De herinneringen in het portaal instellen

Je team automatisch laten porren om zijn beschikbaarheid in te vullen, en een seintje geven voordat de dienst begint.

Wanneer gebruik je dit

Beschikbaarheid invullen vergeet iedereen, en jij zit met een halfleeg rooster. Morris kan er zelf achteraan gaan. Er zijn twee herinneringen: één die vraagt om de beschikbaarheid voor een week verderop, en één die vlak voor een dienst een seintje geeft.

Allebei staan ze standaard uit. Ze gelden voor je hele zaak; je kunt ze niet per vestiging apart zetten.

Waar het staat

Ga naar Instellingen en kies links, onder Team, de ingang Portaal. Onderaan staan de blokken Herinnering beschikbaarheid en Herinnering dienst, elk met een chip rechtsboven die AAN of UIT zegt.

Onder het laatste blok staat de knop Portaal opslaan. Die bewaart alles op dit tabblad in één keer.

Herinnering beschikbaarheid

Wat er gebeurt als je hem aanzet: op de gekozen dag, op het gekozen hele uur, kijkt Morris welke week hij bedoelt — bij 2 weken vooruit is dat de maandag tot en met zondag van twee weken later — en stuurt hij een bericht met als onderwerp Beschikbaarheid week 38.

Hij is kieskeurig over wie hij aanschrijft. Alleen wie:

• een medewerkersaccount heeft en niet verwijderd is;
• voor die hele doelweek nog niets heeft ingevuld;
• deze zelfde herinnering de afgelopen veertien dagen nog niet kreeg.

Wie zijn beschikbaarheid al doorgaf, hoort dus niets. En krijgt niemand een bericht, dan is dat het teken dat iedereen bij is.

Ook per e-mail bepaalt of het bericht ook echt de deur uit gaat. Staat hij uit, dan komt de herinnering alleen in de portaal-inbox van de medewerker te staan. Staat hij aan, dan gaat hij bovendien als e-mail mee met de gewone postronde — tenzij de medewerker zelf zijn e-mailmeldingen heeft uitgezet.

Herinnering dienst

Zet je hem aan, dan krijgt iedereen met een gepubliceerde dienst vandaag een bericht zodra zijn begintijd het ingestelde aantal uren dichtbij komt. Het onderwerp is bijvoorbeeld Dienst vandaag om 17:00, en in het bericht staat de functie erbij en tot hoe laat de dienst duurt.

Deze herinnering komt alleen in de portaal-inbox terecht en gaat nooit per e-mail. Dat staat ook zo in het scherm bij de uitleg achter het vraagteken. Wie het portaal niet openslaat, ziet hem dus niet.

Per dienst wordt hoogstens één bericht per dag klaargezet: heeft iemand hem al, dan slaat Morris hem over.

Let op

• De chip rechtsboven toont de opgeslagen stand, niet de stand van de schakelaar op dit moment. Zet je de schakelaar om en sla je niet op, dan blijft de chip staan zoals hij stond.
• Beide herinneringen worden elk kwartier nagelopen. De herinnering voor de beschikbaarheid vuurt alleen op het hele uur dat je hebt ingesteld; die voor de dienst pakt telkens het kwartier dat er precies aan toe is.
• Diensten die nog concept zijn leveren geen dienstherinnering op. Publiceer de week eerst.
• Zet je de beschikbaarheidsherinnering op een dag en een uur dat net voorbij is, dan gebeurt er die week niets meer. Hij kijkt niet terug.
• Een medewerker zonder e-mailadres krijgt geen mail; het bericht blijft dan in zijn inbox staan met de reden erbij in het postvak uit.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026