Herinneringen aan gasten instellen

Een mail vooraf met de vraag of de gast nog komt, scheelt no-shows. Zo zet je hem aan, en dit zijn de gevallen waarin hij niet uitgaat.

Wanneer gebruik je dit

Je hebt te veel lege tafels van mensen die niet komen opdagen. Een herinnering waarmee de gast makkelijk afzegt, geeft je die tafel op tijd terug.

Zo zet je hem aan

Er is één schakelaar, in het blok Berichten aan gasten.

1. Ga naar Instellingen en kies links, onder Communicatie, Meldingen en berichten.
2. Zoek het blok Berichten aan gasten.

3. Zet Herinnering sturen aan. Standaard staat hij uit.
4. Vul bij Hoe lang vooraf het aantal uren in. Standaard 24, toegestaan is 1 tot en met 72.
5. Het blok bewaart vanzelf zodra je de schakelaar omzet of het veld verlaat. Controleer of Opgeslagen verschijnt.

Meer hoef je niet aan te zetten. De regel Herinnering in de lijst gastberichten verwijst naar Berichten aan gasten; dat is de enige schakelaar.

Rechtsboven in het blok Berichten aan gasten staat of de post echt uitgaat. Staat daar Testmodus, dan komt elke herinnering in de testpostbus en bereikt hij geen enkele gast. Staat er Post gaat echt uit, dan bereiken de berichten je gasten wel.

De schakelaar geldt per vestiging: hij hoort bij de vestiging die bovenin gekozen is. Heb je meer dan één zaak, dan zet je hem per vestiging aan, met eventueel een ander aantal uren.

Wat de gast krijgt

Een mail met de onderwerpregel Tot binnenkort bij, gevolgd door de naam van je zaak. In de mail staan de datum, de tijd en het aantal personen, met de knop Ja, ik kom. Onder de knop staat dat de gast het met dezelfde knop kan melden als hij niet kan.

Heb je onder Instellingen › Gastcontact een eigen tekst voor de herinnering aangezet, dan krijgt de gast jouw onderwerp, kop, tekst en slotzin. De gegevens en de knop blijven hetzelfde.

De knop brengt de gast naar zijn eigen gastpagina. Daar drukt hij op Ja, ik kom of op Annuleren. De klik in de mail zelf legt nog niets vast.

• Annuleert hij, dan komt de tafel meteen vrij, zie je dat op het reserveringenscherm en krijg je een melding Gast heeft geannuleerd. De gast krijgt een annuleringsmail, tenzij je Annulering hebt uitgezet onder Instellingen › Meldingen en berichten. Standaard staat die aan.
• Bevestigt hij, dan blijft de reservering op Bevestigd staan. In de lijst staat dan komst bevestigd achter het referentienummer, en in het detailpaneel een regel Komst met het moment waarop hij bevestigde. Zie Zien dat een gast zijn komst heeft bevestigd.

Het tafelnummer staat er nooit in. Morris weigert een gastmail waarin een tafelnummer staat; zo kun je de indeling blijven schuiven.

Lukt het Morris niet om de tekst uit Gastcontact te laden, dan gaat er een eenvoudiger herinnering uit. Die heeft de onderwerpregel Tot morgen om 19:00?, of vanavond, of de datum, en onder de knop een link Toch annuleren. De gast komt op dezelfde gastpagina uit.

Wie binnen het venster boekt, krijgt nooit een herinnering

Dit is de regel die het vaakst voor verwarring zorgt.

Staat je herinnering op 24 uur, en reserveert iemand vanmiddag om drie uur voor vanavond zeven uur, dan gaat er geen herinnering uit. Niet later, niet korter van tevoren, helemaal niet.

Het moment waarop de herinnering had moeten vertrekken, lag al voor de boeking. Morris haalt dat niet in. Dat is geen fout: iemand die net zelf heeft geboekt, weet het nog. Maar reken er niet op dat elke gast een herinnering krijgt. Zet je het venster op 48 uur, dan valt iedereen die binnen twee dagen boekt erbuiten, en dat is in de horeca de meerderheid.

De andere gevallen waarin er niets uitgaat

• Herinnering sturen staat uit. Kijk eerst onder Instellingen › Meldingen en berichten, en let op de vestiging die bovenin gekozen is: de schakelaar geldt per vestiging.
• Geen e-mailadres. Een telefonische boeking waarbij je alleen een telefoonnummer noteert, krijgt niets. Vraag aan de balie standaard om een mailadres.
• De reservering staat niet op Bevestigd. Een boeking die nog In optie staat omdat de betaling niet binnen is, krijgt pas een herinnering als hij bevestigd is. Een gast die al binnen of aan tafel is, krijgt niets meer.
• Een test- of demo-adres, of een reservering uit het demokanaal. Die worden overgeslagen, ook als de mail echt live staat.
• De gast heeft hem al gehad. De herinnering gaat één keer per reservering, ook als de gast er niets mee doet en ook als je het venster later verandert.
• De mail staat in testmodus. Dan komt alles in de testpostbus.
• Het adres klopt niet of wordt geweigerd. Is het e-mailadres ongeldig, of weigert de mailserver van de gast het, dan slaat Morris de herinnering voor die reservering over en probeert hij het niet opnieuw. Mislukt het door een tijdelijke storing, dan probeert Morris het de volgende ronde nog eens.

Hoe vaak Morris kijkt

Morris kijkt elke tien minuten of er herinneringen klaarstaan. Een herinnering van 24 uur vooraf gaat dus niet op de minuut uit. Per ronde gaan er hoogstens 40 herinneringen per vestiging de deur uit; de rest schuift door naar de volgende ronde. Bij een normale zaak loop je daar nooit tegenaan.

Let op

• Uitzetten onder Gastcontact stopt deze mail niet. Die schakelaar bepaalt alleen of jouw tekst gebruikt wordt. Stoppen doe je met Herinnering sturen onder Instellingen › Meldingen en berichten.
• Zet hem niet te vroeg. Een herinnering van 72 uur vooraf haalt vooral de boekingen van ver van tevoren, en die zijn juist niet je no-showprobleem. 24 uur is voor de meeste zaken een goede stand.
• Zet hem aan op een rustig moment. De eerstvolgende ronde pakt meteen alle bevestigde reserveringen op die binnen het venster vallen; liever niet een uur voor het diner.
• De link uit de herinnering vervalt 24 uur na de starttijd.
• Krijg je een melding Herinnering verstuurd maar niet vastgelegd, dan kan die gast de volgende ronde een tweede herinnering krijgen. Zie Meldingen die vanzelf ontstaan.

Meer over Reserveringen op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026