Wat er vanzelf in het portaal van je team verschijnt

Elke minuut kijkt Morris of er een herinnering moet uitgaan, en op de startpagina van je medewerker verschijnen taken uit zichzelf. Dit is wanneer, voor wie, en waarom iemand hem niet krijgt.

Wanneer gebruik je dit

Je hebt de herinnering voor beschikbaarheid aangezet en de helft van je team zegt niets te hebben gekregen. Of je vraagt je af waarom de dienstherinnering nooit per mail komt. Beide staan hieronder.

De taak die elke minuut draait

Er loopt een taak die elke minuut wakker wordt, met een eerste ronde kort na het opstarten van Morris. Alles wat hij over tijd beslist, doet hij op de Amsterdamse klok, ook al draait de server zelf op UTC. Wat jij instelt is dus wat je bedoelt, ook in de zomertijd.

Bij elke tik loopt hij de filialen één voor één langs, met de instellingen van dat filiaal. Hij kijkt of de beschikbaarheidsherinnering aan de beurt is, welke diensten binnenkort beginnen en wie nog moet inklokken.

De beschikbaarheidsherinnering staat onder Instellingen › Rooster, de dienstherinnering onder Instellingen › Medewerkersportaal. Beide staan standaard uit. Zie De herinneringen aan je team instellen.

De beschikbaarheidsherinnering

Wanneer hij vertrekt. Op de ingestelde weekdag, binnen het ingestelde uur. Standaard is dat donderdag om 10 uur. Staat Morris dat hele uur stil, dan wordt die ronde niet ingehaald: de herinnering van die week gaat dan niet uit.

Over welke week. De maandag van de huidige week plus het ingestelde aantal weken (standaard 3), tot en met de zondag daarna. Op donderdag stuurt Morris dus standaard een herinnering over de week die over drie weken begint.

Wie hem krijgt. Alleen wie aan alle drie deze voorwaarden voldoet:

1. Er is een portaalaccount voor hem aangemaakt, en op zijn dossier staat dit filiaal. Wie nooit is uitgenodigd, of bij een ander filiaal hoort, krijgt hem niet.
2. Hij heeft voor die doelweek nog helemaal niets ingevuld. Eén dag ingevuld is genoeg om buiten de lijst te vallen — ook als de andere zes leeg zijn.
3. Hij kreeg dezelfde herinnering de afgelopen veertien dagen niet. Morris herkent dat aan het onderwerp: er gaat er hooguit één per doelweek uit.

Wat er in staat.

• Onderwerp: Beschikbaarheid 5 t/m 11 oktober (de week naar zijn dagen, zonder weeknummer)
• Tekst: Je beschikbaarheid voor 5 t/m 11 oktober staat nog open. Vul hem in via je portaal onder Beschikbaarheid. Heeft het filiaal een deadline, dan volgt Dat kan tot met de dag en de tijd. In de mail staat daarboven de aanhef Hoi met de voornaam; in de portaal-inbox en de pushmelding niet.
• Knop in de mail: Beschikbaarheid invullen

Per mail of alleen in de inbox. De schakelaar ook per mail staat standaard aan. Zet je hem uit, dan komt de herinnering alleen in de portaal-inbox te staan en wordt er niets verstuurd.

De dienstherinnering

Wanneer hij komt. Het ingestelde aantal uren voor de dienst begint, standaard 3 uur, in te stellen van 1 tot 12. De taak kijkt elke minuut en houdt voor deze herinnering een venster van vijftien minuten aan rond het ingestelde aantal uren vooraf.

Over welke diensten. Alleen diensten van vandaag met de status gepubliceerd, van het filiaal waarvoor de herinnering aan staat. Een conceptdienst levert nooit een herinnering op — die is nog niet gedeeld. En alleen voor iemand met een portaalaccount.

Hij gaat nooit per mail. Dit bericht wordt aangemaakt met de mailkant meteen op overgeslagen. Het staat dus altijd alleen in de portaal-inbox, met het belletje erbij, en er is geen instelling die dat verandert.

Dat is een bewuste keuze: een mail drie uur voor je dienst is voor de meeste mensen ruis, en het portaal is toch waar ze hun rooster bekijken.

Hooguit één per dag per dienst. Morris kijkt of er die kalenderdag al een bericht met precies dat onderwerp naar die medewerker is gegaan.

• Onderwerp: Dienst vandaag om 17:00
• Tekst: Je dienst (Bediening) begint vandaag om 17:00 en duurt tot 23:00.

Let op: het onderwerp bevat alleen de begintijd. Heeft iemand op één dag twee gepubliceerde diensten die op hetzelfde tijdstip beginnen, dan krijgt hij daarvan maar één herinnering.

De inklokherinnering

Wie zelf mag inklokken en tien minuten na de geplande start nog geen inklok of urenregistratie heeft, krijgt één herinnering per dienst. De dienst moet gepubliceerd zijn en nog lopen; een nachtdienst van gisteren telt ook mee. Het bericht Vergeet niet in te klokken verschijnt in de inbox en kan als pushmelding op de telefoon komen. Het gaat nooit per e-mail.

De taken op de startpagina

Op de startpagina van het portaal staat een blokje Bij je dienst. Daar verschijnen taken en klokbalken, zonder dat iemand ze aanmaakt. Ze zijn er zolang de aanleiding er is, en verdwijnen zodra die weg is.

• Beschikbaarheid 9 t/m 15 november (de dagen van de doelweek) — nog niet ingevuld, met het label Nu open; met een deadline staat die erbij, bijvoorbeeld tot do 29 okt 12:00. Verschijnt als er voor de doelweek geen enkele dag is ingevuld en die week nog niet vastligt. Dat is dezelfde doelweek als bij de herinnering hierboven, dus dezelfde instelling hoeveel weken vooruit bepaalt allebei. Een tik opent die week.
• Verlofaanvraag — met de datums en het label In behandeling. Verschijnt zolang er een aanvraag op beoordeling staat. Is er meer dan één, dan wordt alleen de eerste getoond.
• Inklokken voor je dienst — vanaf 15 minuten vóór de geplande start, voor wie zelf mag klokken.
• Uitklokken voor je dienst — vanaf 30 minuten vóór het geplande einde, zolang de dienst nog niet is uitgeklokt. Bij een open einde kan dit na inklokken. Deze balken verschijnen op tijd, ook als de pagina open blijft.

De academietrajecten staan elders onder Academie.

Zijn er geen taken, dan staat het blokje er helemaal niet. Staat het blok Taken bij je dienst uit onder Instellingen › Medewerkersportaal, dan verschijnt het ook niet — de taken worden dan wel bepaald, maar niet getoond.

Let op

• Deze taak staat los van de bezettingsberekening. Die draait elk half uur en gaat over je rooster; deze draait elke minuut en gaat over je team.
• Een herinnering die niet uitgaat, laat geen spoor na. Er komt geen melding dat de ronde is overgeslagen. Twijfel je, kijk dan in de inbox van een medewerker die hem had moeten krijgen.
• Zet de beschikbaarheidsherinnering op een dag en een uur waarop mensen hun telefoon pakken. Donderdag tien uur is de standaard, maar in de horeca is dat voor een deel van je team midden in de nacht van gisteren.
• De herinnering telt "iets ingevuld", niet "de week af". Wie één dag aanvinkt, valt buiten de lijst en krijgt niets meer.

Meer over Rooster & uren op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 20 oktober 2026