Hoe een bericht aan je team de deur uit gaat

Elke dertig seconden haalt Morris de klaarstaande meldingen op en verstuurt ze. Dit is wanneer dat gebeurt, wie wordt overgeslagen en hoe zo'n mail eruitziet.

Wanneer gebruik je dit

Een medewerker zegt dat hij geen mail heeft gehad over het nieuwe rooster. Je wilt weten of Morris het bericht heeft aangemaakt, of het is verstuurd, en zo nee, waarom niet.

De ronde van dertig seconden

Morris heeft een postkamer die elke dertig seconden draait, voor elke klant apart. Eén ronde doet twee dingen achter elkaar.

Stap 1 — ophalen. Alles wat in de portaal-inbox klaarstaat met de status pending en het kanaal e-mail, gaat de mailwachtrij in. Per ronde worden er hoogstens tweehonderd meldingen opgepakt.

Vóór dat ophalen ruimt Morris eerst op: een melding die langer dan drie dagen op pending staat, vervalt met de reden Te oud om alsnog te versturen. Een roosterbericht van vorige week alsnog mailen sticht meer verwarring dan het oplost. Het bericht blijft wél in de inbox staan.

Stap 2 — versturen. Uit de wachtrij worden er per ronde hoogstens vijfentwintig verstuurd. Lukt het niet, dan blijft het bericht staan en probeert Morris het opnieuw na 5 minuten, dan 30 minuten, 2 uur, 6 uur en 12 uur. Na zes pogingen gaat het bericht op mislukt.

Bij een ongeldig e-mailadres wordt er niet opnieuw geprobeerd: dat wordt bij de zesde poging niet beter.

Er zit nog een tweede rem op. De mailservice waar Morris zijn post over verstuurt, hanteert grenzen per minuut, per uur en per dag. Gaat Morris daar overheen, dan wordt niet één bericht geweigerd maar de hele verbinding — en dan ligt álle post stil, ook de post die er wél doorheen had gemogen. Daarom vraagt de wachtrij vóór elke ronde hoeveel ruimte er nog is, en pakt hij nooit meer op dan dat. Is de ruimte op, dan slaat hij die ronde over en gaat een halve minuut later verder.

Die teller loopt over de hele server, niet per klant: draaien er meer zaken op dezelfde Morris-omgeving, dan delen ze die ruimte.

Bij een normale zaak loop je nergens tegenaan. Publiceer je een week voor vijftig mensen tegelijk, dan is alle post binnen ongeveer een minuut weg. Een grote mailing naar honderden adressen loopt vanzelf over een paar uur uit in plaats van tegen een muur.

Wie wordt overgeslagen

Er zijn drie redenen waarom er geen mail uitgaat. In alle drie de gevallen blijft het bericht gewoon in de portaal-inbox staan — de medewerker mist het dus niet, hij ziet het alleen pas als hij zelf kijkt.

• Geen e-mailadres. Er staat geen adres bij het portaalaccount. Reden in de inbox: Geen e-mailadres.
• De medewerker heeft mail uitgezet. In het portaal staat op /mijn/inbox de schakelaar E-mail bij nieuwe berichten. Zet iemand die op UIT, dan krijgt hij alleen nog de inbox. Reden: Mail uitgezet door medewerker.
• Het berichttype staat uit. Onder Instellingen › Berichten kun je per soort bericht bepalen of hij verstuurd wordt, en dat mag per vestiging verschillen. Reden: Uitgezet in instellingen.

Een handvol berichten laat zich niet uitzetten, hoe je die schakelaars ook zet: de uitnodiging voor het portaal, een nieuw wachtwoord, een gedeelde beoordeling, een loonwijziging en een persoonlijk bericht van kantoor. Die gaan altijd.

Waar je ziet wat er gebeurd is

Twee plekken:

• Instellingen › Berichten heeft een postvak-uit: wat er in de rij staat, wat eruit is gegaan en wat vastloopt, met de laatste foutmelding erbij.
• De inbox van de medewerker toont elk bericht, ook het overgeslagene.

Hoe zo'n mail eruitziet

Post aan je team wordt door Morris ondertekend, niet door het restaurant. Dat is met opzet: de medewerker moet zien dat het uit het systeem komt en niet uit de mailbox van de zaak.

