Verlof en ruilverzoeken afhandelen

Op de kaart Open verlof & ruil boven de weekplanning keur je aanvragen goed of af — en dit is wat er daarna met het rooster en met de medewerker gebeurt.

Wanneer gebruik je dit

Er staat een getal bij het kerngetal Open aanvragen en je wilt de verlofaanvragen en ruilverzoeken van je team afhandelen. Dat doe je zonder het rooster te verlaten, op de kaart Open verlof & ruil direct boven de weekplanning.

De kaart vinden

De kaart Open verlof & ruil verschijnt alleen als er iets open staat. Is alles afgehandeld, dan is hij er niet — dat is geen storing.

Rechtsboven op de kaart staat hoeveel aanvragen er open zijn. De kaart toont maximaal vier verlofaanvragen en vier ruilverzoeken; staan er meer, dan lees je onderaan bijvoorbeeld "+2 extra verlofaanvragen". Die regel is geen knop: werk de zichtbare eerst af, dan schuiven de volgende naar voren.

Een verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen

1. Zoek de regel met de naam van de medewerker. Daaronder staan het soort verlof (Vakantie, Ziek, Persoonlijk of Onbetaald) en de periode, en als de medewerker een reden heeft ingevuld staat die er schuin onder.
2. Klik op Goedkeuren of op Afwijzen.
3. Morris vraagt "Verlofaanvraag goedkeuren?" of "Verlofaanvraag afwijzen?". Klik op OK.
4. Het scherm laadt opnieuw en de regel is weg.

De medewerker krijgt daarna een melding "Verlofaanvraag goedgekeurd" of "Verlofaanvraag afgewezen" in zijn portaal, en die melding gaat ook de mailwachtrij in.

Een ruilverzoek goedkeuren of afwijzen

Op deze kaart staan alleen de ruilverzoeken waar een collega al ja tegen heeft gezegd. Verzoeken die nog op een collega wachten, staan er niet: daar is voor jou nog niets te beslissen.

1. Lees de regel: bovenaan staat wie de dienst wil afstaan, daaronder de datum, de tijden en de functie, en daar weer onder "Geaccepteerd door:" met de naam van de collega die hem overneemt.
2. Klik op Goedkeuren of op Afwijzen.
3. Bevestig met OK.

Bij Goedkeuren wordt de dienst meteen op naam van de collega gezet. De aanvrager krijgt het bericht dat zijn ruilverzoek is goedgekeurd en dat de dienst is overgezet; de collega krijgt het bericht dat de dienst nu in zijn rooster staat.

Bij Afwijzen blijft de dienst staan waar hij stond. Alleen de aanvrager krijgt bericht.

Let op

• Een goedgekeurde verlofaanvraag maakt de medewerker niet onbeschikbaar in de weekplanning. Je kunt hem die dagen gewoon inroosteren en er verschijnt geen waarschuwing. Wat wel gebeurt: bij Medewerkers deze week kleurt het bolletje van die dag (blauw voor verlof, rood voor ziek), en de knop Automatisch invullen slaat de medewerker voor die dagen over.
• Wil je zeker weten dat iemand niet wordt ingepland, kijk dan naar de bolletjesrij onder zijn naam voordat je hem in een dienst zet.
• De beslissing is niet terug te draaien vanuit dit scherm. Heb je iets fout goedgekeurd, dan moet de medewerker een nieuwe aanvraag doen.
• Een verlofaanvraag van een fulltimer die binnen zijn resterende vakantie-urenbudget past, is al automatisch goedgekeurd en komt hier dus nooit langs.
• De kaart toont de aanvragen van de vestiging die in de bovenbalk gekozen staat. Sta je op Alle filialen, dan zie je ze allemaal door elkaar.
• Klik je in de bevestiging op Annuleren, dan verandert er niets.

Bijgewerkt op 26 augustus 2026