Hoe een bericht aan je team de deur uit gaat

Elke dertig seconden haalt Morris de klaarstaande meldingen op en verstuurt ze. Dit is wanneer dat gebeurt, wie wordt overgeslagen en hoe zo'n mail eruitziet.

Wanneer gebruik je dit

Een medewerker zegt dat hij geen mail heeft gehad over het nieuwe rooster. Je wilt weten of Morris het bericht heeft aangemaakt, of het is verstuurd, en zo nee, waarom niet.

De ronde van dertig seconden

Morris heeft een postkamer die elke dertig seconden draait, voor elke klant apart. Eerst gaan de meldingen naar de telefoon; voor de mail doet een ronde daarna twee dingen achter elkaar.

Stap 1 — ophalen. Alles wat in de portaal-inbox klaarstaat met de status pending en het kanaal e-mail, gaat de mailwachtrij in. Per ronde worden er hoogstens tweehonderd meldingen opgepakt.

Vóór dat ophalen ruimt Morris eerst op: een melding die langer dan drie dagen op pending staat, vervalt met de reden Te oud om alsnog te versturen. Een roosterbericht van vorige week alsnog mailen sticht meer verwarring dan het oplost. Het bericht blijft wél in de inbox staan.

Stap 2 — versturen. Uit de wachtrij worden er per ronde hoogstens vijfentwintig verstuurd, één voor één: het volgende bericht is pas aan de beurt als het vorige weg is. Lukt het niet, dan blijft het bericht staan en probeert Morris het opnieuw na 5 minuten, dan 30 minuten, 2 uur, 6 uur en 12 uur. Na zes pogingen gaat het bericht op mislukt.

Bij een ongeldig e-mailadres wordt er niet opnieuw geprobeerd: dat wordt bij de zesde poging niet beter.

Een onderbroken mail gaat opnieuw. Bij een update maakt Morris eerst de mail af die net onderweg is. Lukt dat niet, of valt Morris uit, dan weet niemand of die ene mail is aangekomen. Na een kwartier gaat hij daarom opnieuw de deur uit, en kan de medewerker hem twee keer krijgen. Zat hij langer dan een dag vast, of is hij al zes keer opgepakt, dan gaat hij op mislukt.

Definitief mislukte post meldt zichzelf. Gaat een bericht op mislukt, na alle herkansingen of na zo'n onderbreking, dan zet Morris de storing Er blijft post liggen in de meldingenlijst voor beheerders, met een verwijzing naar het postvak-uit onder Instellingen › Meldingen en berichten. Na een onderbreking staat erbij dat niet bekend is of het bericht is aangekomen. Die storing gaat ook per mail naar de beheerders, met per bericht de ontvanger en de laatste fout; de mail noemt de eerste vijf. Staat de melding nog open, dan komt er hooguit één zo'n mail per uur, zodat een kapotte mailserver geen mailstorm veroorzaakt. De enige uitzondering is de storingsmelding zelf: komt díe mail er niet uit, dan wordt daar geen nieuwe melding over aangemaakt.

Er zit nog een tweede rem op. De mailservice waar Morris zijn post over verstuurt, hanteert grenzen per minuut, per uur en per dag. Gaat Morris daar overheen, dan wordt niet één bericht geweigerd maar de hele verbinding — en dan ligt álle post stil, ook de post die er wél doorheen had gemogen. Daarom vraagt de wachtrij vóór elke ronde hoeveel ruimte er nog is, en pakt hij nooit meer op dan dat. Is de ruimte op, dan slaat hij die ronde over en gaat een halve minuut later verder.

Die teller loopt over de hele server, niet per klant: draaien er meer zaken op dezelfde Morris-omgeving, dan delen ze die ruimte. En hij telt ontvangers, geen berichten — één mail aan tien mensen kost tien tellen, want zo rekent de mailservice ook.

Bij een normale zaak loop je nergens tegenaan. Publiceer je een week voor vijftig mensen tegelijk, dan is alle post binnen ongeveer een minuut weg. Een grote mailing naar honderden adressen loopt vanzelf over een paar uur uit in plaats van tegen een muur.

Wie wordt overgeslagen

Er zijn vier redenen waarom er geen mail uitgaat. In alle vier de gevallen blijft het bericht gewoon in de portaal-inbox staan — de medewerker mist het dus niet, hij ziet het alleen pas als hij zelf kijkt. Morris legt de reden bij het bericht vast, maar toont hem op geen enkel scherm: niet in de inbox van de medewerker en niet in het postvak-uit. Wil je weten waarom iemand geen mail kreeg, loop dan deze vier na, of vraag het Morris.