• Bovenin een donkere balk met het Morris-merk links en, rechts, het logo van jouw vestiging — of alleen de naam als er geen logo is ingesteld.
• Daaronder een chipje dat aangeeft hoe hard het bericht is (Gelukt, Actie nodig, Ter info), een kop, en de tekst.
• Een knop. Voor roosterberichten is dat Bekijk je rooster; bij verlof Bekijk je verlof, bij een ruilverzoek Bekijk ruilverzoeken en bij de beschikbaarheidsherinnering Beschikbaarheid invullen.
• Onderin de naam van de vestiging, een regel waarom hij dit bericht krijgt (Je krijgt dit bericht omdat je in het team van <naam> werkt), een link naar zijn eigen voorkeuren, en de regel Verstuurd door Morris · morris-horeca.nl.

Adres en telefoonnummer van de vestiging staan alleen in gastmail, niet in teampost.

Elke mail heeft ook een platte-tekstversie, met dezelfde inhoud en het webadres van de knop uitgeschreven.

De knop wijst naar het webadres van jouw omgeving. Weet Morris op het moment van versturen niet bij welke klant het bericht hoort, dan valt hij terug op één vast webadres uit de serverinstellingen. Draait er meer dan één zaak op dezelfde Morris-installatie, dan is dat vaste adres de omgeving van één bepaalde klant — en wijst de knop dus naar het verkeerde inlogscherm. Werkt een knop uit een mail niet, controleer dan eerst of het adres in de link het adres van jouw eigen zaak is.

De afzender

• Aan je team ondertekent Morris zelf, vanaf één vast adres op het Morris-domein. Antwoordt een medewerker op zo'n mail, dan komt dat antwoord in de mailbox van het restaurant terecht — het adres uit je bedrijfsgegevens. Staat daar niets, dan komt het bij Morris uit. Dat is met opzet: een kok die op een roosterwijziging reageert, hoort bij zijn eigen leidinggevende uit te komen en niet bij de helpdesk.
• Aan beheerders ondertekent Morris ook zelf, maar dan vanaf een eigen adres, en een antwoord komt bij Morris terecht.
• Aan gasten ondertekent het restaurant zelf. Het adresdeel wordt afgeleid uit de klantnaam en de vestigingsnaam, zodat een nieuwe zaak meteen een herkenbare afzender heeft zonder dat iemand iets instelt.

Test of echt

Morris verstuurt standaard niets naar echte ontvangers. Alleen als de mailstand uitdrukkelijk op live staat én er een mailserver is ingesteld, gaat de post er echt uit. Staat dat niet allebei goed, dan belandt elk bericht in de testpostbus, met [SANDBOX → adres] voor het onderwerp en een gele balk bovenin.

Dat is een vangnet, geen instelling die je even omzet: het beschermt tegen een halve configuratie waarin je denkt te testen maar echt mailt.

Twee mails die niet in de wachtrij komen

De uitnodiging voor het portaal en het nieuwe wachtwoord gaan rechtstreeks de deur uit, buiten de wachtrij om. De reden: jij staat op dat moment te kijken of het gelukt is, dus een fout hoort meteen zichtbaar te zijn.

Wat je moet weten:

• De link in die mail is zeven dagen geldig. Daarna moet je hem opnieuw versturen.
• Het e-mailadres wordt op hetzelfde moment in de centrale e-mailindex gezet, zodat de gezamenlijke login op de hoofdsite deze medewerker meteen kent — niet pas na de volgende ronde.
• Lukt versturen niet omdat er geen mailserver is ingesteld, dan krijg je de activatielink terug op het scherm, zodat je hem met de hand kunt doorgeven.
• Ook hier geldt de terugval hierboven: weet Morris niet bij welke klant het bericht hoort, dan wijst de activatielink naar het vaste webadres uit de serverinstellingen. De medewerker komt dan op het inlogscherm van een andere omgeving uit, waar zijn code niet bestaat. Krijg je die klacht, kijk dan of het adres in de link klopt en verstuur de uitnodiging opnieuw vanaf je eigen omgeving.

Let op

• Uitzetten stopt de mail, niet de melding. Wie mail uitzet, blijft alles in zijn inbox krijgen. Wil je iemand écht niets sturen, dan bestaat dat niet.
• Drie dagen is de houdbaarheid. Staat je mailserver een lang weekend verkeerd, dan zijn de roosterberichten van dat weekend verlopen en gaan ze niet alsnog weg.
• Een dienstherinnering wordt nooit gemaild, hoe je de instellingen ook zet. Zie Wat er vanzelf in het portaal verschijnt.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026