Wat er gebeurt als je een bezettingssignaal accepteert

Accepteren past de diensten aan en zet de berichten klaar — maar verstuurt niets. Dit is precies wat er met de dienst gebeurt en wat je medewerker straks leest.

Wanneer gebruik je dit

Er staat een kaart boven je rooster en je staat op het punt op Accepteren te klikken. Dit artikel vertelt je precies wat die klik doet, en wat er daarna nog kan.

Eerst kiezen wie er meegaat

Op elke kaart staat iedereen die het voorstel raakt, met een vinkje ervoor. Alle vinkjes staan standaard aan. Haal je er een weg, dan blijft die dienst ongemoeid.

Klik je op Accepteren zonder ook maar één vinkje, dan krijg je Vink minstens één persoon aan. en gebeurt er niets.

Daarna volgt een bevestiging die precies zegt wat er gaat gebeuren:

Doorvoeren voor 2 medewerker(s)? De diensten worden aangepast en de berichten komen klaar te staan in de notificatiewachtrij. Er wordt nog niets verstuurd.

Bij Minder mensen nodig: de dienst wordt geannuleerd, niet gewist

De dienst blijft in het systeem staan en krijgt de status geannuleerd. Hij wordt niet verwijderd.

Dat is een bewuste keuze: zo houdt de medewerker zijn historie, en kun jij later terugzien dat hij die dag ingepland stond en waarom dat is teruggedraaid.

Aan de notitie bij de dienst wordt achteraan toegevoegd:

· Vrijgegeven na bezettingssignaal

Een geannuleerde dienst telt nergens meer mee: niet in de bezettingstelling van de volgende ronde, niet in de urenstatistiek, en niet in de rusttijdberekening van het automatisch invullen.

Bij Later beginnen kan: alleen de begintijd schuift

De begintijd wordt op de voorgestelde tijd gezet. De eindtijd blijft staan. De dienst wordt dus korter, niet verschoven.

Aan de notitie wordt toegevoegd:

· Later gestart na bezettingssignaal

De pauzeminuten blijven ongewijzigd. Wordt een dienst korter terwijl er een pauze in staat, kijk daar dan even naar.

De berichten worden klaargezet, niet verstuurd

Voor elke aangepaste dienst maakt Morris een bericht aan voor de medewerker. Dat bericht komt in de wachtrij te staan, met het soort Dienst gewijzigd. Op dat moment vertrekt er nog niets.

Bij vrijgeven:

• Onderwerp: Je dienst van <datum> vervalt
• Tekst: Hoi <voornaam>, je dienst van 17:00–23:00 op <datum> vervalt. Het is die dag rustiger dan verwacht. Sorry voor het late bericht — en tot de volgende keer!

Bij later beginnen:

• Onderwerp: Je dienst van <datum> begint later
• Tekst: Hoi <voornaam>, je dienst op <datum> begint later: 18:30 in plaats van 17:00. Je eindtijd blijft 23:00.

Het versturen gebeurt in de postkamer, die elke dertig seconden draait. Daar gelden ook de gewone regels: geen adres, mail uitgezet of het berichttype uit betekent dat het bericht alleen in de portaal-inbox blijft staan. Zie Hoe een bericht aan je team de deur uit gaat.

In de praktijk is je medewerker dus binnen een halve minuut op de hoogte — maar niet ómdat je op Accepteren klikte, wel omdat de postkamer daarna langskomt.

Alles of niets

Het aanpassen van de diensten, het klaarzetten van de berichten en het afvinken van de suggestie gebeuren in één keer. Gaat er halverwege iets mis, dan wordt álles teruggedraaid: geen half aangepast rooster, en geen bericht over een dienst die uiteindelijk toch niet is veranderd.

Na afloop krijg je bovenaan de pagina te lezen wat er gebeurd is:

2 dienst(en) aangepast, 2 bericht(en) klaargezet

Wat er met de kaart gebeurt

• Accepteren zet de suggestie op geaccepteerd. Daarbij wordt vastgelegd wie hem heeft afgehandeld — je e-mailadres — en wanneer. De kaart verdwijnt.
• Afwijzen zet hem op afgewezen. De kaart verdwijnt meteen; er verandert niets aan het rooster en er wordt niets klaargezet.

Klik je op een kaart die iemand anders net heeft afgehandeld, dan krijg je Deze suggestie is al geaccepteerd. (of afgewezen, of verlopen) en gebeurt er niets.

Let op

• Vink je iedereen uit en klik je toch op Accepteren, dan komt de melding "Vink minstens één persoon aan." en gebeurt er niets.

• Een suggestie van het soort "Extra inzet nodig" accepteren past niets aan je rooster aan. De kaart verdwijnt en de suggestie geldt als afgehandeld, maar er wordt geen dienst bijgemaakt en er gaat geen bericht uit; die extra dienst plan je zelf in. In de praktijk kom je die kaart overigens niet tegen: Morris rekent dat soort niet uit.

• Een dienst die is vrijgegeven, is niet met één klik terug te zetten. Je maakt dan een nieuwe dienst aan.

• Afwijzen is niet definitief. Blijft de situatie ongewijzigd, dan maakt de volgende ronde gewoon een nieuw voorstel over dezelfde dag. Wil je van de kaarten af, verander dan iets aan de bezetting of zet Periodiek doorrekenen uit.

• Accepteren kun je niet ongedaan maken met één knop. Een geannuleerde dienst zet je met de hand terug op concept of gepubliceerd; een verschoven begintijd typ je terug. Het bericht aan de medewerker is dan al onderweg.

• Je kunt een voorstel gedeeltelijk aannemen. Vink alleen de mensen aan die je echt vrij wilt geven. De rest van het voorstel vervalt daarmee — de kaart is daarna afgehandeld.

• Vrijgeven is niet hetzelfde als verwijderen. Zoek je later "waar is die dienst gebleven", kijk dan naar geannuleerde diensten met die notitie erin.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026