• Geen e-mailadres. Er staat geen adres bij het portaalaccount. Vastgelegd als Geen e-mailadres.
• Het bericht bestaat niet als mail. Een Ruilverzoek voor jou komt alleen in de inbox en als melding op de telefoon. Vastgelegd als Geen mail voor dit bericht.
• Het berichttype staat uit. Onder Instellingen › Meldingen en berichten zet je per bericht de schakelaar Mail aan of uit, en dat mag per vestiging verschillen. Vastgelegd als Uitgezet in instellingen.
• De medewerker koos geen mail. Op Instellingen in het portaal kiest elke medewerker zelf hoe hij meldingen krijgt. Koos hij voor dit bericht, of voor alles, Op mijn telefoon of Geen meldingen, dan krijgt hij geen mail. Vastgelegd als Mail uitgezet door medewerker. Zijn hoofdkeuze zie je op Instellingen › Meldingen en berichten, in het blok Per persoon (Standaard, Mail, Telefoon of Geen), met erachter voor hoeveel berichten hij iets anders koos.

Een aantal berichten zet Morris meteen zonder mail klaar: een bericht van kantoor waarbij Ook per e-mail sturen uit stond, de beschikbaarheidsherinnering als de mail daarvoor uit staat, en de dienstherinnering.

Een aantal berichten heeft geen schakelaar en laat zich niet uitzetten: de uitnodigingen (voor het portaal en om gegevens in te vullen), de bevestiging dat het account klaar is, de wachtwoordmails, het contract met het loonheffingsformulier en de herinnering om documenten te uploaden, een gedeelde beoordeling, een loonwijziging, een werknemercode en een persoonlijk bericht van kantoor. Zet je zelf bij een bericht Vast aan, dan telt de keuze van de medewerker ook niet: het gaat dan per mail zolang Mail aan staat.

Waar je ziet wat er gebeurd is

Twee plekken:

• Instellingen › Meldingen en berichten heeft een postvak-uit: wat er in de rij staat, wat eruit is gegaan en wat vastloopt, met de reden erbij. Een bericht dat is overgeslagen, staat daar niet in: het is de wachtrij nooit in gegaan.
• De inbox van de medewerker toont elk bericht, ook het overgeslagene — van het filiaal dat hij in het portaal als werkplek heeft gekozen. Een bericht van kantoor aan een ander filiaal en het dagrapport van een ander filiaal blijven buiten beeld; roosterberichten en andere persoonlijke berichten zonder filiaal ziet hij altijd.

Hoe zo'n mail eruitziet

Post aan je team wordt door Morris ondertekend, niet door het restaurant. Dat is met opzet: de medewerker moet zien dat het uit het systeem komt en niet uit de mailbox van de zaak.

• Bovenin een donkere balk met het Morris-merk links en, rechts, het logo van jouw vestiging — of alleen de naam als er geen logo is ingesteld.
• Daaronder een chipje dat aangeeft hoe hard het bericht is (Gelukt, Actie nodig, Ter info), een kop, en de tekst. Een bericht zonder haast, zoals een afgewezen ruilverzoek of een bericht van kantoor, heeft geen chipje.
• Een knop. Voor roosterberichten is dat Bekijk je rooster; bij verlof Bekijk je verlof, bij een collega die je dienst wil overnemen Bekijk ruilverzoeken en bij de beschikbaarheidsherinnering Beschikbaarheid invullen. Is een ruil goedgekeurd of afgewezen, dan is het weer Bekijk je rooster.
• Onderin de naam van de vestiging, een regel waarom hij dit bericht krijgt (Je krijgt dit bericht omdat je in het team van <naam> werkt), de link Voorkeuren voor deze berichten aanpassen naar Instellingen in het portaal, de regel Verstuurd door Morris · morris-horeca.nl en daaronder de bedrijfsgegevens van Morris.

Adres en telefoonnummer van de vestiging staan alleen in gastmail, niet in teampost.

Elke mail heeft ook een platte-tekstversie, met dezelfde tekst en het webadres van de knop uitgeschreven.

De knop wijst naar het webadres van jouw omgeving. Weet Morris op het moment van versturen niet bij welke klant het bericht hoort, dan valt hij terug op één vast webadres uit de serverinstellingen. Draait er meer dan één zaak op dezelfde Morris-installatie, dan is dat vaste adres de omgeving van één bepaalde klant — en wijst de knop dus naar het verkeerde inlogscherm. Werkt een knop uit een mail niet, controleer dan eerst of het adres in de link het adres van jouw eigen zaak is.

