De medewerker ziet een andere dienst dan jij

Wat het portaal van je team wel en niet toont — alleen gepubliceerde diensten — en wat er gebeurt als een bericht niet verstuurd kan worden.

Wanneer gebruik je dit

Een medewerker belt: "ik zie helemaal geen rooster staan", of "die dienst is opeens weg". Of andersom: je hebt de week gepubliceerd en iemand zegt dat hij geen bericht heeft gekregen.

Dit artikel gaat over wat het portaal je team laat zien en wat er met de berichten gebeurt. Het is geschreven voor de beheerkant, want daar zit de oplossing.

Het portaal toont alleen gepubliceerde diensten

Dit is het belangrijkste punt van dit artikel: het rooster in het portaal is gefilterd op de status Gepubliceerd. Een dienst die bij jou nog op Concept staat, bestaat voor je medewerker niet. Hij staat niet in zijn week, telt niet mee in zijn urenteller, levert geen dienstherinnering op en is niet aan te bieden om te ruilen.

Wat dat betekent voor je werkwijze:

• Je kunt een week rustig voorbereiden. Schuiven, uitproberen, een voorstel van het automatisch invullen toepassen — je team ziet er niets van tot je publiceert.
• Zolang je niet publiceert, ziet je team niets. Een compleet ogende weekplanning bij jou is een leeg scherm bij hen. Belt iemand dat hij "geen rooster ziet", kijk dan eerst of die week wel gepubliceerd is: het cijfer Gepubliceerd in de cijferbalk hoort niet op nul te staan.
• Publiceren is dus twee dingen tegelijk: de diensten zichtbaar maken én het bericht Nieuw rooster gepubliceerd sturen. Zie Een week publiceren.
• Zet je een gepubliceerde dienst terug op Concept, dan verdwijnt hij uit zijn week — zonder bericht. Dat is de stilste manier om iemand kwijt te raken; laat het dan even weten.

Een vrijgegeven dienst verdwijnt uit zijn week

Accepteer je een bezettingssuggestie van het type Minder mensen nodig, dan zet Morris de gekozen diensten op de status vervallen, met de notitie Vrijgegeven na bezettingssignaal erbij. De dienst wordt niet verwijderd: dat is met opzet, zodat de historie klopt en de medewerker zijn eigen verleden houdt.

In zijn weekoverzicht is de dienst daarna weg. Er blijft geen doorgestreepte regel staan en geen label; de dienst is er simpelweg niet meer.

Het bericht dat de dienst vervalt is dus het enige spoor dat je medewerker krijgt. Dat bericht wordt bij het accepteren klaargezet, niet meteen verstuurd — zie hieronder. Tussen jouw klik en zijn bericht zit dus een gaatje waarin zijn dienst al weg is terwijl hij nog niets weet. Bij een dienst die vandaag of morgen begint is een appje sneller.

Bij Later beginnen kan blijft de dienst gewoon staan; alleen de begintijd verschuift zichtbaar.

Een bericht dat niet verstuurd kan worden

Alle berichten aan medewerkers — de gepubliceerde week, een gewijzigde dienst, een geaccepteerde ruil, een goedgekeurde verlofaanvraag — worden eerst klaargezet en daarna door de mailverwerking opgepakt. Die ronde draait voortdurend.

Wat er gebeurt als het versturen misgaat:

• Een tijdelijke storing levert een herkansing op, met een oplopende wachttijd tussen de pogingen.
• Blijft het misgaan, dan komt het bericht na een aantal pogingen definitief op mislukt te staan en wordt het niet opnieuw geprobeerd. Het blijft in het overzicht van uitgaande post staan met de laatste fout erbij.
• Een bericht dat om een reden faalt die niet beter wordt — een ongeldig e-mailadres — krijgt geen herkansing en gaat meteen op mislukt.
• Een bericht dat een paar dagen blijft liggen, verloopt: een roostermelding van vorige week alsnog mailen sticht meer verwarring dan hij oplost.
• Staat er geen e-mailadres bij de medewerker, of heeft hij mail voor dit soort bericht uitgezet, dan wordt de mail overgeslagen. Het bericht blijft wel in zijn inbox in het portaal staan.

Een mislukt bericht komt dus nooit vanzelf alsnog aan. Zie je in het postvak-uit iets op mislukt staan, dan is de enige oplossing: de oorzaak wegnemen (het e-mailadres, de mailinstellingen) en de betrokken medewerker zelf even laten weten wat er veranderd is.

De knop in de roostermail

Onder een roosterbericht staat een knop, bijvoorbeeld Bekijk je rooster. Het webadres achter die knop wordt opgebouwd uit het adres van jouw eigen omgeving. Is dat adres niet bekend op het moment dat het bericht wordt opgemaakt, dan komt er geen knop in de mail — de tekst van het bericht blijft dan gewoon staan, en onderaan de platte tekstversie ontbreekt de regel met de link.

Krijgen je medewerkers berichten zonder knop, meld dat dan; het adres van de omgeving hoort aan de beheerkant goed te staan.

Let op

• De ranking van een medewerker is nooit zichtbaar voor hem. Dat oordeel blijft aan de beheerkant, ook in de gegevens die het portaal ophaalt.
• Zijn uurloon ziet hij wél, maar alleen dat van zichzelf.
• De inbox in het portaal is de betrouwbaarste weg. Ook een bericht waarvan de mail niet is aangekomen, staat daar. Verwijs je team daarnaar als er twijfel is over of iets is doorgegeven.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026