De herinneringen aan je team instellen

Je team automatisch laten porren om zijn beschikbaarheid in te vullen, een seintje geven voordat de dienst begint en herinneren aan inklokken.

Wanneer gebruik je dit

Beschikbaarheid invullen vergeet iedereen, en jij zit met een halfleeg rooster. Morris kan er zelf achteraan gaan. Je kunt twee herinneringen instellen: één die vraagt om de beschikbaarheid voor een week verderop, en één die vóór een dienst een seintje geeft. Wie zelf mag klokken, kan daarnaast automatisch een herinnering krijgen als hij nog niet is ingeklokt.

Allebei staan ze standaard uit, en allebei gelden ze per filiaal: voor het filiaal dat bovenin gekozen staat. De herinnering voor de beschikbaarheid gaat naar medewerkers van wie dat filiaal op het dossier staat. De herinnering voor een dienst gaat naar wie een dienst in dat filiaal heeft.

Opslaan hoeft bij geen van beide: Morris bewaart een wijziging meteen. Zie Instellingen opslaan en zien dat het gelukt is.

Herinnering beschikbaarheid

Deze staat op het tabblad Rooster, niet op Medewerkersportaal.

1. Kies bovenin het filiaal.
2. Ga naar Instellingen en kies links, onder Team, de ingang Rooster.
3. Het bovenste blok heet Herinnering beschikbaarheid, met rechtsboven een chip die AAN of UIT zegt.
4. Pas aan wat je wilt. Elke schakelaar en elke keuzelijst wordt meteen bewaard. Onderin het scherm verschijnt kort Herinnering opgeslagen voor en de naam van het filiaal.

Wat er gebeurt als je hem aanzet: op de gekozen dag, op het gekozen hele uur, kijkt Morris welke week hij bedoelt. Bij 3 weken vooruit is dat de maandag tot en met zondag van drie weken later. Hij stuurt dan een bericht met als onderwerp bijvoorbeeld Beschikbaarheid 9 t/m 15 november: de week heet naar zijn dagen, niet naar een weeknummer. Heeft het filiaal een deadline, dan staat die in de tekst: Dat kan tot donderdag 29 oktober 12:00.

Hij is kieskeurig over wie hij aanschrijft. Alleen wie:

• bij dit filiaal hoort, een medewerkersaccount heeft en niet verwijderd is;
• voor die hele doelweek nog niets heeft ingevuld;
• deze zelfde herinnering de afgelopen veertien dagen nog niet kreeg.

Wie zijn beschikbaarheid al doorgaf, hoort dus niets.

Ligt die doelweek al vast, dan stuurt hij helemaal niets: er valt niets meer in te vullen. Dat is zo als het rooster van die week al gepubliceerd is (met Vastzetten na publicatie aan), of als de deadline van die week al voorbij is. Gaat de herinnering pas na de deadline uit, dan waarschuwt het blok Beschikbaarheid vastzetten je. Zie Beschikbaarheid vastzetten na publicatie of een deadline.

Ook per e-mail bepaalt of het bericht ook als mail de deur uit gaat. Staat hij uit, dan komt de herinnering alleen in de portaal-inbox van de medewerker te staan. Staat hij aan, dan gaat hij bovendien als e-mail mee met de gewone postronde. Twee dingen houden die mail tegen: het bericht staat onder Meldingen en berichten voor Mail uit, of de medewerker heeft zelf gekozen dat hij geen mail wil.

Herinnering dienst

Deze staat op het tabblad Medewerkersportaal: ga naar Instellingen, kies links onder Team de ingang Medewerkersportaal en scrol naar het onderste blok Herinnering dienst. Ook hier bewaart Morris een wijziging meteen. De stand van het opslaan staat onderaan dit blok, en het hele tabblad gaat daarbij in één keer mee.

Zet je hem aan, dan krijgt iedereen met een gepubliceerde dienst vandaag een bericht zodra zijn begintijd het ingestelde aantal uren dichtbij komt. Het onderwerp is bijvoorbeeld Dienst vandaag om 17:00, en in het bericht staat de functie erbij en tot hoe laat de dienst duurt.

Deze herinnering komt in de portaal-inbox terecht en gaat nooit per e-mail. Dat staat ook zo in het scherm bij de uitleg achter het vraagteken.

Per dienst wordt hoogstens één bericht per dag klaargezet: heeft iemand hem al, dan slaat Morris hem over.

Herinnering om in te klokken

Staat zelf inklokken aan voor een medewerker, dan krijgt die na 10 minuten vanaf de geplande start één bericht Vergeet niet in te klokken. Dit geldt alleen voor een gepubliceerde dienst die nog loopt, zonder inklok of urenregistratie. Ook een nachtdienst van gisteren telt mee. Deze herinnering volgt de selectie bij Instellingen › Rooster › In- en uitklokken en heeft geen aparte schakelaar bij Herinnering dienst. Hij komt in de inbox en gaat nooit per e-mail. Met alleen zelf uitklokken aan wordt geen inklokherinnering verstuurd.

Ook als melding op de telefoon

Elk bericht dat in de portaal-inbox komt, kan ook als pushmelding op de telefoon van de medewerker verschijnen. Dat geldt voor alle drie de herinneringen. Er zijn drie voorwaarden:

• Pushmeldingen op de telefoon staat aan op Instellingen › Medewerkersportaal, in het blok Meldingen. Dat is de standaard.
• Het bericht staat onder Meldingen en berichten voor Push aan. Ook dat is de standaard. Zie Berichttypen aan- of uitzetten.
• De medewerker heeft meldingen toegestaan op zijn telefoon, en heeft voor dit soort bericht niet gekozen voor alleen mail of geen meldingen. In de app Morris Horeca vraagt Morris die toestemming na het inloggen en meldt het toestel zich daarna vanzelf aan; in de browser zet hij meldingen zelf aan op Instellingen in het portaal.

Wie het portaal niet opent en geen meldingen aan heeft staan, ziet de herinnering voor een dienst dus niet. Is het account of zijn rechten veranderd nadat het toestel zich aanmeldde, dan komt er niets meer op de telefoon tot hij opnieuw inlogt; de herinnering staat dan wel in zijn inbox.

Let op

• De chip rechtsboven toont de opgeslagen stand. Omdat Morris meteen bewaart, springt hij kort na het omzetten van de schakelaar vanzelf mee.
• De herinneringen worden elke minuut nagelopen, per filiaal. De beschikbaarheidsherinnering gaat op de ingestelde dag en binnen het ingestelde uur uit. De dienstherinnering houdt een venster van 15 minuten aan rond het ingestelde aantal uren vooraf. De inklokherinnering kan vanaf tien minuten na de start komen.
• Diensten die nog concept zijn leveren geen dienstherinnering op. Publiceer de week eerst.
• Zet je de beschikbaarheidsherinnering op een dag en een uur dat net voorbij is, dan gebeurt er die week niets meer. Hij kijkt niet terug.
• Een medewerker zonder e-mailadres krijgt geen mail. Het bericht blijft wel in zijn inbox staan.

Meer over Rooster & uren op morris-horeca.nl.

Bijgewerkt op 20 oktober 2026