De afzender

• Aan je team ondertekent Morris zelf, vanaf één vast adres op het Morris-domein. Antwoordt een medewerker op zo'n mail, dan komt dat antwoord in de mailbox van het restaurant terecht: het adres bij E-mail voor gasten onder Instellingen › Reserveringen, tabblad Algemeen, groep Locatie. Staat daar niets, dan het adres van de mailbox die je onder Instellingen › Email hebt gekoppeld, en anders komt het bij Morris uit. Is bij het aanmaken van je omgeving een e-mailadres van de zaak vastgelegd, dan gaat dat adres voor. Dat is met opzet: een kok die op een roosterwijziging reageert, hoort bij zijn eigen leidinggevende uit te komen en niet bij de helpdesk.
• Aan beheerders ondertekent Morris ook zelf, maar dan vanaf een eigen adres, en een antwoord komt bij Morris terecht.
• Aan gasten ondertekent het restaurant zelf. Het adresdeel wordt afgeleid uit de klantnaam en de vestigingsnaam, zodat een nieuwe zaak meteen een herkenbare afzender heeft zonder dat iemand iets instelt.

Test of echt

Morris verstuurt standaard niets naar echte ontvangers. Alleen als de mailstand uitdrukkelijk op live staat én er een mailserver is ingesteld, gaat de post er echt uit. Staat dat niet allebei goed, dan belandt elk bericht in de testpostbus, met [SANDBOX → adres] voor het onderwerp en een gele balk bovenin.

Dat is een vangnet, geen instelling die je even omzet: het beschermt tegen een halve configuratie waarin je denkt te testen maar echt mailt.

De proefstand kan ook voor één soort post gelden: post aan gasten gaat dan bijvoorbeeld naar de testbak terwijl post aan je team echt de deur uit gaat. Welke stand er geldt, zie je op Instellingen › Meldingen en berichten, in de kop van het blok Afzender en van elk blok onder Wat er verstuurd wordt.

De uitnodiging gaat buiten de wachtrij om

De uitnodiging voor het portaal gaat rechtstreeks de deur uit, buiten de wachtrij om. De reden: jij staat op dat moment te kijken of het gelukt is, dus een fout hoort meteen zichtbaar te zijn. Dat geldt ook als je Personeel login versturen gebruikt voor iemand die al een account heeft: hij krijgt dan de mail Nieuw wachtwoord instellen.

Wat je moet weten:

• De link in die mail is zeven dagen geldig. Daarna moet je hem opnieuw versturen.
• Staat het dossier op uit dienst of is het verwijderd, dan is de link ongeldig, ook als de mail wel is verstuurd; zo iemand kan ook niet meer inloggen op het portaal.
• Het e-mailadres wordt op hetzelfde moment in de centrale e-mailindex gezet, zodat de gezamenlijke login op de hoofdsite deze medewerker meteen kent — niet pas na de volgende ronde.
• Is de verzendruimte op dat moment op, dan komt de uitnodiging toch in de wachtrij en vertrekt hij zodra er weer ruimte is. Het scherm meldt dan gewoon dat hij verstuurd is.
• Lukt versturen niet, dan zie je op het dossier Personeels-login niet verstuurd: met de reden erachter. De link komt niet op het scherm; verstuur de uitnodiging opnieuw als de oorzaak is opgelost.
• Ook hier geldt de terugval hierboven: weet Morris niet bij welke klant het bericht hoort, dan wijst de activatielink naar het vaste webadres uit de serverinstellingen. De medewerker komt dan op het inlogscherm van een andere omgeving uit, waar zijn code niet bestaat. Krijg je die klacht, kijk dan of het adres in de link klopt en verstuur de uitnodiging opnieuw vanaf je eigen omgeving.

De mail Wachtwoord herstellen gaat wél door de wachtrij. Die krijgt een medewerker als hij op het inlogscherm Wachtwoord vergeten? kiest. De link daarin is 60 minuten geldig en werkt één keer.

Let op

• Uitzetten stopt de mail, niet de melding. Wie mail uitzet, blijft alles in zijn inbox krijgen. Wil je iemand écht niets sturen, dan bestaat dat niet.
• Na ruim twintig uur geeft Morris het op. Staat de mailserver een lang weekend verkeerd, dan hebben de roosterberichten van dat weekend hun zes pogingen gehad en gaan ze niet alsnog weg. Je krijgt dan de melding Er blijft post liggen. De drie dagen hierboven gelden alleen voor berichten die Morris niet eens in de wachtrij kon zetten, bijvoorbeeld omdat het beheer stillag.
• Een dienstherinnering wordt nooit gemaild, hoe je de instellingen ook zet. Zie Wat er vanzelf in het portaal verschijnt.

Meer over Rooster & uren op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 18 oktober 2026