venster kan een herinnering een kwartiertje later komen dan je had gerekend.

Let op

• Uitzetten onder Gastcontact stopt deze mail niet. De schakelaar daar bepaalt alleen of jóuw tekst gebruikt wordt; staat hij uit, dan gaat er een vast standaardsjabloon uit. De herinnering écht uitzetten doe je met de schakelaar hierboven, onder Instellingen › Reserveringen.
• Eén herinnering per reservering. Ook als je het venster later verandert.
• Zet hem niet te vroeg. Een herinnering van 72 uur vooraf haalt vooral de boekingen van ver van tevoren, en die zijn juist niet je no-showprobleem. 24 uur is voor de meeste zaken de goede stand.
• Zet hem aan op een rustig moment. Doe je dat midden op de dag, dan pakt de eerstvolgende ronde meteen alle bevestigde reserveringen op die binnen het venster vallen — liever niet een uur voor het diner.
• De link uit de herinnering vervalt 24 uur na de starttijd. Daarna kan de gast er niets meer mee.
• Krijg je een melding "Herinnering verstuurd maar niet vastgelegd", kijk dan even mee: die gast kan de volgende ronde een tweede herinnering krijgen.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026